Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.
Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.
Порядок реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.
У загальному відділі (канцелярії) реєструють:
листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи та його заступниками.
У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.
При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.
Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125-08-850/10.
Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.
Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.
У загальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.
Форми реєстрації документів
Дня реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.
Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Дата надходження та індекс документа |
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа |
Короткий зміст |
Резолюція або кому направлений документ |
Позначка про виконання документа |
ЖУРНАЛ
реєстрації створюваних установою документів
Дата та індекс документа |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Позначка про виконання документа |
При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
В
установах, де довідкові картотеки
ведуть в структурних підрозділах,
реєстраційно-контрольні картки складають
у двох примірниках (для канцелярії і
структурного підрозділу, якому картку
передають разом з документом). У разі
взяття документа на контроль виготовляють
три примірники картки.
Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.
Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.