3. Бюрократична кадрова робота включає:

- оформлення руху кадрів (прийом, звільнення, переміщення), підготовка контрактів;

• розробку внутрішніх правил;

• розробку посадових інструкцій та положень про функціональні обов'язки;

• розробку корпоративних нормативних та методичних матеріалів щодо роботи з кадрами;

• підготовку документаціі для оформлення пенсій.

Бюрократична кадрова робота в страховій компанії проводиться спеціалізованим відділом або працівником. В страховій компанії, яка має невеликий штат працівників, функції з кадрової роботи можуть бути покладені, як додаткові обов'язки, на секретаря. При кадровій роботі вимагається чітке дотримання умов ведення документації, своєчасне оформлення усіх необхідних документів про прийом, звільнення та переміщення, а також про відпустки працівників.

Укладання контракту між працівником страхової компанії та її керівництвом не обов' язкове, але практика показала, що наявність такого контракту позитивно впливає на ефективність роботи трудового колективу компанії. Трудовий контракт має чітко визначати права й обов'язки працівника, соціальні пільги та умови праці, обмеження функціональних обов' язків та прав.

Страхова компанія обов'язково повинна мати внутрішні правила з охорони праці, щодо збереження комерційної таємниці. За рахунок внутрішніх правил можна регламентувати усі сфери діяльності компанії. У страхових компаніях з великою кількістю працівників наявність внутрішніх правил дає змогу значно зменшити конфлікти в колективі та врегулювати багато спірних питань, що виникають у процесі господарської діяльності.

Посадова інструкція — документ, що визначає функціональні обов'язки та права працівника страхової компанії в процесі господарської діяльності. Відсутність посадових інструкцій або іх неякісне оформлення часто стає причиною складних господарських та соціальних конфліктів у трудовому колективі.

Розробка посадової інструкції передбачає два етапи.

На першому етапі керівництво страхової компанії та керівники структурних підрозділів визначають функціональні обов' язки своїх підлеглих та іх повноваження. Напрацьовані функціональні обов' язки працівників класифікуються та аналізуються працівником, який відповідає за розробку посадових інструкцій. Необхідно, щоб посадові інструкції чітко розмежовували функції кожного працівника компанії. При цьому не можна допустити, щоб деякі функції були поза межами компетенції або не відповідали кваліфікаційним вимогам працівника.

На другому етапі посадові інструкції розробляються безпосередньо відповідальним працівником, який забезпечує однотипність форми посадових

інструкцій, а також урівноважує права та обов'язки кожного працівника, вказує на їх підпорядкованість та підзвітність згідно зі штатним розкладом страхової компанії. Одна з найбільш поширених помилок при розробці посадових інструкцій - відсутність конкретизації функціональних обов'язків працівника, що часто призводить до конфліктів та неузгоджених дій в роботі компанії.

Розробка корпоративних та методичних документів більш притаманна великим страховим компаніям, які мають розгалужену мережу філій та представництв. В деяких випадках страхова компанія розробляє корпоративний кодекс компанії, який регламентує загальні функції діяльності центрального апарату страхової компанії та його мережі, вказує на розмежування повноважень між центральним апаратом та філіями (представництвами), регламентує порядок прийняття рішень та узгодження проходження внутрішніх документів компанії. Методичні документи, як правило, стосуються правил оформлення документів, складання звітів та інформаційних повідомлень, що перебувають в обігу в рамках компанії.

Внутрішні правила, посадові інструкції, корпоративні та методологічні документи можуть бути затверджені правлінням або наглядовою радою компанії.