Класифікація банківських документів

Документообіг - організована система створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Графік документообігу – затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах.

Документообіг за банківськими операціями — послідовне переміщення розрахунково-грошових документів з часу їх виписування або надходження ззовні до закінчення операцій за робочий день і здавання в поточний архів.

Графік документообігу банку в обов’язковому порядку повинен містити терміни та відповідальних осіб щодо:

• звірки аналітичного обліку з синтетичним;

• відкриття мультивалютних рахунків;

• прийому документів від клієнтів протягом операційного дня;

• сплати грошових документів, прийнятих від клієнтів;

• сплати документів на примусове стягнення;

• сплати внутрішньобанківських документів;

• руху документів між структурними підрозділами;

• завершення операційного та робочого дня;

• друк вихідних розробок (особових рахунків та довідок до них, оборотно-сальдових відомостей, оборотно-сальдового балансу);

• групування та брошурування документів.

В обов’язковому порядку в графіку документообігу в розрізі структурних підрозділів повинно бути зазначено (чітко розмежовано):

- початок та завершення робочого дня;

- початок та завершення операційного часу та дня.

Режим роботи та графік документообігу в банках затверджує керівник банку.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів є обов’язковими для усіх підрозділів і служб.

Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

Банки обов'язково мають складати на паперових та/або електронних носіях такі регістри:

особові рахунки та виписки з них;

аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

книги реєстрації відкритих рахунків;

оборотно-сальдовий баланс;

інші регістри відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку.

Порядок вивіряння, формування і зберігання документів банк визначає самостійно згідно з його внутрішніми документами та нормативно-правовими актами Національного банку

Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України із зазначенням строків зберігання, затверджений Постановою Правління НБУ № 601 від 08.12.2004 р.

Розрахунок термінів зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів та звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій банку в первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності протягом установленого строку несе керівник банку.