Урок № 10. Загальні вимоги до організації документообігу. Характеристика документопотіків

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

• напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;

• обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які за одиницю часу;

• структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

• режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники:

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

- зняття документів з контролю.

Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловод­ної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності: приймання вхідних документів;

попередній розгляд документів;

реєстрація документів;

розгляд документів керівництвом;

виконання документів.