4.4 Організація як процес і його структурні елементи

Організація як процес організування – одна із основних функцій управління (планування, організація, мотивація, контроль і регулювання). Під функцією управління розуміють сукупність повторюваних управлінських дій, які об’єднанні єдиним змістом. Оскільки організація як процес служить функцією управління, будь-яке управління представляє собою організаційну діяльність, хоча і не зводиться до неї.

Управління – це особливим чином орієнтований вплив на систему, який забезпечує надання їй потрібних властивостей чи станів.

Одним з атрибутів стану організації служить структура. Організовувати, це значить, перш за все створити чи змінити структуру.

В організації постійно відбуваються складні внутрішні процеси, які свідчать про її функціонування та розвиток.

Суть функціонування полягає у досягненні організаційних цілей на основі використання та перетворення навколишнього середовища і його елементів; при цьому організація зберігає себе як ціле в початковому вигляді.

Розвиток організації полягає у її постійному перетворенні у відповідності із вимогами мінливого внутрішнього і зовнішнього середовища. Шляхом таких перетворень і переходу до нового стану організація намагається встановити порушену в результаті змін рівновагу, в якій вона перебувала і без якої її нормальне функціонування є неможливим. В залежності від цілей і способів, які стоять перед організацією, розвиток організації може бути прогресивним, нейтральним чи регресивним.

Під розвитком організації розуміється її планомірне, систематичне удосконалення, яке повинно враховувати наступні моменти:

• формування нових і раціоналізація існуючих внутрішньо організаційних структур;

• удосконалення трудових, виробничих та управлінських процесів та їх взаємодія;

• регламентація функцій окремих підрозділів та працівників.

Для розгляду організації як процесу використовують такі поняття:

• статика - врівноважений стан організаційної системи, в якому вона знаходиться незалежно від змін, що відбуваються в зовнішньому середовищі. Організація, в якій немає змін приречена на деградацію та поступове руйнування;

• динаміка – розвиток організації та її рух до нових цілей під впливом як внутрішнього так і зовнішнього середовища.

Суть протиріччя принципів дії статичної організації полягає в тому, що з однієї сторони досягнення стабільного режиму роботи є однією з цілей її існування, а з іншої сторони неминучі нововведення, необхідні організації для її успішного розвитку та функціонування. Ці нововведення визначають перехід організації в динамічний режим роботи.

Процес є послідовністю певних явищ та подій. Явища є об’єктивними, а події мають суб’єктивне забарвлення. Динамічну організацію як процес можна визначити як послідовність змін, що відбуваються. Іншими словами динамічна організація є послідовністю, яка об’єднує дії, операції, стадії, етапи, фази, цикли. Існує протиріччя соціальної організації: з одного боку, ціллю її існування є досягнення стабільного режиму діяльності, з іншого – незворотними є нововведення. Ці нововведення необхідні організації для виживання та успішного розвитку. Вони визначають динамічність організації. В організації протікають процеси, що мають матеріально-речовий та інформаційний характер. За іншим підходом процеси в організації поділяють на первинні (основні), вторинні (допоміжні) та управлінські.

Досягнення цілей організації передбачає узгоджену дію всіх членів організації, обґрунтований розподіл ресурсів, що досягається за допомогою використання сучасних технологій управління. Соціальна організація є керованою системою. Організацію як керовану систему характеризують такі принципи: обґрунтованості, цілеспрямованості, модельованості. Наявність керівного центру – необхідна умова функціонування та розвитку організації.

Система управління організацією включає об’єкти управління, суб’єкти управління та управлінські важелі. До суб’єктів управління організацією відносять керівну ланку, до складу якої входить керівник організації, його заступники, керівники підрозділів та інші менеджери. До об’єктів управління організацією належать організаційні підсистеми. Управлінські важелі становлять систему менеджменту організації.

Структурними елементами процесу організації є:

• операції процесу організації;

• способи процесу організації

• механізм процесу організації.

До операцій процесу організації відносимо

• збір інформації для усвідомлення спонукаючих мотивів організації;

• прогнозування потреб і можливостей (для передбачення найбільш ймовірнісного стану у майбутньому);

• формування глобальних цілей і ранжування локальних цілей і задач;

• моделювання способів (представлення взаємозв’язків процесів і взаємозв’язків елементів досліджуваного об’єкта);

• формулювання проекту і прийняття організаційного рішення (обґрунтування альтернативних варіантів, формулювання проекту рішення, узгодження дій для колективного схвалення проекту рішення).

Способи організації - сукупність дій або система дій, які застосовуються при виконанні будь-якої роботи чи реалізації будь – якого процесу.

Механізм як ціленапрямлена функціонуюча система методів, інструментів, важелів та процедур взаємодії різних об’єктів і суб’єктів представляє собою складну за природою, інтегральну за формою, динамічно функціонуючу організацію. По суті і змісту саме організація випадкового або цілеспрямованого об’єднання систем, самостійних складових і їх взаємозв’язків під час визначеного процесу, який здійснюється в конкретних умовах, отримала назву механізм.

Найбільш поширеним практичним уявленням механізму пов’язано з матеріальною, суб’єктивною організацією, яка створена і функціоную згідно визначених цілей. Найбільш розповсюдженим прикладом тут може служити технічний механізм автомобіля, який складається з взаємопов’язаних і ціленаправлених взаємодій реальних деталей, агрегатів, вузлів, важелів, передач, або господарський механізм управління, який включає економічні аналоги перерахованих складових.