Тема 10 Оборудование для расчетов с покупателями

Автоматизация способов расчета с покупателями

Порядок осуществления розничной торговли изложен в «Основных правилах ведения розничной торговли и торгово-производственной деятельности на территории Республики Беларусь», также в них отражен порядок расчетов с покупателями. Оплата за товары может быть произведена за наличный или безналичный расчет через кассовые аппараты (за исключением тех случаев, когда их отсутствие допускается законодательством).

При расчете с покупателем кассир обязан: четко назвать сумму денег, полученную от покупателя, положить эти деньги отдельно на видное для покупателя место, выбить на кассовом аппарате чек, назвать покупателю выдаваемую сумму сдачи и вручить ее вместе с чеком, после этого полученные от покупателя деньги положить в ящик кассового аппарата.

Правильность расчета покупатель должен проверить на месте, возле кассы.

Контроль и ответственность за несоблюдение основных правил осуществляют уполномоченные на то органы в порядке, установленном законодательством. По результатам проверки составляются акты, к ним должны быть приложены письменные объяснения, которые дают лица, допустившие нарушение. В случае отказа виновного лица дать пояснение и подписать акт об этом в акте делается отметка. В 5-дневный срок эти документы должны быть направлены в органы, которые уполномочены их рассматривать и выносить решения.

Виновные лица могут быть привлечены к административной, материальной и судебной ответственности.

Учет и контроль денежных сумм, поступивших в кассы торговых предприятий, а также своевременная сдача денег в банк имеют большое значение для развития народного хозяйства страны. Основную долю кассового плана Госбанка составляют поступления от предприятий розничной торговли и общественного питания, которыми продается огромное количество товаров. Ежедневная выручка многих из них составляет несколько десятков и даже сотен тысяч рублей.

Учет денежной выручки зависит от способа расчетов с покупателями. В торговых предприятиях в зависимости от конкретных условий применяют несколько способов ведения расчетно-кассовых операций. Они должны обеспечивать: правильность и наглядность расчетов; простоту ведения расчетно-кассовых операций; высокую производительность труда кассира; сокращение времени, затрачиваемого покупателями на опыту покупок;

создание условий, исключающих хищение денег и злоупотребление ими; точный учет всех денежных поступлений. Каждому способу расчетов соответствует определенное весовое оборудование. Существующие способы расчетов можно разделить на безмашинные и машинные (с применением электромеханических и электронных кассовых машин). К безмашинным относятся расчеты без выдачи и с выдачей заранее приготовленного денежного документа, а также выписываемого от руки в момент расчета. При расчете без выдачи денежного документа получение денег от покупателей и выдача товаров производятся одним лицом. Ему присущ ряд недостатков:

- расширяется круг лиц, к которым поступают наличные деньги;

- ухудшаются условия учета и хранения денег, полученных от покупателей;

- отсутствует наглядность при расчетах и затрудняется проверка их правильности покупателями;

-усложняются условия контроля и учета товарно-материальных ценностей;

- создается возможность для злоупотреблений.

Расчет с выдачей заранее приготовленного документа (жетона, билета и пр.) недостаточно гибок, в результате чего сужается ассортимент продаваемых товаров и создаются дополнительные трудности для работников торговли, связанных с учетом и хранением этих документов. Кроме того, проверка денежных поступлений при этом способе расчетов требует больших затрат времени.

При расчете с выдачей денежного документа, выписываемого от руки в момент расчета, производительность труда кассира очень низкая, возможны ошибки при заполнении документа и корешка к нему, необходимого для учета полученных денег.

К машинным способам расчета относятся предварительный, одновременный и последующий.

При предварительном расчете выдача покупок осуществляется в столе выдачи (при контроле) на основании кассового чека, полученного покупателем в подтверждение уплаты денег за приобретенный товар. Существует две разновидности данного способа: расчет с выпиской товарного чека и без выписки. При этом способе расчетов материальная ответственность за деньги, получаемые от покупателей, и за товар возлагается на разных лиц. Он наилучшим образом обеспечивает учет и контроль денежных поступлений и товарно-материальных ценностей, но неудобен для покупателей, так как увеличивает время на расчет (после выбора товаров покупатель должен идти в общую кассу) и создает встречные потоки покупателей (после оплаты за товар в общей как покупатель идет к столу выдачи товара, расположенном недалеко от места выбора).

При одновременном расчете покупатель оплачивает стоимость купленных товаров непосредственно на рабочем месте продавца. Расчет производится продавцом или продавцом консультантом через кассовую машину, находящуюся на рабочем месте. Покупателю вместе с товаром выдается погашенный кассовый чек, который сохраняется в качестве документа, необходимого при обмене товара. Этот способ применяется при продаже товаров с открытой выкладкой, а так же в магазинах самообслуживания с децентрализованные расчетом через контролеров-кассиров или продавцов-консультантов на линиях. Данный способ расчетов удобнее для покупателей, чем предварительный, так как сокращает затраты времени на покупку товаров.

Последующий расчет производится в едином узле расчета при выходе из магазина самообслуживания. Этот способ применяется во всех продовольственных и в большинстве не продовольственных магазинов самообслуживания независимо от того, где производится отбор товаров

покупателями — с горок самообслуживания или с прилавков индивидуального обслуживания. Он удобен как для покупателей, так и для организации системы расчетов в магазине. При этом способ расчетов покупатель, выходя из магазина, предъявляет контролеру-кассиру отобранные товары для оплаты. Контролер-кассир проводит через кассовую машину стоимость отдельных покупок, считывая их с ярлыков. Если товар получен с прилавков индивидуального обслуживания, то продавец, подающий товар, указывает на упаковке его стоимость. Контролер-кассир определяет общую стоимость покупок, получает от покупателей необходимую сумму денег и выдает вместе с товаром погашенный чек. Чек покупатель сохраняет до выхода из магазина на случай проверки администрацией правильности работы контролера-кассира (двойной контроль покупателей в магазинах самообслуживания не допускается). Чек на товары, подлежащие обмену (в случаях, предусмотренных правилами обмена), должен храниться весь срок, в течение которого производится обмен. Об этом контролер-кассир предупреждает покупателей.

Кроме указанных способов расчетов с покупателями, широкое распространение получили безналичные расчеты с покупателями с помощью расчетных чеков и чеков из чековых книжек. В ближайшее время в практику безналичных расчетов при покупке товаров вошли кредитные карточки.

В последнее время успешно внедряются магазинные карты, которые практически аналогичны банковским карточкам и основаны на той же аппаратно-программной платформе. Их использование позволяет не только упростить расчетные операции в магазине, но и систематически проводить работу по совершенствованию маркетинговой политики и борьбы за покупателя. Выпуская специальные карточки и распространяя их среди своих клиентов, магазин тем самым осуществляет их закрепление, «привязку» к себе.

Наличие карточки дает право покупателю рассчитывать на особое отношение к себе со стороны магазина и автоматически делает его привилегированным клиентом, что выражается в виде доступа к системе торговых скидок или предоставления дополнительных услуг (бесплатная рассылка каталогов торговой фирмы, информация о новых товарах, заказ по телефону и т. д.). При этом магазин может проводить определенную маркетинговую политику, устанавливая размер торговых скидок в зависимости от социальной группы и индивидуального покупательского поведения клиента.

Магазинные карточки бывают двух видов: дисконтные и предоплатные (расчетные). Заплатив вступительный взнос, держатель дисконтной карты впоследствии каждый раз при предъявлении ее получает установленную торговую скидку. Клиент, имеющий предоплатную карточку, вносит собственные денежные средства в кассу магазина- в виде авансового платежа за еще некупленный товар. В дальнейшем при обслуживании осуществляется простое списывание средств клиента с карты. Для того, чтобы заинтересовать покупателя в наличии предоплатой карточки, магазины разрабатывают, как правило, соответствующую систему торговых скидок и услуг, предлагаемых клиенту. Таким образом, расчетная (предоплатная) карточка включает в себя элементы, присущие дисконтным картам.

Использование магазинных карточек благотворно влияем на товарооборот магазина. Кроме того, приобретая предоплатные карточки, клиент фактически кредитует магазин на стоимость еще неотпущенного товара, что дает магазину дополнительные заемные средства, а также способствует повышению статуса и престижа данного торгового предприятия. Магазинная карта является эффективным рекламным атрибутом предприятия ее выпустившего, она повышает престиж не только магазина, но и самого клиента, так как пластиковые карты традиционно считаются престижной формой оплаты за товары и услуги.

Магазинная автоматизированная система работы с пластиковыми картами позволяет вести постоянную базу клиентов и отслеживать динамику их покупок, что имеет несомненную ценность для маркетинговой службы торгового предприятия.

В настоящее время распространение получили магазинные системы на карточках с магнитной полосой и на карточках с микросхемой (смарт-карты). Вторая разновидность карт чек является более перспективной, так как они почти полностью защищены от подделок. Кроме того, использование специальных терминалов-касс существенно упрощает их авторизацию, которая производится торговым терминалом или самой картой.

В магазинах могут быть использованы три варианта организации пункта обслуживания по смарт-картам. Во-первых, можно использовать обыкновенный электронный кассовый аппарат автоматизированной системы кассового обслуживания, снабженный дополнительно выносным устройством считывания данных с карт и клавиатурой для ввода пин-кода (персонального идентификационного номера клиента) пин-падом. Во-вторых, может быть использован специализированный торговый терминал-касса. В-третьих, в качестве терминала в магазине может быть использован обыкновенный персональный компьютер с принтером для распечатки торговых чеков и пинпадом для ввода ПИН-кода.

При обслуживании покупателя оператор вставляет карту клиента в пин-пад и предлагает ему ввести свой ПИН код. Если ПИН-код набран неверно или номер карты находится в списке карт, запрещенных к обслуживанию, то операция не выполняется, а карта в зависимости от ситуации возвращается покупателю или изымается. Далее продавец набирает на терминале стоимость товара. Терминал вычисляет сумму, обновляет содержимое электронной карты с учетом проведенных покупок, запоминает операцию в реестре и распечатывает торговые чеки.

Электромеханические контрольно-кассовые машины и стройные контрольно-регистрирующие машины, применяются в розничной торговле, выполняют следующие основные функции:

- учитывают в секционных счетчиках полученные от покупателей суммы;

- печатают на чековой ленте построчно проведенные по кассовой машине суммы с указанием шифра (условного знака) номера счетчика;

- указывают на индикаторах каждую проведенную сумму, номер счетчика, по которому она проведена, и шифр;

- учитывают все проведенные суммы (стоимость отдельных товаров) одного покупателя в счетчике частных итогов;

- выдают кассовый чек (в режиме «Итог») с указанием всех введенных сумм и их итога, шифра и номера счетчика (против каждой суммы), порядкового номера чека, даты и торгового предприятия (название торговой организации, номер магазина, заводской номер кассовой машины);

- печатают и выдают кассовые чеки на одну сумму (при соответствующих режимах кассовых машин) для магазинов, не использующих форму самообслуживания;

- печатают и выдают отчетные ведомости «Показаний секционных счетчиков» и «Гашения секционных счетчиков»;

- печатают на контрольной ленте суммы, проведенные по кассовой машине (с указанием номера счетчика и шифр;) итоговые, внесенные покупателями, суммы сдачи, а также суммы, накопленные в секционных счетчиках (с указанием номера счетчика); итог этих сумм при снятии показаний счетчиков или их гашении.

Все это позволяет в течение рабочего дня определить выручку, делает расчеты с покупателями более четкими, наглядными, затрудняет подделку чеков, обеспечивает контроль любой расчетно-кассовой операции, а также дает возможность проверить правильность работы счетчиков путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.

Расчеты с покупателями через контрольно-кассовые (кассовые) машины имеют существенные преимущества в сравнении с безмашинными. Они обеспечивают точный учет денежной выручки и контроль за отпуском товаров, проверить правильность работы счетчиков путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.

Современные кассовые машины, кроме указанных, выполняют следующие функции:

- позволяют ввести программирующий код, обеспечивающий различные режимы работы машины (для работы в магазине с самообслуживанием и без самообслуживания, с печатью сервисной информации и без печати, с программированием цены товара в секционный регистр для определения стоимости товара по цене и количеству и без программирования;

- дают возможность до начала обслуживания покупателей ввести первоначальную сумму, имеющуюся в кассе;

- позволяют работать одновременно (в одну смену) независимо друг от друга нескольким кассирам;

- ведут учет реализованного покупательского спроса (отдельные модели со специальной приставкой);

- автоматически выдают покупателям сдачу разменной монетой (отдельные модели со специальной приставкой);

- печатают на чеке из самоклеящейся бумаги цену одного килограмма, массу

стоимость товара (отдельные модели и качестве составной части весового торгового чекопечатающего комплекса);

- работают в режиме калькулятора.

Выполнение указанных функций кассовыми машинами позволяет в значительной степени механизировать и автоматизировать отдельные операции расчетов с покупателями. Выпускаются кассовые машины, полностью автоматизирующие работу кассира. Это кассовые машины со сканирующим устройством, осуществляющим считывание информации с машиночитаемого ярлыка, на котором реквизиты представлены в виде штрихового кода.

Кассовые машины имеют ряд контрольных механизмов и рокирующих устройств, предотвращающих возможность ошибок, злоупотреблений и позволяющих контролировать работу кассира.

К кассовым машинам предъявляется ряд технических и торгово-эксплуатационных требований. К техническим требованиям относятся высокая производительность, надежность в работе, компактность конструкции (малые габариты) и незначительная масса.

Торгово-эксплуатационными требованиями являются механизация и автоматизация расчетно-кассовых операций, соответствие конструктивного исполнения машины характеру торгового процесса, простота конструкции, обеспечивающая удобство эксплуатации, технического обслуживания и ремонта возможность использования для изучения покупательского спроса и получения коммерческой информации.