Автоматизированная система бухгалтерского учета (асбу)

Понятие автоматизированной формы БУ.

АФБУ основано на использовании ЭВТ, представляет собой комплексную систему автоматизации учетного процесса, начиная со сбора первичных данных до получения бухгалтерской отчётности.

В основу АФБУ заложен главный элемент метода БУ – ведение документации.

Методологические принципы АФБУ

1. Сохранение метода двойной записи при отражении хозяйственной операции.

2. Разукрупнение объектов учета, что дает возможность получать информацию не только по объекту в целом, но и по отдельным его частям (по конкретному поставщику материалов, по конкретному покупателю продукции и т.д.).

3. Обеспечение автоматического ввода различных данных о хозяйственных операциях в компьютер с документов через систему периферийного оборудования.

4. Обработка на компьютере первичной информации о хозяйственных операциях с помощью разных программ с учётом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователя информации.

5. Получение на основе обработки информации сформированного банка данных, использование компьютера на разных уровнях урк-ия создает перспективу обеспечения ведения учёта в запрос на ответном решении (?) исходя из потребностей пользователя в информации.

6. Дифференциация объектов, учет информации по объектам управления и обеспечение ее совместимости и взаимосвязи, что достигается применением системы группированных показателей и признаков.

7. Обеспечение условий для автоматического исчисления себестоимости продукции по ее конкретным видам, а также по видам выполняемых работ и оказанных услуг.

8. Обеспечение выдачи информации необходимой для составления всех видов отчетности и оперативного управления предприятием.

9. Обеспечение согласованности всех видов учета (бухгалтерского, операционно-технического, статистического)

Принципы построения и функционирования асбу

Общие:

1. Принцип 1го лица – определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

2. Принцип системного подхода – предполагает в процессе проектирования АСБУ проведения анализа объекта управления в целом и системы управления ими, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автономии. Он предусматривает однократный ввод в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

3. Принцип надежности – обеспечивает с помощью различных способов (дублированием структурных элементов в систему)

4. Принцип непрерывного развития системы требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

5. Принцип экономичности – заключается в том, чтобы выгоды от новой АСБУ превышали расходы на нее.

6. Принцип совместимости – предполагает, что проектир-ая АСБУ будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей осуществляющих бух. Учет, при условии их подготовки к работе в этой системе.

Специфические:

*В АСБУ осуществляется интеграция различных видов учета – операционного, бухгалтерского и статистического - на основе единой первичной информации. При этом слияние этих видов учёта не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

АСБУ для крупных предприятий

АСБУ крупных предприятий должен обеспечить осуществление определенных функций:

1. Автоматизированное решение всего комплекса задач (бух учета, планирования, АФХД предприятия, внутреннего аудита)

2. Получение оперативной, постепенно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии.

3. Возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов.

Рис.1. АСБУ на крупном предприятии

АРМ – автоматизированное рабочее место.

Первичный учет:

1. АРМ учета материалов

2. АРМ табельного учета

3. АРМ учета ГП

АРМБ – автоматизированное рабочее место бухгалтера

Управленческий учет:

1. АРМБ БУ материальных ценностей и расчетов с поставщиками

2. АРМБ БУ основных средств и нематериальных активов

3. АРМБ БУ труда и з/п

4. АРМБ БУ финансово-расчётных операций

5. АРМБ БУ ГП и ее реализации

6. АРМБ БУ затрат на производство

Финансовый учет:

1. АРМ сводного учета и отчетности

2. АРМ финансового анализа и планирования

3. АРМ внутреннего аудитора

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый из них должен отвечать следующим требованиям:

1. Располагать набором хозяйственных операций и проводок.

2. Иметь свое, возможно пересекающееся с другими участниками, подмножество плана счетов.

3. Иметь присуще только ему первичные документы и отчетные формы.

2ур. – характеризуется трудоёмкими ручными операциями, а также большими объектами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, получаемая с нижнего уровня, регистр-ся и групп-ая в системе различных счетов (все проводки).

3ур. – с помощью АРМ сводного учета на основе данных, поступивших с предыдущих уровней, формируется главная книга, бух баланс, отчет о финансовых результатах и др. формы отчётности.

АРМ финансового анализа и планирования позволяет формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставляет руководству оперативно информацию (показатели себестоимости, состояние счетов, ДЗ и КЗ, экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках).

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в системе бух. Стандартов, анализировать хоз. Ситуацию и законодательство, вырабатывать предположения по учетной политике, регулированию издержек, рациональному построению инвестиционной политики, а также осуществить налоговое планирование.

АСБУ на предприятиях малого и среднего бизнеса

Рассмотрим 3 подхода, при первом подходе создается система автоматизирующая только финансовый учет. Такой АСБУ относят к классу линейная бухгалтерия и как правило в таких системах бух учет ведет 1 человек.

Второй подход кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет, учет ведут 2 человека, либо на одном рабочем месте с разграничением прав, либо на двух рабочих местах.

Третий подход – автоматизация финансового и управленческого учета. При этом подходе вводится многопользовательский режим.

Журнал первичных документов

Справочники

Модуль управленческого учета

Журнал хоз. операций

Модуль финансового учета

Регистры сводного учета

Аналитические регистры по участкам учета

Журналы учета товарно-материальных ценностей, журналы регистрации первичных документов

Участки учета: основные средства и нематериальные активы, материалы, готовая продукция, платежные документы, з/п .

Сводно- аналитический и синтетический учет

Главная книга, оборотные ведомости, баланс

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для перечисленных участков. Наборы этих участков можно менять, исходя из потребностей пользователей. Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета, а именно журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бух учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры, то есть журнал первичных документов и журнал хозяйственных операций и регистры сводного учета – главная книга, оборотная ведомость баланса.

Классификация АСБУ

Выделяют следующие классы:

1. Интегрированные системы

2. Инструментальные

3. Комплексы АРМ (автоматизированное рабочее место)

4. Мини бухгалтерия

5. Бухгалтерский модуль корпоративной системы

Рассмотрим отдельно каждый из классов.

Мини бухгалтерия. Она предназначена для автоматизации учета на малых предприятиях, не имеющих на балансе большого числа объектов, не обладающих товарными запасами, широкой номенклатурой с числом бухгалтеров один-два человека. Программа данного типа позволяет вводить и обрабатывать проводки, формировать главную книгу, оборотную ведомость, журналы ордера, готовить отчетность. Натуральный учет в этих программах не ведется, эти программы иногда используются на крупных предприятиях для ведения сводного учета, учета кассовых и банковских операций.

Интегрированная система. Интегрированные системы выполняются в виде одного модуля, за исключением модуля учета з/п, который может использоваться отдельно. Подобные программы также ориентированы на небольшие предприятия, но используются на средних и на крупных. По сравнению с мини бухгалтерией обладают большей глубиной аналитического учета и развитыми функциями натурально-стоимостного и инвентарного учета.

Инструментальная система. Также как в интегрированных применяется общая модель бух учета, но пользователь может самостоятельно описывать расчетные алгоритмы, макеты ввода документов, правила построения отчетов на специальном входном языке. При этом достигается адаптация системы для конкретных нужд предприятия и значительная независимость от разработчиков, что в свою очередь обусловливает относительно низкие цены на системы такого вида. Недостатком инструментальных систем можно признать необходимость навыков программирования у бухгалтера.

Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест ориентированы на бухгалтерию средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами четко разделены. Некоторые системы данного типа включают в себя кроме чисто бухгалтерских АРМ еще и АРМ делопроизводства, руководства, учета кадров.

Корпоративные системы или комплексные системы автоматизации управления. Эти системы ориентированы на крупные промышленные предприятия и включают в себя ряд модулей: управление закупками и продажами, планирование процесса производства, финансового анализа кадрового и бухгалтерского учета и т.д.

Выбор АСБУ

Источники информации о бухгалтерский программных продуктов:

1. Рекламные объявления

2. Прямые обращения поставщиков к потенциальному покупателю

3. Советы знакомых, использующих бухгалтерские программы

4. Консультации независимых специалистов

5. Статьи в экономической и компьютерной прессе

6. Специализированные выставки

7. Опросы пользователей

8. Конкурсы программ