Приймання вхідних документів

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано – у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним працівником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші працівники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документації. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надіслану кореспонденцію скеровують за призначенням.

У загальному відділі (канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис "Особисто" (їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання, його реєструють.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу (в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);

- якщо на документі взагалі відсутня дата;

- якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняє­ться від дати отримання документа;

- якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Додатки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виділити і скерувати безпосередньо в структурні підрозділи.

Попередній розгляд документів

Уся кореспонденція, що надходить в установу, крім листів з написом "особисто", підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Метою попереднього розгляду документів є виділення тих, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів слід здійснювати у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядають і передають за призначенням негайно.

Попередній розгляд документів, що надходять з Верховної Ради, Адміністрації Президента і Кабінету Міністрів України, інших вищих органів державної влади здійснює у державних установах начальник загального відділу (канцелярії) або інший працівник цього відділу.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами прав, схемами проходження документів.

Документи, адресовані посадовим особам, крім керівника установи, як правило, скеровують безпосередньо їм. Однак, якщо особа, якій адресовано документ, є керівником великого структурного підрозділу, то документ може бути скерований безпосередньо одному з працівників підрозділу.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних під­розділів розробляє графіки доставки кореспонденції керів­никам і структурним підрозділам.