1.2. Порядок формування економічної інформації, її класифікація.

Бухгалтерський облік є основною частиною інформаційної системи в управлінні бюджетною установою. За даними бухгалтерського обліку здійснюється розробка проекту кошторису, організація процесу фінансування видатків за рахунок загального та спеціального фондів, забезпечення ресурсами, а також проводиться контроль за всіма господарськими процесами.

Успіх функціонування бюджетної установи залежить від взаємодії всіх його підрозділів і від того наскільки керівництво та менеджери володіють інформацією, наданою бухгалтерською службою щодо наявності ресурсів, можливостей бюджетної установи та наскільки ця інформація своєчасна і якісна.

Економічна інформація має властивості відображення ланок діяльності народного господарства і окремих суб’єктів за допомогою натуральних, умовних і вартісних показників. Фіксується як дискретна величина на матеріальних носіях, має лінійну форму. Вона є масовою, об’ємною, потребує багаторазового групування, буває цифровою, буквеною, буквено-цифровою. Характеризується тривалістю збереження. Виступає активною, щодо впливу на господарський механізм. Інформацію, яку використовують для характеристики господарських процесів і відображення в бухгалтерському обліку фінансово-господарської діяльності - називають обліково-економічною, а за змістом вона є змінною, фактографічною, аналітичною і основним джерелом для прийняття управлінських рішень.

Економічну інформацію класифікують за рядом ознак:

Залежно від здійснюваних в управлінні функцій розрізняють:

Директивна інформація - дані, які містяться в директивних документах;

Нормативна інформація - відомості про діючі та проектовані нормативні показники;

Планова інформація - в структурі економічної інформації займає 8-10 %. Вона містить директивні вказівки про розвиток конкретного об'єкта управління та його складових.

Облікова інформація - в системі економічної охоплює в середньому 88 - 90 %, відображаючи господарські процеси у вигляді натуральних, трудових і вартісних показників. Складовими частинами облікової інформації є бухгалтерські, звітно-статистичні та оперативні дані.

Регулююча інформація - займає в середньому майже 2 % від загального обсягу економічної інформації. На її основі приймають рішення щодо розробки та затвердження кошторисних призначень за КЕКВ тощо.

Аналітична інформація -дані оперативного обліку;

Статистична інформація -дані статистичного обліку;

Звітна інформація - відомості про фактичний стан різних сторін виробничо-господарської діяльності;

Довідкова інформація - відомості, що формуються за запитами користувачів системи;

Спеціальна інформація- сегменти по задачах, масиви, константи тощо.

За стадіями утворення економічну інформацію поділяють на первинну та похідну.

Первинна інформація відображає фінансово-господарські процеси в момент їх проходження. Це, як правило, бухгалтерська інформація, збір якої переважно здійснюється вручну і заноситься на носій типу «первинний документ» (ПД).

Похідна інформація є результатом обчислень і поділяється на проміжну, що підлягає подальшій обробці, та результативну.

Як первинна, так і похідна економічна інформація може бути змінною (робочою, оперативною) і постійною.

До змінної інформації належать показники разового використання, зокрема дані про кількість відпрацьованого часу, ліжко-дні хвороби, кількість студентів і т.д. тощо. Показники змінної (оперативної) інформації мають властивість змінювати свої значення. Наприклад, педагогічне навантаження на одного учителя в різні дні, як правило, різний. Але ж норма навантаження та ставка можуть бути одними й тими ж. І тоді це вже постійні дані. Їх, якщо необхідно, вибирають із баз даних (довідників норм навантаження, норм обслуговування, норм зносу основних засобів, норм витрат пально-мастильних матеріалів і т. д.).

Постійна інформація використовується багаторазово, тобто вона характеризуються деякою стабільністю. Критерієм, що визначає стабільність показника в робочому масиві, є коефіцієнт стабільності інформації. При цьому постійною вважають інформацію, коефіцієнт стабільності якої становить не менше 0,85.

За об'єктивністю відображення явищ, подій, господарських операцій інформацію розподіляють на достовірну і недостовірну.

За насиченістю реквізитами — на недостатню, достатню та надлишкову.

За місцем виникнення інформація ділиться на внутрішню та зовнішню.

Внутрішньою називається інформація, яка виникає всередині об'єкта.

Зовнішня інформація поділяється на планову, нормативно-довідкову та інформацію про зовнішні збурення. До планової зовнішньої інформації відноситься інформація про параметри об'єкта управління на наступний період. Нормативно-довідкова інформація містить різні нормативні та довідкові дані. Інформація про зовнішні збурення містить дані про несвоєчасну зміну нормативів, недостачу матеріалів тощо.

За стадіями утворення інформація поділяється на вхідну, вихідну та проміжну:

Вхідна інформація — це інформація, що виникає на початковій стадії процесу управління. Вона являє собою сукупність вхідних даних, необхідних для розв'язання задачі. До вхідних даних можна віднести усі первинні дані та нормативно-довідкову інформацію;

До вихідної відноситься інформація, отримана в результаті розв'язання задач та призначена для безпосереднього використання в управлінні;

Проміжна інформація є результатом розв'язання задачі та використовується при розв'язанні інших задач в якості вхідної інформації.

За часовим періодом виникнення інформація поділяється на оперативну та поточну:

Оперативна інформація — це інформація з нерегламентованим періодом надходження в систему;

Поточна інформація — це інформація, яка надходить згідно з установленим регламентом.

За об'єктивністю відображення інформація поділяється на достовірну, недостовірну, точну і неточну.

За повнотою інформація поділяється на достатню, надлишкову та недостатню.

За відношенням до процесу обробки інформація поділяється на оброблювану та необроблювану.

За інтервалом часу між надходженням інформація поділяється на періодичну та неперіодичну.

Для того, щоб людина могла сприймати інформацію, повинна бути здійснена її індикація. Існують такі типи індикації:

цифрова — цифровий запис у документі, цифровий запис на лічильниках, табло, екрані ПК тощо;

алфавітна — словесний запис у документі, словесний запис на лічильниках, табло, екрані ПК тощо;

символічна — умовне зображення на кресленнях, схемах тощо;

предметно-візуальна — фотознімок, зображення на екрані, роздруковане зображення тощо.

Інформація надходить працівникам апарату управління як із власних структурних підрозділів, так і від інших організацій. За цією ознакою інформацію поділяють на внутрішню і зовнішню. І, насамкінець, інформацію, що надходить до об'єкта управління, називають вхідною, а інформацію від об'єкта — вихідною.

Діяльність будь-якої бюджетної установи складається з відтворюючих процесів: надходження, розподілу та споживання, якими необхідно грамотно управляти. Перед особами, що приймають рішення, – користувачами інформації стоїть проблема визначення достатнього обсягу достовірної інформації про діяльність господарюючого суб’єкта. Від вирішення цієї проблеми насамперед залежить успішність діяльності, а управління діяльністю неможливе без інформації, яку надає бухгалтерський облік.

Бухгалтерський облік – це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність бюджетної установи зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV).

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться бюджетними установами з метою надання внутрішнім та зовнішнім користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати її діяльності та рух грошових коштів.

Підставою для бухгалтерського обліку діяльності бюджетної установи, що складається з господарських операцій (дії та події, які викликають зміни у структурі активів та зобов’язань), є первинні документи. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, які складаються під час здійснення або безпосередньо після закінчення господарської операції і фіксують факт її здійснення, систематизуються на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.