Расчеты с подотчетными лицами

Выдача наличных денег под отчет производится из касс пред­приятий (п. 10 Порядка ведения кассовых операций).

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные цен­ности, или другими счетами в зависимости от характера произве­денных расходов (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выда­ны, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бух­галтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произве­сти окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Пример 7.13

Работнику организации выдано под отчет 1 000 руб. на приобре­тение материалов. Работник закупил материалы на сумму 1 180 руб., что подтверждается соответствующими документами продавца. Ра­ботником составлен и представлен в бухгалтерию организации аван­совый отчет. Перерасход по авансовому отчету выдан работнику из кассы организации.

Составим бухгалтерские проводки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— на сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы ор­ганизации, — 1 000 руб.;

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами»

— на сумму стоимости приобретенных материалов — 1 180 руб.;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— на сумму перерасхода по авансовому отчету, — 180 руб. (1180 руб. - 1000 руб.).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установ­ленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи цен­ностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недос­тачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оп­латы труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда ра­ботника) (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расче­ты с подотчетными лицами»).

Пример 7.14

Работнику организации выдано под отчет 1 000 руб. на приобре­тение материалов. Работник закупил материалы на сумму 885 руб. что подтверждается соответствующими документами продавца. Ра­ботник представил в бухгалтерию авансовый отчет. Неизрасходо­ванный остаток денежных средств не был вовремя возвращен работ­ником в кассу организации, а потому удержан из его заработной платы.

Составим бухгалтерские проводки:

Дебет 71 «расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— на сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы ор­ганизации, — 1 000 руб.;

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами»

— на сумму стоимости приобретенных материалов — 885 руб.;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, не возвращенного работником в кассу организации, — 115 руб. (1000 руб.-885 руб.);

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Не­достачи и потери от порчи ценностей»

— на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, удержанную из заработной платы работника, — 115 руб.