Тема 19. Тайм менеджмент
Тайм-менеджмент – искусство управления временем, искусство быть собой.
Не бывало ли у вас так: «До экзаменов еще уйма времени. Конечно, я смогу подготовиться хорошо!». Но пролетает день, за ним другой, и вы осознаете, что времени осталось совсем мало – день и ночь, потом начинаете хвататься за все билеты, судорожно пытаетесь выучить то один вопрос, то другой, отчетливо осознавая, что времени катастрофически не хватает, все равно учите, путаясь в информации, начинаете ругать себя, что так безалаберно истратили время, что в голове теперь «каша», а завтра вам поможет только удача. Еще больше нервничаете, уже хватаясь за голову, а не за книгу. Знакомая картина? Но не отчаивайтесь, с проблемой нехватки времени, а лучше сказать, неумения его организовать, сталкиваются не только студенты, и поэтому существует множество разработанных в тайм - менеджменте методов, как с этим бороться.
Самоорганизованность – это навык, искусство, которому можно научиться. Быть организованным означает быть подготовленным, чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми препятствиями на вашем пути.
Бенджамин Франклин, известный американский ученый, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов, чтобы успевать заниматься всеми этими делами сразу, изобрел систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.
Система Франклина «направлена вперед» – она работает с тем, что должно быть сделано. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
Предложенная президентом США Дуайтом Эйзенхауэром система классификации процессов в зависимости от их важности и срочности занимает важное место в практике расстановки приоритетов при планировании распределения времени.
В
се
дела классифицируются по степени
важности и срочности.
A
A
. Важные и срочные. Выполнять самому без промедления. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».B. Важные и несрочные. Перепроверить степень важности, полностью или частично поручить сотрудникам, имеющим высокую квалификацию. Установить срок исполнения. (Способствует мотивации и росту квалификации подчиненных, т.к. им доверяют выполнение важных дел). Часто дела типа «А» появляются из-за пренебрежения делами типа «В». Например, чтобы подготовиться к экзаменам, у студента есть целый семестр, времени кажется так много! Но, оно проходит так быстро.. и все! Ваше важное дело превратилось в срочное.
C. Неважные и срочные. Поручить менее загруженным подчиненным. Для их выполнения не требуется каких-либо особых качеств. Именно эти дела часто «прикидываются важными», маскируясь под дела «А». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела «C» создают атмосферу суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.
D. Неважные и несрочные (мусорная корзина). Эти дела нужно выполнять только в том случае, если вы уже все сделали и у вас есть свободное время, или вы долго трудились и вам необходимо немного отдохнуть. От задач несущественных следует избавляться. Пусть «вылежатся». Возможно «всплывет» их срочность или важность. Но именно неважные и несрочные дела часто приятны и интересны, поэтому им отдают преимущество.
Что нужно, чтобы достигнуть успеха в бизнесе? Само слово «успех» показывает – для этого нужно успевать. А делать это в XXI веке становится все труднее. Самое страшное, что при этом менеджеру становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.
Современные руководители часто работают в условиях перенапряжения, острая нехватка времени приводит к стрессам и даже заболеваниям. Чтобы этого избежать, надо уметь правильно расставлять приоритеты в работе и научиться эффективно распределять свое рабочее время.