Тема 1. Сутність і місце облікової інформації в управлінні бюджетною установою

1.1.Сутність облікової інформації

1.2. Порядок формування економічної інформації, її класифікація.

1.3. Організація та технологія обробки облікової інформації та використання її в управлінні

1.4.Аналіз варіантів прийняття альтернативних управлінських рішень діяльністю підприємства

1.1.Сутність облікової інформації

Серед природничих і філософських категорій інформація є найбільш складною. Сучасна економіка інтерпретує інформацію різноаспектно: як сутність поняття інформації, її форми і функції, особливості й економічне значення.

У визначенні інформації розглядають, насамперед, такі властивості, як відомості, повідомлення, нові знання.

Класичним можна вважати визначення, що інформація – це форма відображення, передача відомостей про об’єкт у просторі й часі, один із найважливіших природних ресурсів і одночасно суспільне надбання, адже розвиток людства – результат освоєння, обробки та використання інформації. Загалом, інформація – нематеріальна суть, яка є управляючим фактором, програмою дії для матеріальних, природних і соціальних систем

Одним із комунікативних засобів інформаційної економіки є бухгалтерський облік. Він посідає чільне місце в організації збору та передачі інформації. Саме в обліку проявляється неподільність інформації як предмета, засобу і результату праці, основи формування і структуризації та виведення матеріального світу із хаосу, він є специфічним засобом регулювання в просторі та часі інформаційних систем.

Інформація — невід'ємна частина системи управління.

Уся економічна інформація в бюджетній установі поділяється на п'ять груп

1) описова (облікова);

2) імовірнісна (прогнозна);

3) дискретна (отримується в результаті діалогів людина — людина або людина - машина);

4) випадкова (дані, які попередньо вважалися непотрібними або які знадобилися, але в поточному обліку їх не було);

5) пропагандистська (отримується для досягнення певної мети).

Економі́чна інформа́ція (economic information) — інформація про суспільні процеси розподілу, обміну та використання матеріальних благ, корисні дані сфери економіки, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників про фінансування діяльності бюджетних установ за рахунок загального та спеціального фондів та причинний взаємозв'язок між керуючим і керованим об'єктами. Економічна інформація використовується на всіх рівнях управління народним господарством країни.

Бухгалтерський облік є засобом самопізнання економічної системи, ступінь якого пропорційний мірі осмислення прийомів і методів бухгалтерського обліку та рівню контролю за методами обробки інформації. Забезпечення відповідності бухгалтерського обліку новим вимогам економічної системи є об’єктивним законом його розвитку.

Облікова інформація як складова економічної інформації є одним із видів даних, що характеризують фінансування видатків бюджетної установи відповідно до затвердженого кошторису.

Система управління повинна проектуватися так, щоб забезпечити можливість прийняття обґрунтованих управлінських рішень у межах бюджетної установи, отже, вона потребує інформації про проектування витрат бюджетної установи в момент розробки кошторису доходів і видатків, своєчасності проведення фінансування діяльності, кількості та розміру закупок матеріалів, цін, вимог до можливостей, використання ресурсів тощо. Оскільки інформація для внутрішнього використання не обмежується зовнішніми вимогами, управлінська система може використовувати дані, отримані за даними аналітичного обліку.

Ядром економічної інформації бюджетної установи є облікова інформація. Це пов'язано з тим, що вона повніша, точніша й оперативніша, всебічніша і достовірніша за будь-яку іншу. Вона моделює як зв'язки бюджетної установи з навколишнім середовищем, так і його внутрішню структуру, дає можливість розподіляти права виконавців та їхню відповідальність за ефективне використання коштів відповідно до кошторису.

При цьому облікова інформація відповідає таким принципам:

а) багатократність використання;

6) концентрація, тобто обираються тільки суттєві ознаки;

в) штучність - інформацію створюють люди (працівники бухгалтерської служби), вона не виникає природно, тобто сама по собі;

г) цілеспрямованість, тобто інформація відповідає визначеним завданням;

д) аналітичність, тобто здатність надавати не лише зафіксовані в документах дані, а й підсумкові, розрахункові, додаткові.

Для того, щоб облікова інформація була корисною, вона має бути достовірною і значимою.

Достовірність показує, що інформація повністю відображає господарські процеси на підприємстві, легко перевіряється і служить інтересам конкретної особи.

Значимість облікової інформації полягає в тому, що вона має бути корисною для складання планів, ґрунтуватися на зворотному зв'язку і надходити до користувача в потрібний час.

Для того, щоб облікову інформацію однозначно сприймали ті, хто брав участь в її підготовці в бюджетні й установі, і ті, хто використовує її поза межами установи, вона має задовольняти такі вимоги :

порівняльність і постійність - не можна протягом звітного періоду використовувати різні методи бухгалтерського обліку, інакше зникає можливість порівнювати дані;

суттєвість - не потрібно витрачати час на облік незначних факторів. Якщо зусилля щодо обліку дорівнюють за вартістю засобам, які обліковуються, облік необхідно спростити;

консерватизм - оскільки відображення фактів господарської діяльності в бухгалтерському обліку не завжди є однозначним, необхідно вибирати оцінку, яка є менш оптимістичною. Це забезпечить обережність в оцінці активів, майна і видатків відповідно до бюджетної класифікації;

повноту - містити максимум даних, необхідних користувачу. Інформація сама по собі є значною цінністю, незалежно від фактів, які вона фіксує. Ця цінність зумовлена можливостями, котрі вона надає для прийняття рішень, тобто потенційними діями.

Кожна така дія стає бухгалтерською категорією. Подібний підхід дозволяє відокремити явище (інформаційний аспект) від факту (економічний аспект) і зосередити увагу бухгалтера на явищі. З цього випливає, що входом і виходом бухгалтерської системи є не дебет і кредит, тобто не облікові координати, а облікова процедура: вхід - первинні документи (вхідні дані), вихід - звітність (результатна інформація). Щоправда, під результатною інформацією розуміють не стільки звітність традиційного обліку, скільки модель, яка дозволяє приймати багатоваріантні управлінські рішення. При цьому вартість інформації не має перевищувати витрат на її отримання, тому будь-яка втрата інформації має приносити більші збитки, ніж вартість втрачених даних

Найголовнішою перевагою облікової інформації є те, що вона виконує три основні вимоги: тимчасовість, якість і кількість. Саме вони визначають важли­вість бухгалтерського обліку для інформаційного забезпечення системи управ­ління. Тимчасовість облікової інформації полягає в тому, що збирання інфор­мації відбувається регулярно) у строки бухгалтерської і статистичної звітності), або епізодично (у разі потреби). Якісний показник говорить сам за себе, адже від нього залежить позитивний результат майбутніх дій керівника. Кількість визначає той обсяг облікової інформації, при якому можливо зробити певні вис­новки або прийняти вірне рішення.

Отже, інформація сама по собі є значною цінністю, незалежно від фактів, які вона фіксує. Ця цінність зумовлена можливостями, котрі вона надає для прий­­няття рішень, тобто потенційними діями.

Облікова інформація формується у системі збору, оцінки та відображення економічно важливих даних, які характеризують минулі та майбутні періоди діяльності бюджетної установи, її фінансування та відносини із зовнішнім середовищем у відповідний період. Тому система обліку і звітності включає стадії збору, вимірювання та оцінки первинних даних, реєстрації та обробки для потреб управління, накопичення та групування даних за потоками відповідно до певних принципів організації синтетичного та аналітичного обліку і складання внутрішньої та зовнішньої звітності.