2.3.Управлінський облік в системі управління рішеннями

Особливість бюджетних установ полягає в тому, що їх бухгалтерський облік є специфічним і ведеться за особливими правилами. На бюджетні установи не поширюється дія П(С)БО, які звичайні (небюджетні) підприємства беруть за основу своєї облікової політики. Порядок ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової та бюджетної звітності про виконання бюджетів та госпрозрахункових операцій бюджетних установ установлюється Державним казначейством України відповідно до вимог Бюджетного кодексу України, Закону про держбюджет на відповідний рік, іншими нормативно-правовими актами України.

Однак бюджетні установи та організації не можна повністю відділити від інших підприємств, адже крім специфічних вимог, що висуваються до бухгалтерського обліку бюджетних установ, на них поширюються багато загальних вимог, установлених для всіх підприємств.

Для фінансування діяльності бюджетної установи розробляється кошторис.

Кошторис бюджетної установи - основний плановий фінансовий документ бюджетної установи, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень

Кошторис має такі складові частини:

загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією видатків бюджету на виконання бюджетною установою основних функцій або розподіл надання кредитів з бюджету за класифікацією кредитування бюджету;

спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією видатків бюджету на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов'язаних з виконанням установою основних функцій, або розподіл надання кредитів з бюджету згідно із законодавством за класифікацією кредитування бюджету.

Як на підприємстві, так і в бюджетній установі в процесі здійснення господарської діяльності необхідно приймати певні управлінські рішення незважаючи на особливості обліку.

Управління передбачає розробку тактики і стратегії. Завдання тактики управління - вибір найбільш оптимального рішення та найбільш сприйнятих у певній господарській ситуації методів і прийомів управління. Поточні управлінські рішення найчастіше базуються на даних оперативного, первинного та поточного бухгалтерського обліку, що організовується за центрами виникнення витрат та відповідальності. Стратегічні управлінські рішення приймаються на основі зведених даних бухгалтерського обліку за певні періоди, враховуючи закономірності розвитку бюджетної установи, фінансування її діяльності, перспектив розвитку тощо та закономірності власне управління. Розроблена стратегія дозволяє зосередити зусилля на варіантах рішення, які їй не суперечать, відкидаючи непотрібні альтернативи. Після досягнення поставленої мети стратегія як напрям і засіб її досягнення перестає існувати. Нові цілі породжують нову стратегію.

Теорія і практика доводять, що управлінська ланка, що приймає оптимальні, виважені рішення, не може існувати без інформаційного продукту, який створюють бухгалтери, використовуючи спеціальні методики. Вони створюють інформацію про «вхід», тобто існуючий стан бюджетної установи (рух активів, капіталу та зобов'язань, доходів, видатків, фінансування, тобто про його «буття»), а також прогнозні стани, у які має перейти бюджетна установа, тобто «вихід». Це дозволяє стверджувати, що облік є елементом системи інформаційної підтримки управління, інструментом збору, обробки та передачі та інтерпретації інформації про діяльність господарюючого суб'єкта з точки зору витрат і доходу, а також виконання певних функцій.

Формування управлінського обліку і застосування його методології у діяльності бюджетні установи дозволяє приймати обгрунтовані економічно виправдані управлінські рішення по зниженню витрат бюджетної установи і збільшення доходів.

Управлінське планування

В умовах ринкової економіки значно ускладнився процес управління бюджетною установою. Бухгалтерський облік не в змозі задовольнити потреби сучасної бюджетної установи. В цих умовах стало неминучим виникнення управлінського обліку – як системи обробки та підготовки інформації про діяльність бюджетні установи для внутрішніх користувачів в процесі управління бюджетними установами.

Завдання управлінського обліку – складання звітів, інформація яких призначена для керівників бюджетної установи, де проводиться облік.

Управлінський облік повинен забезпечити для керівництва таку інформацію, яка дозволить приймати економічні рішення з врахуванням наслідків, контроль витрат у співставленні з нормами, формувати економічну стратегію, оцінювати витрати, формувати кошториси, їх фактичне виконання, приймати рішення стосовно фінансування окремих програм.

Управління, як процес або функція, може відбуватись лише за допомогою спеціального апарату, який відповідає за збереження, цільове використання ресурсів і здійснює контроль за роботою виконавців.

Управління визначається як система впливу на об'єкт, в якій виділяється п'ять елементів:

• планування;

• організація;

• адміністрування і мотивація;

• координація;

• контроль.

Планування – орієнтир господарської та фінансової діяльності. План або прогноз показує мету, до якої прагне бюджетна установа.

Організація – процес, який спрямований на найбільш оптимальне сполучення ресурсів: матеріальних, енергетичних, трудових, фінансових, інформаційних у господарському процесі.

Адміністрування та мотивація – спрямовані на прийняття рішень та підкріплення їх наказами, інструкціями, вказівками. Адміністрування передбачає підпорядкування і субординацію між членами колективу. Мотивація передбачає розробку положень про винагороду за досягнення в праці. Координація – узгодження дій всіх працівників, з метою досягнення стратегічних завдань. Контроль – інструмент, який забезпечує всі ланки апарату управління інформацією про стан об'єкта управління.

Стандартизація облікових процедур поступається місцем найбільш гнучким системам обліку, які зорієнтовані на аналіз можливостей бюджетні установи. Крім того, завдання обліку і звітності про видатки і доходи не втрачаючи своєї важливості, тепер вважається не основним. А оптимізація і управління грошовими потоками розглядаються, як ключовий засіб для довгострокової успішної діяльності бюджетні установи.

Система обліку будь-якої організації утворює одну з частин її загальної інформаційної системи. Значимість цієї системи залежить від ряду факторів:

місце, яке вони відводять обліковій інформації, як складовій частині загальної інформації, що використовується для прийняття управлінських рішень;

визначення міри стимулювання керівництва впливає на ефективність господарської діяльності бюджетні установи;

ступінь довіри керівництва до облікової інформації, яку вони отримують.

Бухгалтерський облік є лише однією із частин структури управління будь-якої бюджетні установи, він повинен бути організований відповідно до потреб ефективного прийняття управлінських рішень.

Бюджетна установа може самостійно розробляти систему і форми внутрішньогосподарського управлінського обліку, а також звітності і контролю господарських операцій. Отже, неможливо визначити чіткий порядок організації управлінського обліку на кожну бюджетну установу, однак можна визначити цілий ряд факторів, які впливають на його побудову, а також визначити загальні принципи організації обліку для управлінських потреб.

Організація бухгалтерського управлінського обліку в установі складається з трьох етапів:

1.Методологічний; 2 Організаційний.. 3. Технічний;

На першому етапі обирається модель управлінського обліку в залежності від його мети, визначаються об'єкти та методи обліку, а також елементи бухгалтерського обліку, які можуть служити для формування інформації необхідної для прийняття управлінських рішень

На другому етапі - передбачається розподіл обов'язків між працівниками в системі управлінського обліку.

Третій - етапі обирається склад регістрів аналітичного обліку, форми внутрішньої звітності і визначення напрямку руху інформації в середині бюджетної установи.

Створення системи управлінського обліку для конкретних цілей також відбувається в три етапи, кожен з яких вирішує специфічні завдання:

формування управлінського рішення, облікової задачі або аналіз і опис існуючого рішення. Дії виконуються у наступній послідовності: а) визначається управлінська задача та її управлінське рішення; б) визначається перелік даних, які необхідні для її вирішення, а також, система їх збирання та правила документообороту; в) визначаються результати, яких планується досягти та призначаються відповідальні за досягнення результатів.

ув'язка прийнятих рішень із існуючими управлінськими рішеннями, обліковою політикою, бухгалтерською практикою і існуючими обліковими технологіями. На цьому етапі обов'язково необхідно узгодити дані управлінського обліку з даними фінансового і податкового обліку. Потрібно, щоб результати за період за різними методами обліку відрізнялись в незначній мірі. Розроблена технологія управлінського обліку може потребувати зберігання специфічних даних або реалізації даних нових функцій у програмному забезпеченні;

впровадження облікових технологій, якщо всі дії попередніх етапів виконано максимально чітко, то на третьому етапі неповинно виникати проблем.

Необхідно офіційно покласти відповідальність за збирання та аналіз даних на конкретних працівників, розробити посадові інструкції для виконавців.

Організаційна структура забезпечує узгодженість окремих видів діяльності бюджетні установи, та зусиль по виконанню основних завдань та цілей.

Бухгалтеру бюджетної установи в процесі гоcподарської діяльності весь час необхідно приймати рішення, щодо як до самої накопичення інформації, так і до організації та методики обліку та проведення контролю.

У період розробки кошторису доходів і витрат потрібно ретельно і правильно планувати всі статті витрат бюджетної установи, правильно проводити розрахунки, щоб мати можливість обгрунтувати ту чи іншу статтю видатків. Особливо це має значення у період недостатнього фінансування бюджетних установ і пошуку можливих статей доходів (спеціального фонду).

2.4.Значення даних аналітичного обліку при формуванні інформаційного забезпечення при прийнятті рішень

Інформаційні потреби у формуванні управлінських рішень задовольняються за умови забезпечення комунікації систем управління. Реалізація цілей кожного рівня управління можлива за наявності достатньої оперативної та достовірної інформації. Необхідно організувати порядок задоволення інформаційних потреб управління в аналітичній інформації. Для цього, також, необхідно провести декілька етапів:

• підготовчий – відбувається збирання вихідної інформації з джерел формування первинних аналітичних даних;

• обчислювальний – процедура обробки сформованих аналітичних даних. Здійснюються різноманітні аналітичні розрахунки, що завершують формування аналітичної інформації.

• процес споживання – використання аналітичної інфомації в оцінці та контролі за діяльністю структурних підрозділів.

Ця інфомація містить багато систем, які дозволяють забезпечити необхідною інформацією одного або групу, що приймають рішення. Кожна підсистема містить механізм для обробки інформації та зворотнього звязку.

У інформації повинні знайти відображення зв'язки між підрозділами та показниками в процесі їх формування. Витрати, які виникли на будь-якому рівні управління пов'язані з певним місцем виникнення витрат. А місце виникнення витрат це сегмент діяльності бюджетні установи в якому виникають витрати, а витрати можуть виникати на кожному робочому місці.

При складання та поданні фінансової, бюджетної, спеціальної та іншої звітності виникає потреба у використанні даних як синтетичного обліку, а особливо аналітичного обліку.

Меморіальні ордери накопичують інформацію протягом місяця, після чого її переносять у журнал-головну та використовують картки для накопичення інформації за різними рахунками. У журнал-головні можна визначити тільки залишки та обороти, але за окремими ознаками інформації не можна отримати.

Так, у картці аналітичного обліку отриманих асигнувань відображаються дані в розрізі КЕКВ за кожен місяць протягом року і звіряються з журнал-головною тільки по загальній сумі. А інформація у формі 2Д(2м ) "Звіт про надходження та використання коштів загального фонду" складається розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів про отримані та використані асигнування загального фонду державного або місцевих бюджетів згідно з кошторисом (планом використання бюджетних коштів) та планом асигнувань. Звіт складається за кожним кодом програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету.

Про надходження і використання коштів спеціального фонду розпорядники та одержувачі бюджетних коштів складають у розрізі кодів програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету або в розрізі кодів тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів такі форми звітності: "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги" (форма N4-1д, N4-1м); "Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень"(форма N4-2д,N4-2м) "Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду" (форма N 4-3д, N4-3м) і використовуються дані аналітичного обліку.