7.2. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образова­ния юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассо­вых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнали­зации, охраной и транспортировкой денежных средств либо перио­дическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендует­ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сиг­нализации, охране и транспортировке денежных средств не допуска­ются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умыш­ ленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

• страдающие хроническими психическими заболеваниями;

• систематически нарушающие общественный порядок;

• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляю­ щие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир~йесет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль­тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан­ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз­накомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заклю­чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе­чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осу­ществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен пре­доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо­димости, — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождаю­щим его лицам и водителю транспортного средства запрещается: 188

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

• посещать магазины, рынки и другие места;

• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом от­ влекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Аудитор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе пред­приятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим тре­бованиям.

1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и под­ собных помещений.

2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставня­ ми, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон лис­ товым металлом.

3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запи­ рающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым ме­ таллом. С внутренней стороны дверца должна запираться на метал­ лическую накладку с надежным навесным замком.

6. Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теп­ лопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных пе­ регородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строи­ тельным конструкциям пола и стены стальными ершами.

8. Имеется ли исправный огнетушитель.

Помещение, отведенное под кассу, должно отвечать следующим требованиям.

189

1. Внутренние стены и перегородки должны быть эквивалентны по прочности спаренным гипсобетонным панелям толщиной 80 мм, каж­ дая с проложенной между ними стальной решеткой либо кирпичной стенке толщиной не менее 120 мм, армированной металлической сеткой

В зданиях старой постройки допускаются некапитальные перего­родки без пустот из досок, усиленные с внутренней стороны стальны­ми решетками.

2. Размер кассового окошка не должен превышать 200 х 300 мм, а снаружи оно укрепляется металлической решеткой типа "восходя­ щее солнце".

3. Дверная коробка выполняется из стального уголка. В ранее построенных зданиях допускается сохранение деревянных дверных коробок, усиленных стальным уголком. Во всех случаях они прочно прикрепляются к стене стальными ершами.

4. Наружная входная дверь, ставни, дверца кассового окошка и перегородки изготавливаются из досок толщиной не менее 40 мм, ко­ торые с двух сторон обиваются оцинкованной кровельной сталью с загибом краев листа на их внутреннюю часть, исключая стыковку листов металла с лицевой стороны.

Металлические листы крепятся к доскам гвоздями длиной не ме­нее 40 мм с шагом по периметру и диагоналям до 60 мм.

Наружные двери навешиваются плотно, без щелей, на внутрен­ние петли и оборудуются металлическими накладками по всей длине шириной 40 — 60 мм и толщиной не менее 5 мм, которые крепятся болтами диаметром 12 — 15 мм, с гайкой внутрь помещения (концы болтов с этой стороны раскрепляются).

Накладки запираются на навесные надежные замки (на наружной стороне — амбарного типа) с наварными пластинами на дужке замка.

В зданиях министерств, ведомств и других организаций, где охра­ну осуществляют вооруженные работники милиции, наружные две­ри касс металлическими накладками могут не оборудоваться по сог­ласованию с местными органами внутренних дел

5. Все решетки изготавливаются из стального прутка диаметром не менее 16 мм и соединяются с помощью газоэлектросварки в каж­ дом перекрытии, образуя ячейки размером не более 150 х 150 мм. Концы прутьев решетки заделываются в стену на глубину не менее 80 мм и заливаются бетоном.

6. Ерши изготавливаются из стали диаметром не менее 16 мм и за­ биваются в строительные конструкции на глубину не менее 150 мм.

7. Стальной уголок имеет размер 30 х 40 мм и толщину не менее 5 мм. Им по периметру оборудуются кассовое окошко, дверные ко­ робки и все другие отверстия в стенах, полу и потолке, предназначен­ ные для происхождения инженерных сетей. Последние должны иметь диаметр не более 200 мм.

190

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализаци­ей, которая выводится на пульт ведомственной охраны

У субъектов хозяйствования, где выдача заработной платы и иные платежи осуществляются другими, кроме кассиров, лицами, в местах ведения ими кассовых операций с целью обеспечения сохран­ности денег и ценностей оборудуются кассовые пункты.

Кассовым пунктом называется специальное служебное помеще­ние с прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены металлическим шкафом либо двухсекционным ящиком. Две­ри изнутри оборудуются прочными запорами, металлической цепоч­кой и смотровым глазком, а окна, люки, лазы и т.п. места защищаются металлическими решетками установленной конструкции.

Выдача денег в кассовых пунктах производится только через спе­циальное окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, ус­тановленными для всех касс.

Оставлять денежные средства и ценные бумаги в кассовых пун­ктах в нерабочее время категорически запрещается. До окончания ра­бочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

Аналогичные кассовые пункты оборудуются у предприятий тор­говли, общественного питания, бытового обслуживания и т.п. субъектов хозяйствования, дневная выручка в которых инкассирует­ся или сдается в учреждения банков либо учреждения связи, а уста­новленный лимитный остаток не превышает трех минимальных ме­сячных заработных плат на данный период. В случаях превышения размера указанной суммы при накоплении выручки для выдачи зара­ботной платы и иных платежей в организации оборудуется касса в со­ответствии с изложенными выше требованиями.

Аудитору необходимо проверить, как соблюдаются правила веде­ния кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществля­ющее предпринимательскую деятельность без образования юриди­ческого лица с применением наемного труда, ведет только одну кас­совую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физичес­кого лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копиро­вальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковы­ми номерами.

191

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге за­прещаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или друго­му заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспе­чения полной сохранности кассовых документов и обеспечения за­щиты программных средств, выполняющих функции обработки кас­совых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к на­чалу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осу­ществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календар­ный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования ма­шинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранят­ся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Дос-192

туп в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в от­дельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опеча­тываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сей­фов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствова­ния. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При об­наружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования со­общает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принад­лежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.