22. Должностная инструкция. Порядок разработки, оформление.

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается тру­довой договор с работником. Должностная инструкция и тру­довой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

с целью разделения труда между персоналом;

для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

• разрабатывается — руководителем структурного подразделения;

• визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

• утверждается — руководителем предприятия

Все существенные изменения в должностную инструкцию вно­сятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь:

наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Служебное взаимодействие.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах - первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

23. Унифицированная система документов

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

УСД необходимы:

• для сокращения объемов документов;

• снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

• организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используе­мых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы мо­гут быть систематизированы:

• по функциям и задачам;

• структурным подразделениям.

Табель может дополняться графами :код формы документа по классификатору; ответственный за контроль исполнения; годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства.

24. Телеграмма. Ее разновидности. Требования к оформлению.

Телеграмма - краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы можно рассматривать как разновидность служеб­ных писем. Отделения связи несут ответственность за доставку телеграм­мы в пределах определенных сроков, установленных для данных категорий и видов.

Среди служебных телеграмм есть категории, передаваемые в приоритетном порядке:

• «Президент РФ» (ее, естественно, пишет только Президент РФ);

• «Высшая правительственная» (пишут премьер-министр, Председатели Госдумы и Совета Федерации);

• «Правительственная» (министры и руководители ведомств и служб, уполномоченные представители Президента РФ);

• с пометкой «Вне категории», «Внеочередная» и тл.

К категории срочных телеграмм относятся служебные теле­граммы с пометкой «срочная».

Телеграммы печатают или пишут четко и разборчиво на лице­вой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге листа стандартного формата.

Допускается прием телеграмм от организаций и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью от­правителя.

Различаются следующие виды телеграмм: телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты; фототелеграмма; схема-телеграмма; письмо-телеграмма; телеграмма с заверенными фактами; телеграмма с заверенной подписью; телеграмма-доверенность; телеграмма с доставкой почтой; телеграмма с оплаченным ответом; телеграмма с уведомлением о вручении; телеграмма до востребования; телеграмма, вручаемая адресату лично; телеграмма, вручаемая в срок; телеграмма на специальном бланке и т.п.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания опускаются. При не­обходимости вместо знаков препинания используют тчк — точка, зпт — запятая, двтч — двоеточие, квч — кавычки. Даты пишутся словами. Адрес обозначается сокращенно. Адрес, текст, подпись — все печатают с новой строки. Текст под­черкивают и под чертой располагают то, что не передают по теле­графу: дату отправления, фамилию отправителя и печать, которой заверяют подпись. Если телеграмма посылается в ответ, после ад­ресата необходимо указать номер и индекс телеграммы, на кото­рую дается ответ.

Телеграмма не должна содержать больше 300 слов.

Телеграмма слагается из двух частей.

Реквизиты первой части: отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «Обыкновенная» отметка о категории не указывается); отметка о виде телеграммы; наименование пункта назначения; наименование адресата; текст телеграммы; сокращенное обозначение организации, пославшей теле­грамму, и фамилия должностного лица, подписавшего ее.

вторая часть телеграммы не передается и поэтому не оплачи­вается. Реквизитами: наименование и адрес организации (отправителя теле­граммы); подпись должностного лица; дата телеграммы; печать организации, отправившей телеграмму; номер телеграммы (с начала года).