Лабораторно-практическое занятие n5. Обработка базы данных: использование Excel для выборки записей из базы данных по заданным критериям

Задание: научиться использовать программу Excel для работы с базами данных, представленными в табличной форме и осуществлять поиск данных в таблицах по задаваемым критериям с использованием Автофильтра и Усиленного фильтра.

Результат: пользователь сможет с помощью программы Excel отбирать в таблицах данные по вводимым критериям отбора

Решение: рассмотрим возможности программы Excel по отбору данных из таблицы на примере решения следующего задания.

Задание 1. Провести выборку записей из базы данных, представленной в файле Y:\01. Информатика (общий курс)\04. Ивасюк Ю.Д\Задачи Excel\tr14.xls в форме таблицы 1. Записи, подлежащие выборке, должны удовлетворять следующим критериям: 1/ фамилии клиентов должны начинаться на буквы П, Л, З, 2/ размер ссуды должен быть в пределах от 98 до 200 тысяч рублей, 3/ число взносов за весь срок не должен превышать 100.

Обзор основных понятий, принятых при работе с базами данных.

Данные - компоненты информации, которые характеризуются своими атрибутами: именами, типами, размерами и значениями.

Имена данных - компоненты информации в виде комбинации символов, позволяющие отличать один компонент информации от другого.

Значения данных - компоненты информации в виде комбинации символов, отражающие содержательную сторону данных.

Типы данных - компоненты информации, представляющие совокупность каких-либо признаков, в соответствии с которыми эти данные могут принадлежать определенному множеству или подмножеству компонент информации, имеющих такие же признаки.

Размеры данных - количество символов, используемое для отображения значений данных.

Структура данных - организация данных, обеспечивающая их связь и доступ к ним с использованием определенных методов. Структура данных имеет различные структурные компоненты разной степени сложности, имеющие атрибуты: имя, тип и размеры.

Сложная структура - структура, состоящая из более простых компонент структуры. Количество составляющих ее компонент определяет ее размер, а тип этих компонент и способ образования из них сложной структуры определяют тип такой структуры.

Простая структура - структура, которая не может содержать другие компоненты структуры.

Иерархическая структура данных - структура, состоящая из компонентов структуры различной степени сложности, в которой более сложные компоненты занимают более высокие уровни в структуре, причем каждый компонент может быть связан только с одним ближайшим компонентом более высокого уровня, к которому он относится.

Сетевая структура данных - структура, в которой связи между ее компонентами не зависят от уровня их сложности.

Реляционная структура данных - иерархическая структура в форме связанных между собой таблиц.

Сложные данные - данные со сложными типами и значениями. Простые данные - данные с простыми типами и значениями.

Сложное значение - значение, состоящее из значений тех компонент данных, структуры которых входят в структуру соответствующей сложной компоненты данных, т.е. это массив значений.

Сложный тип данных - тип, состоящий из типа сложной структуры соответствующих данных и массива типов более простых компонентов данных, структуры которых входят в структуру соответствующей сложной компоненты данных.

Запись - составной (сложный) компонент данных, имеющий структуру типа "запись" и, соответственно, сложное значение; или, иначе, - группа связанных компонентов данных, называемых полями.

Поле - компонент данных, имеющий структуру типа "поле" и определенное значение, входящее в значение записи.

Структура типа "поле" состоит из трех основных элементов, входящих в эту структуру последовательно, - имени поля (компонента данных), его типа (типа значения поля) и размера (числа символов в значении поля - ширины поля).

Структура типа "запись" состоит из структур типа "поле", входящих в эту структуру последовательно и число которых обычно не менее двух. Первое поле обычно определяет имя записи.

База данных - система данных, имеющая определенную структуру, которая обеспечивает возможность - задания и изменения значений компонентов данных, - выборки компонентов данных по заданным признакам, - просмотра содержимого базы данных и - проведения других операций с ее данными. Реляционная база данных - база данных, имеющая реляционную структуру данных.

Таблица 1, созданная с помощью табличного процессора, представляет собой реляционную базу данных, состоящую из записей, в которой строка - "запись", а столбец - "поле". Заголовок столбца таблицы - имя поля, ширина столбца - его размер, формат ячейки поля в записи - тип поля. Совокупность значений полей в строке таблицы - запись, значение первого поля в записи - имя записи.