1.3.3. Встановлення ключових полів.

Міць реляційних баз даних, таких як Microsoft Access, спирається на їхню здатність швидко знаходити і зв'язувати дані з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів.

Для цього кожна таблиця повинна містити одне чи кілька полів, що однозначно визначають кожен запис у таблиці. Кожна таблиця в Access, як правило, має поле, що містить унікальні значення (коди, номери, шифри). Такі поля називаються ключовими або первинними ключовим полями. Під час зв'язування записи таблиць поєднуються за однаковими значеннями в ключових полях.

Ключ є ідентифікатором кожного запису БД і не може мати нульових значень або таких, що повторюються. Коли без повторення значень в ключових полях неможливо обійтися, створюють ключ за декількома полями в таблиці. У MS Access виділяють три типи ключів:

• лічильник (счетчик),

• простий

• складений.

Якщо ключове поле не створено користувачем, то при записі нової таблиці на диск система пропонує створити поле-лічильник. У цьому випадку кожний запис таблиці має порядковий номер, який і є ідентифікатором записів. Зручно обирати ключем поле типу Лічильник (Счетчик), коли таблиці не є дуже складними.

Це поле автоматично змінює свої значення під час введення нового запису. Зв'язок між таблицями БД будуть здійснювати однакові числа поля.

Простий ключ. Якщо поле має такі унікальні значення, як код, інвентарний номер або шифр, то його можна об'явити ключем.

Якщо уникнути повторів зміною даних неможливо, то в таблицю додають поле типу Счетчик, надають йому статусу ключового або створюютьскладний ключ.

Складний ключ. Якщо під час створення простого ключа можна говорити про майбутній зв'язок загалом, то під час створення складного ключа необхідно визначити тему зв'язку таблиць (а заодно і поля), проаналізувати, чи повторюються значення в полях таблиці.

Таким чином, перед створенням складного ключа необхідно визначити тип зв'язку — відношення кількості значень у ключових полях таблиць.

Алгоритм визначення або зміни ключового поля. Відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити одне або кілька полів, які будуть визначені як ключові. Для цього необхідно клацнути кнопкою миші у рядку цього поля; кілька полів виділяють за допомогою мишки у комбінації з клавішею Ctrl.

Вибрати команду Правка/Ключевое поле або скористатися кнопкою Ключове поле на панелі інструментів.

Повторний виклик команд знімає з поля статус ключового. Але якщо вже був встановлений зв'язок таблиці з іншими об'єктами БД, його попередньо вилучають.

1.3.4. Імпорт даних в таблиці з інших джерел

Таблицю можна створити, імпортувавши дані, які зберігаються в іншому розташуванні, або встановивши з ними зв’язок.

Ви можете імпортувати дані або встановити зв’язок із даними, розміщеними на аркуші Excel, у списку служб служби Windows SharePoint Services, в XML-файлі, в іншій базі даних Access, у папці Microsoft Office Outlook тощо.

Під час імпорту даних створюється копія даних у новій таблиці поточної бази даних.

Подальші зміни у джерелі даних не впливають на імпортовані дані, а зміни в імпортованих даних не впливають на джерело даних.

Підключившись до джерела даних та імпортувавши з нього дані, їх можна використовувати, більше не підключаючись до джерела даних. Також можна змінювати макет імпортованої таблиці.

Коли встановлюється зв’язок із даними, у поточній базі даних створюється зв’язана таблиця, яка підтримує постійний зв’язок із наявними даними, що зберігаються в іншому розташуванні.

Якщо змінити дані у зв’язаній таблиці, вони також зміняться у джерелі. Якщо дані змінюються у джерелі, зміни також відображаються у зв’язаній таблиці.

Коли використовується зв’язана таблиця, необхідно забезпечити постійне підключення до джерела даних. Змінити макет зв’язаної таблиці не можна.