1.7 Створення звітів
Звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування.
Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у формах.
Звіти можуть бути: звичайні - створені на основі однієї таблиці БД, та реляційні - створені на основі декількох зв'язаних таблиць.
Перш ніж створювати звіт, його необхідно спланувати.
Рекомендується така послідовність розробки звіту:
Визначити розмітку звіту. Спочатку розмітку потрібно продумати і бажано чорновий варіант розробити на папері.
Зібрати потрібні дані. Як джерело даних для звіту Access можна використати одну або кілька таблиць або запитів.
Для того, щоб відібрати і впорядкувати дані, краще за все використати запити.
Сконструювати структуру звіту.
Використовуючи майстер звіту або вікно конструктора, потрібно розмістити необхідні поля, мітки та інші об'єкти.
Переглянути або роздрукувати звіт.
Після завершення розробки звіту його можна переглянути, вибравши команду Попередній перегляд з пункту меню Файл.
В списку режимів створення звіту можна вибрати:
Конструктор - створення структури звіту вручну, за допомогою конструктора звітів;
Мастер отчетов - створення звітів за допомогою майстра звітів;
Автоотчет: в столбец - автоматичне створення звіту в колонку за зразком останнього створеного звіту такого типу;
Автоотчет: ленточный - автоматичне створення рядкового звіту за зразком останнього створеного звіту такого типу;
Мастер диаграммы - створення звіту у вигляді діаграми;
Почтовые наклейки - створення звітів у виглядів поштових наклейок.
Звіт може бути створений на основі таблиці, запиту або звіту.
Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних.(Рис.15)
Рис.15 Група інструментів звіти.
Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4).
За допомогою Майстра звіт створюється за таким алгоритмом:
Обираємо засіб створення – Майстер звітів (Мастер отчетов). Вибираємо джерело даних – таблицю або запит.
Вибираємо поля, дані з яких мають бути представлені у звіті. Натискаємо кнопку Далі (Далее).
Вибираємо вигляд представлення даних. Натискаємо кнопку Далі (Далее) Додаємо рівні групування даних, якщо є така потреба.
Натискаємо кнопку Далі (Далее) Задаємо порядок сортування даних. Обчислюємо, у разі потреби, підсумки. Вибираємо макет для звіту. Вибираємо стиль оформлення звіту. Задаємо ім’я звіту. Натискаємо Готово.(Рис.16)
Рис.16 Структура звіту.
Заголовок звіту(друкується один раз на початку звіту і може містити назву звіту, титульну сторінку тощо.);
Верхній колонтитул(друкується у верхній частині кожної сторінки звіту і може містити, наприклад, заголовки табличного звіту.);
Область даних(є основною частиною звіту і містить дані з обраних під час конструювання звіту полів.);
Примітка даних;
Нижній колонтитул(друкується в нижній частині кожної сторінки звіту.);
Примітка звіту.