Рабочая среда субд Microsoft Access

СУБД MS Access является наиболее распространенной программной для работы с базами данных, предназначена для разработки информационных моделей, использует реляционную модель данных и характерный графический интерфейс Windows (титульная строка, главное меню, панель инструментов, поля для работы и строки состояния). Позволяет решать как несложные информационные задачи (без использования программирования: создание, редактирование, обработка данных), так и создавать сложные приложения с использованием языка программирования Visual Basic for Application. СУБД MS Access входит в состав офисного программного обеспечения Microsoft Office.

Информационную модель с одинаковым набором свойств в СУБД MS Access можно сохранить в одном файле (MS Access 2007, 2010 расширение .accdb и .mdb, MS Access 2003 и более ранние версии расширение .mdb). В один момент времени допускается работа только с одной БД, в составе которой может быть различное количество таблиц.

Структура таблицы определяется в процессе разработки модели данных и создается при вводе данных. При добавлении каждого нового имени поля необходимо задать тип данных(Тип данных. Характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию).) поля в зависимости от вводимых данных.

Основными свойствами любого поля являются:

• Имя. Имена полей должны быть уникальны.

• Формат. Устанавливает тип (формат) данных.

• Размер поля, измеряется в байтах, отражает количество информации, которое может в нем поместиться.

Основные типы данных:

• текстовый – текст объемом не более 255 символов;

• числовой – числовые данные (байт, целое, длинное целое, действительное);

• дата/время – дата или время;

• логический – логические данные, длина всегда равна 1 байту, имеет только два значения («ИСТИНА» - 1, «ЛОЖНО» - 0) и применяется в логических операциях;

• денежный – числа в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.);

• поле объекта OLE – встроенные объекты из других прикладных сред: фото, рисунки, клипы, видеозаписи, таблицы Excel;

• поле МЕМО – текст большого объема до 64 Кбайт;

• гиперссылка – ссылка на информационный ресурс в Интернете;

• счетчик – число со свойством автоматического наращивания. При вводе новой записи автоматически увеличивается на 1 по сравнению с предыдущей записью. Обычно применяется для нумерации записей и устанавливает формат ключевого поля. Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в таблице.

Для создания связей между таблицами необходимо в каждой таблице определить ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например, идентификационный код или счетчик).

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ – это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Главная таблица всегда содержит первичный ключ.

При неправильно спроектированной базе данных возникает проблема плоских таблиц: избыточность данных. Это приводит к неправильному выполнению операций вставки, обновления и удаления данных. Решением данной проблемы является декомпозиция таблиц. Декомпозиция должна сохранять зависимости, то есть восстановление исходного отношения без потерь.

Нормализация отношений – формальный аппарат ограничений на формирование отношений, которое позволяет устранять дублирование данных, обеспечивает их непротиворечивость.

• Первая нормальная форма: на пересечении каждой строки и каждого столбца находится только одно значение, является обязательной.

• Вторая нормальная форма: находится в первой нормальной форме, каждый описательный атрибут (каждое свойство объекта) функционально полно зависит от всего составного ключа (ключ может объединять несколько свойств объекта).

• Третья нормальная форма: находится во второй нормальной форме, не имеет описательных атрибутов (свойств объекта), находящихся в транзитивной зависимости от первичного ключа. Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, если один описательный атрибут (свойство объекта) зависит от ключа, а другой описательный атрибут зависит от первого описательного атрибута (рисунок 1).

Рисунок 1. Транзитивная зависимость.

Связи между таблицами обеспечивает таблица отношений (Изменение связей). Отношением называется совокупность свойств, характеризующих объект. Таблица отношений обеспечивает связь между таблицами, состоит только из внешних ключей, связанных с первичными ключами базовой таблицы.

Запустить программу MS Access можно несколькими способами, п

2

осле запуска системы появляется главное окно программы MS Access (рисунок 2).

1

3

4

5

Рисунок 2. Окно Microsoft Access 2010

Рабочее пространство MS Access состоит из следующих областей:

1. Лента; 2. Панель быстрого доступа; 3. Вкладки, контекстные вкладки (главная, создание, внешние данные, работа с базами данных); 4. Группы команд (представление, буфер обмена, шрифт, текст RTF, записи, сортировка и фильтрация, найти); 5. Область переходов, в которой можно создавать группы.

В приложении Access 2010 (таблица 1) выбрав вкладку Файл можно перейти в представление Backtage, где можно открывать, сохранять, выводить на печать базы данных и управлять ими. Для выхода из представления Backtage необходимо открыть любую другую вкладку. Каждая вкладка содержит несколько групп, а каждая группа – набор родственных команд. Часто используемые команды можно добавить на панель быстрого доступа с помощью правой клавиши мыши, после нажатия которой появляется контекстное меню и выбирается команда Добавить на панель быстрого доступа. Набор команд на Ленте можно настраивать, создавая собственные вкладки и располагая кнопки в нужных группах. Для этого выберите вкладку Файл, диалоговое окно Параметры Access в списке Выбрать команды выбираем пункт Команды не на Ленте. Затем находим команду и добавляем ее на настраиваемую вкладку или в группу.

Таблица 1.

Задачи и команды

Задача	Расположение команд
Создание новых таблиц, форм и других объектов	Вкладка Создание, выберите команду для создания нужного объекта
Просмотр и изменение отношений в БД	Вкладка Работа с базами данных, в группе Отношения выберите команду Схема данных
Сохранение базы данных в формате другой версии приложения Access	Вкладка Файл, выберите команду Сохранить и опубликовать и в разделе Сохранить базы данных как щелкните необходимый формат
Импорт и экспорт данных	Вкладка Внешние данные, выберите нужный формат для импорта или экспорта.

В строке Заголовка – отображается имя активной в данный момент программы.

В Строке состояния (нижняя часть рабочего экрана) отображается информация о состоянии среды разработки, в правой части отображаются кнопки, позволяющие быстро перейти в тот или иной режим разработки БД.

При открытии базы данных в Рабочей области окна системы MS Access появляется окно базы данных.

Объекты СУБД Microsoft Access

К основным объектам окна базы данных относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – основное средство для хранения данных. Таблицы имеют определенную структуру: для каждого поля есть наименование, тип данных, набор ограничений и др.

Формы – основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора. В форму могут быть вставлены рисунки, диаграммы, звук и видео.

Фильтр – это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Существует простой фильтр и расширенный, который позволяет задать сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам.

Запрос позволяет производить сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных и сохранение результатов для дальнейшего использования [1]. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос [1].

Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку. Различают два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию.

Группировка – разновидность сортировки, позволяет объединить в группы поля с одинаковыми значениями. Например, все пациенты в соответствии с названием отделения разделяются по группам.

В MS Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Отчеты – это специальное средство для формирования выходной информации, которая в дальнейшем может быть распечатана или включена в документ другого приложения. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, информацию можно сгруппировать по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе данных.

Макрос – это совокупность внутренних макрокоманд, предназначенных для автоматизации работы с БД. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д.

Модули – это программы, создаваемые средствами языка VBA. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем, включают процедуры и функции.