5.1.1 Управление содержанием (составом работ)
Содержание (состав работ) – это подробное описание проекта и продукта, которое становится возможным на этапе планирования.
Управление содержанием предполагает:
• постоянную проверку выполнения всей работы;
• отклонение всей дополнительной работы, не касающейся проекта;
• недопущение переработки.
Процесс управления содержанием включает:
– сбор требований – процесс определения и документирования требований участников проекта, т.е. ограничений и допущений, определённых на этапе инициации проекта, а также потребностей, пожеланий и ожиданий участников проекта, на основании которых вводятся дополнительные ограничения и допущения;
– создание иерархической структуры работ, представляющей собой согласованную с результатами проекта иерархическую декомпозицию работ, которые команда проекта должна выполнить для достижения целей проекта и создания оговорённых результатов проекта.
– подтверждение содержания. Это процесс формального принятия результатов проекта, определяющих их полную готовность.
Основная цель процесса управления содержанием – прием результатов и работ проекта участниками проекта в соответствии с утвержденным содержанием проекта;
– контроль содержания, в результате которого устанавливаются вносимые изменения.
В этот процесс входят также действия, направленные на отслеживание всех изменений содержания, которые оформляются строго в соответствии с процедурой управления изменениями. Все изменения должны быть отражены во всех взаимосвязанных документах. Здесь же анализируются причины, вызвавшие изменения.
5.1.2 Структура разбиения работ
Для планирования и управления проектом необходимо определить и построить его иерархическую структуру (ИСР), которая является основой проекта.
ИСР – это ориентированная на результат иерархическая декомпозиция работ, выполняемых командой проекта для достижения целей и создания оговорённых результатов проекта.
С помощью ИСР структурируется и определяется всё содержание и границы работ проекта. ИСР – это графическое представление иерархии работ. Каждый следующий уровень иерархии более детально определяет элементы проекта. ИСР разбивается на «пакеты работ». Принципами разбиения могут быть: продукт, жизненный цикл, функциональная деятельность, контракты и др.
Общее представление о построении ИСР приведено на рис. 5.2.
Рис. 5.2 Иерархическая структура работ
ИСР разрабатывается по определенным правилам:
команда разрабатывает ИСР верхнего уровня. Дальнейшее разбиение каждой задачи среднего уровня выполняется экспертами, затем все собираются вместе, чтобы «собрать» ИСР;
верхний уровень ИСР – это название проекта. Первый уровень разбиения – это обычно жизненный цикл проекта. Самый нижний уровень, которым управляет менеджер проекта, называется рабочим пакетом, или пакетом работ;
каждый уровень является меньшим фрагментом предыдущего уровня. У любого элемента может быть только один «родитель», у любого «родителя» – не менее двух элементов;
некоторые «ветви» могут разбиваться более подробно, чем другие;
при построении ИСР следует ставить только одну цель – получить перечень всех работ проекта. Не следует одновременно решать вопросы организационной структуры проекта, графика финансирования и проч.
Хотя каждый проект уникален, элементы ИСР многих проектов схожи. Следует составлять и хранить базу (шаблоны) типичных элементов ИСР проектов в компании.
ИСР осуществляется по определённым критериям, различающимся по глубине разбиения работ:
на нижнем уровне ИСР каждая задача описывается через глагол
(действие) и существительное (продукт);
минимальный объём пакета работ (необходимый и достаточный
уровень разбиения работ проекта) оценивается по следующим
правилам:
– правило «8/80»: ни одна из задач не должна иметь объём меньше,
чем 8 чел.-ч, и больше, чем 80 чел.-ч;
– правило отчётного периода: ни одна из задач не должна занимать
больше времени, чем дистанция между двумя последующими
совещаниями (отчётами).
Каждая работа имеет один четкий результат; может иметь одного ответственного исполнителя; может быть оценена по стоимости, срокам выполнения и требованиям к качеству.
В разработке ИСР можно выделить ряд шагов:
1) определение основных результатов проекта (его фазы или этапа);
2) определение принципов разбиения верхнего уровня ИСР (тип ИСР);
3) проведение декомпозиции всех работ до необходимого уровня;
4) выбор формата представления ИСР;
5) контроль за включением в ИСР всех работ (как по созданию продукта проекта, так и по управлению проектом);
6) кодирование всех работ проекта:
Наиболее распространённые ошибки при построении ИСР проекта:
пропуск стадии структуризации проекта и переход непосредственно к поиску и решению проблем проекта;
использование только функций, фаз или организационных подразделений вместо конечных продуктов или используемых ресурсов;
непонимание того, что структура разбивки должна охватывать весь проект (обычно не учитываются начальная и конечная фазы проекта, не проводится разбиение работ, заказываемых на стороне);
отсутствие интеграции структуры проекта с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
излишняя или недостаточная детализация;
неучет «неосязаемых» конечных продуктов, таких как услуги, информационное или программное обеспечение.