Коммуникационный процесс в управлении организацией

Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен инфор­мацией — неэффективным. Считается, что лишь 50% попыток обме­на информацией приводит к согласию общающихся. Следует помнить о том, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Например, руководитель объясняет подчи­ненному, как нужно изменить работу. Это начало обмена. Чтобы обмен стал эффективным, подчиненный должен сообщить, как он пони­мает задачу, ожидания руководителя в части результатов, которые должны быть получены. Обмен происходит, если одна сторона пред­ставляет информацию, а другая воспринимает ее.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы по каналам прямой и обратной связи.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которую можно называть сообщением. Но обмен информацией еще не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы понимать процесс обмена информацией и условия его эффектив­ности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Элементы коммуникационного процесса

В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель/источник

2. Сообщение;

3. Канал или средство передач информации;

4. Получатель (адресат)

Источник — это создатель сообщения. Лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. Им могут быть индивид или группа совместно работающих индивидов, а также общественный институт или организация, хотя и в этом случае источниками в конечном счете оказываются индивиды, даже если они действуют в рамках своей организации. Основная обязанность по подготовке сообщения лежит на источнике.

Сообщение — информация, закодированная с помощью символов. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации, и в этом акте передается определенная идея.

Многие сообщения передаются в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными: жесты, мимика, другие телодвижения или графические изображения. Язык отличает человека от других существ. Например, дельфины, шимпанзе могут иметь примитивные системы коммуникации, но у них нет языка в полном смысле этого слова.

Сообщения содержат информацию, определяемую как изменение вероятности осуществления некоторой альтернативы в данной ситуации. Таким образом, сообщение информации уменьшает неопределенность знаний относительно некоторого явления у получателя.

Канал — это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю, путь физической передачи сообщения. Каналы можно разделить на средства массовой информации и межличностные каналы.

Одно из наиболее важных различий между средствами массовой информации и межличностной коммуникацией состоит в том, что в последнем случае облегчается обратная связь. Коммуникация - это не однонаправленный поток сообщений от источника к получателю. Получатель также вырабатывает информацию и сообщения для источника, и такое взаимодействие является необходимым условием для успешности коммуникации.

Получатель — лицо, которому предназ­начена информация и которое интерпретирует ее. Наиболее важный элемент коммуникационного процесса.