1.3. Організація та технологія обробки облікової інформації та використання її в управлінні

Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризують якісну, а другі — кількісну сторону об’єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак може слугувати номер документа, назва матеріалу, постачальника і т. ін., а реквізитів-основ — кількість матеріалів, що надійшли, сума і т. ін.

Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують лише для повної характеристики об’єкта обліку.

Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником (наприклад, один рядок предметної частини будь-якого документа). Один або кілька економічних показників утворюють носій економічної інформації - документ.

Враховуючи різноманітність та велику кількість об’єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологічною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, матеріали, оплата праці, гроші тощо) окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсумкового обліку.

З кожної топологічної дільниці бухгалтерського обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур.

Деякі особливості вибору облікових номенклатур виникають в умовах застосування персональних комп’ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться розв’язувати два організаційні питання: вибір облікових номенклатур та кодування.

Особливістю розробки облікових номенклатур у разі застосування ПК є створення системи довідкової та нормативної інформації.

Облікові номенклатури розробляє бухгалтерська служба під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також працівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб.

Формування облікових номенклатур — важливий момент організації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв’язанню інших питань бухгалтерського обліку

Обробка облікової інформації в умовах використання ЕОМ включає етапи її підготовки, систематизації, узагальнення і відображення.

Обробка облікової інформації, що надходить зі складу, проводиться ручним способом або може бути механізована і автоматизована.

Технологія обробки облікової інформації у великій мірі залежить від форми і методів бухгалтерського обліку, самостійно обраних організацією, заявлених в обліковій політиці.

Результатом обробки облікової інформації є звіти, доповіді, довідки та інші документи, що утворюють звітну інформацію та описують стан системи на певний момент або період часу

Автоматизований облік обробки облікової інформації розширює можливості побудови оборотних відомостей, приводячи їх зміст у відповідність з особливостями бухгалтерського обліку. Зміст таких відомостей дозволяє забезпечити не тільки ієрархічну деталізацію, але й багатовимірна побудова аналітичних рахунків.

Технологічний процес обробки облікової інформації охоплює операції збору, її обробки та видачі.

В умовах обробки облікової інформації на ЕОМ при автоматизованій обробці інформації рахунковий метод контролю у зв'язку з його великою трудомісткістю застосовується, як правило, тільки для перевірки правильності перенесення на машинні носії з первинних: документів кількісно-сумових показників. Інші показники перевіряються на ЕОМ програмними методами контролю, які можуть забезпечити логічну перевірку реквізитів документів. Логічна перевірка дозволяє у багатьох випадках виявляти і помилки, допущені особою, що заповнює первинний документ. Застосовуються й інші методи контролю переносу даних первинних документів на машинні носії, що забезпечують більшу його ефективність.

З метою спрощення обробки облікової інформації в первинних облікових документах може бути передбачено проставлення коду господарської операції. Системи кодування можуть бути найрізноманітнішими, і вибір тієї чи іншої системи залежить від конкретних умов діяльності організації та потреб в утриманні інформації в певному розрізі.

Внаслідок великої трудомісткості обробки облікової інформації спільне використання позитивних сторін розглянутих методів можливо лише на основі широкого застосування засобів обчислювальної техніки.

Впорядкування бухгалтерського обліку і автоматизоване складання різноманітних зведених і звітних документів по всьому комплексу завдань обліку матеріальних і трудових ресурсів підприємства дозволяє:

а) підвищити точність і достовірність даних про господарську діяльність як окремих підрозділів, так і в цілому;

б) скоротити терміни подання необхідної інформації керівництву;

в) механізувати працю працівників;

г) уніфікувати первинні документи і скоротити їх кількість.

Сучасні засоби реєстрації та обробки облікової інформації дозволяють отримувати показники з будь-яким ступенем деталізації і узагальнення.

У міру вдосконалення технології обробки облікової інформації, що забезпечує одержання достовірної інформації, набуття досвіду роботи бухгалтерії з документами в умовах застосування відеотермінальних пристроїв в щоденній відомості дані за кожним платіжним документом не будуть виводитися. У ній можуть міститися підсумкові дані тільки в розрізі кореспондуючих рахунків і субрахунків.

Правила документообігу і технологія обробки облікової інформації затверджуються в складі прийнятої облікової політики. Для раціональної організації документообігу повинен бути затверджений наказом (розпорядженням) керівника графік документообігу,

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснює головний бухгалтер.

Правила документообігу і технологія обробки облікової інформації затверджуються в складі прийнятої облікової політики.

Очевидно, що технологія обробки облікової інформації у великій мірі залежить від форми і методів бухгалтерського обліку.

При організації технологічного процесу обробки облікової інформації дуже важливо забезпечити контроль правильності перенесення даних первинних документів на машинні носії. Контроль правильності відтворення на машинних носіях реквізитів виправдувальних документів повинен здійснюватися до їх використання на наступних етапах обробки. З метою недопущення зловживання необхідно обмежити доступ до облікової інформації, зафіксованої на машинних носіях.

Економічна інформація має властивості відображення ланок діяльності народного господарства і окремих суб’єктів за допомогою натуральних, умовних і вартісних показників. Фіксується як дискретна величина на матеріальних носіях, має лінійну форму. Вона є масовою, об’ємною, потребує багаторазового групування, буває цифровою, буквеною, буквено-цифровою. Характеризується тривалістю збереження. Виступає активною, щодо впливу на господарський механізм. Інформацію, яку використовують для характеристики господарських процесів і відображення в бухгалтерському обліку фінансово-господарської діяльності - називають обліково-економічною, а за змістом вона є змінною, фактографічною, аналітичною і основним джерелом для прийняття управлінських рішень.

Управлінське рішення - це вибір однієї з можливих альтернатив впливу на керовану систему, в якій із певного числа варіантів вибирається найоптимальніший (найкращий).

Рішення - один з необхідних моментів вольової дії і способів його виконання. Вольова дія припускає спочатку усвідомлення цілей і засобів дії, уявне здійснення дії, уявне обміркування основ, що говорять “за” чи “проти” його виконання і т. п. Цей процес завершується прийняттям рішення.

Ухвалити рішення - це складова частина будь-якої управлінської діяльності.