Добавил:

GEN Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Финансовый университет при Правительстве РФ

Предмет:

Бухгалтерский учет и аудит

Файл:

Рефераты / Теория бухгатетерского учета / 240-2625.RTF

Скачиваний:

Добавлен:

27.06.2014

Размер:

156.16 Кб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 12 / 32 3 > Следующая >>>

Глава 6

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

6.1. Документация

Этличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может бьгп зафиксирована на разных материальных носителях.

Использование материальных носителей зависит от сте пени оснащенности предприятия средствами оргтехники Материальными носителями информации могут быть диске ты. магнитные ленты. До сих пор самое широкое распростра нение имеют бумажные носители информации.

Любой документ должен содержать ряд показателей. По казатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Каждый документ содержит обязательные реквизиты: название документа, его номер, подпись, дату составления и действия документа, штамп (печать) организации, измерители операций.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (рис. 6.1).

155

	Первичные документы

1		^—" - - -i	1	1
По назначению	По времени составления	По обт>ему информации	По месту составления	По структуре
i	1	1	1	1
Распорядительные	Первичные	Разовые	Вну1реяние	Табличные
Оправдательные	Сводные	Накопительные	Внешние	Анкетные
Бухгалтерского оферм-лжия				Комбинированные
Комбинированные

Рис. 6.1. Группировка первичных документов

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бух-

156

галтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение,

счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на

машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

157

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом,

На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.

158

6.2. Инвентаризация

Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны:

ошибки при отпуске и приеме ценностей, неисправности оргтехники,

наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл), хищения и злоупотребления,

контроль действия материально ответственных лиц. Все проводимые на предприятиях инвентаризации делятся по ряду признаков.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

ОХВАТ ИМУЩЕСТВА

ПОЛНЫЕ

ЧАСТИЧНЫЕ

ОСНОВАНИЕ ПРОВЕДЕНИЯ

ПЛАНОВЫЕ

ВНЕЗАПНЫЕ

Рис. 6.2. Группировка инвентаризаций

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости

159

(смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем предприятия за исключением случаев, предусмотренных "Положением о бухгалтерском учете и отчетности" и "Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов". Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годового отчета; при смене материально ответственных лиц; при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей; в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.; при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта. Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны: провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;

выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации; выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;

разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью. Члены рабочих комиссий отвечают за: своевременность и правильность проведения инвентаризации; полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Апломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой — материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии предприятия данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и "книжные остатки" (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения -излишки и недостачи отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Инвентаризационная комиссия выявляет виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных

А , ___1п^ 161

разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке.

Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет "Прибыли и убытки".

Отражение излишков ценностей, выявленных при инвентаризации

Сч. "Прибыли и убытки" Д-т К-т

Д-т	^ч. исновные средства"		К-т
<—•—		гериалы"	К-т
Д-т	—> Сч. "Mai
<—		МБП"	К-т
Д-т	Сч. "1
			К-т
<— д-т	—> Сч. "Готовая продукция"
			К-т
<— д-т	—> Сч. "Касса"

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Отражение в бухгалтерском учете недостач имущества, выявленных при инвентаризации

Д-т

Сч. "МВП"

Сч. "Касса"

Сч. "Недостачи и потери Д-т от порчи ценностей" К-т

^ Сч. "Материалы" ^

К-т

Сч. "Готовая Д-т продукция" К-т

К-т

Об - Общая сумма недостач, выявленная инвентаризацией

В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным.

Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц.

11* 163

Списание недостач на виновных лиц

Сч. "Недостачи и потери

г, от порчи ценностей" „. Д-т К-т

Сумма недостач и превышение недостач над излишками

Сч. "Расчеты с персоналом д.1- по прочим операциям" ^.^

Сч. "Расчеты с персоналом д по оплате труда" у

При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются в дебет счета "Прибыли и убытки" с кредита счета "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляется акт.

Пример. По данным инвентаризационно-сличительной ведомости выявлены расхождения фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.

1) недостача по полуфабрикату А 20 шт. по 150 руб.

2) недостача по готовой продукции Б 3 шт. по 8 000 руб.

3) излишки готового изделия В 5 шт. по 12 000 руб.

Сумма, руб.

3000 24000 60000

По данным акта рабочей инвентаризационной комиссии виновник недостачи по полуфабрикату А не установлен. В не-

164

достаче изделия Б виноват кладовщик. Отразим на счетах бухгалтерского учета данные инвентаризации.

Сч. "Основное Д-т производство" К-т

300 000

3000

Сч. "Расчеты с персоналом по д^ оплате труда" ^

Сч. "Недостачи и потери д.,р от порчи ценностей" ^.^

1. 2.	3000 24000	4. 5.	3000 24000
06-	27000	06-	27000
C,-	0

Д-т

Сч. "Готовая продукция" к-т

S 74 000	С	-300	000	Сн- 800000	2.	24	000
	<"	776	000	3. 60 000	Oh	24	000
				Ск - 83 600
Д-т		Сч	. "Прибыли и убытки" у
4.			3000	3. 60 000

Списание недостач: полуфабриката A (on. 1) на сумму 3 000 руб., затем готового изделия Б (оп. 2) на сумму 24 000 руб. Третья операция показывает оприходование излишков готового изделия В на сумму 60 000 руб. Дебетовый оборот по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей" показывает общую сумму недостач ценностей. Порядок их списания будет зависеть от виновников возникновения. Поскольку в первом случае виновник не установлен, то сумму недостач списываем на убытки (оп. 4). Виновником недостачи изделия Б является кладовщик, поэтому он и должен возместить ущерб (оп. 5).

Задание 6.1

На основании приведенных данных определите и спишите инвентаризационные разницы (с. 166).