24. Какие существуют основные принципы планирования деятельности государственного служащего?

При осуществлении планирования деятельности государственного служащего должны быть учтены следующие основные принципы:

1. Принцип "Парето" ("соотношение 80:20"). Он позволяет ранжировать задачи и устанавливать очередность их выполнения. Можно потратить 80% времени, решая "второстепенные" проблемы и получить при этом 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, потратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

2. Принцип АБВ. Это механизм установления приоритетов, который позволяет разделять задачи на категории и планировать время с учетом их важности. Принцип АБВ, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного и их доля в общем количестве дел примерно одинакова. В соответствии с этими принципом все дела можно разделить на три группы:

А - важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% от всего количества дел, которыми занимается государственный служащий. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Б - важные задачи. На них приходится до 20% от общего числа дел и их значимость тоже колеблется в пределах 20%;

В - менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а их значимость составляет лишь 15%.

Чтобы применить принцип АБВ, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; Задание категории Б следует частично перепоручить; задачи, которые остались (В), подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач надо и вовсе отказаться.

3. Принцип "Планирование 60:40" - это принцип, подсказанный опытом, который указывает, что при коллективной работе в учреждении целесообразно установить план только на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, эти проценты охватят непредвиденные встречи, прием посетителей, телефонные разговоры и тому подобное.

4. Принцип приоритетности. Он предусматривает разделять дела на долго-, средне- и краткосрочные, установив приоритетность их выполнения, и действовать в соответствии с этим планом.

5. Принцип временных норм. На выполнение задания уходит столько времени, сколько его есть в наличии. Вот почему, установив сроки их выполнения, надо их корректировать, если они оказываются невыполнимыми.

6. Принцип "я руковожу работой, а не она мной". Организация рабочего дня должна соответствовать принципу "я руковожу работой, а не она мной". Достаточно часто неопытный служащий приходит на работу, разбирает почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимость ее выполнения в данный момент. На самом деле служащий должен постоянно ранжировать задачи по степени важности. Работнику может приходить масса поручений, просьб, задач, жалоб с разным эмоциональным окрасом. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над важными делами, что может обернуться реальными проблемами в будущем.

Основой для деятельности системы исполнительной власти должно стать не "ливень" поручений, который ежедневно "падает на голову" рядового бюрократа и не дает ему возможности эффективно использовать время и качественно работать, а четкая система планирования, которая должна объединить индивидуальные планы каждого государственного служащего с планами работы структурных подразделений, в дальнейшем - со стратегическими планами органов исполнительной власти, и, наконец, с политическими приоритетами, сформулированными программой деятельности правительства.