Лабораторно-практическое занятие n6. Обработка базы данных: использование программы Excel для сортировки записей базы данных

Задание: научиться использовать программу Excel для работы с базами данных, представленными в табличной форме и осуществлять сортировку данных в таблицах по задаваемым условиям.

Результат: пользователь сможет с помощью программы Excel сортировать в таблицах данные по вводимым условиям сортировки.

Решение: рассмотрим возможности программы Excel на примере решения задачи.

1. Провести сортировку записей базы данных (таблица файла Y:\01. Информатика (общий курс)\04. Ивасюк Ю.Д\Задачи Excel \tr14.xls) так, чтобы фамилии и имена отчества устанавливались в алфавитном порядке.

Алгоритм выполнения задания

а) Открыть документ с базой данных в файле Y:\01. Информатика (общий курс)\04. Ивасюк Ю.Д\Задачи Excel \tr14.xls. База данных соответствует таблице 1.

Обзор основных понятий, принятых при осуществлении операции сортировки.

Сортировка данных - установление порядка расположения данных в соответствии с заданным правилом. Например, установление порядка расположения фамилий в списке по алфавиту.

Область сортировки - область базы данных, записи и поля которой подлежат сортировке. Это может быть область со строкой меток или без нее (B10:K60 или B11:K60), со столбцом меток или без него (B10:K60 или C10:K60), содержащая все поля (столбцы) или только их часть (B10:K60 или C10:I60), все записи или только их часть.

Строка меток - строка базы данных (запись) с именами полей (B10:K10), непосредственно за которой (сверху вниз) следуют записи со значениями полей (B11:K60).

Столбец меток - столбец базы данных (поле) с именами записей (B10:B60), непосредственно за которым (слева направо) следуют поля со значениями записей (C10:K60).

Ключ сортировки - простой или сложный компонент данных (поле или группа полей) однозначно идентифицирующий запись (поле) или указывающий ее (его) местоположение (например, поле Фамилия, поле И.О. и т.д. или запись п/п, запись 1 и т.д.).

Уровень сортировки - параметр, указывающий количество последовательно проведенных сортировок по различным ключам. Например, сортировка записей в таблице 1 по ключу И.О. после сортировки по ключу Фамилия имеет уровень, равный 2.

После проведения первой сортировки записи следуют в таком порядке, чтобы конкретные фамилии (значения) в поле Фамилия устанавливались по алфавиту.

Записи с одинаковыми фамилиями образуют группы повторений по первому ключу (первого уровня). При этом имена отчества и значения других полей в каждой из таких групп могут быть неупорядоченными.

Для перестановки записей в каждой группе повторений с одинаковыми фамилиями (с одинаковыми значениями ключа) так, чтобы и имена отчества (значения других полей) в этих группах следовали по алфавиту (в требуемом порядке), проводится вторичная сортировка по второму ключу (второго уровня).

Многоуровневая сортировка - сортировка, которая проводится несколько раз по различным ключам, причем каждой последующей сортировке (сортировке на один уровень выше) по ключу следующего уровня подвергаются только записи (поля) с одинаковыми значениями ключа данного уровня.

Сортировка по возрастанию - сортировка, при которой записи (поля) упорядочиваются по возрастанию значений ключевых полей. Например, сортировка по алфавиту - сортировка по возрастанию (по возрастанию кодовых чисел символов).

Сортировка по убыванию - сортировка, при которой записи (поля) упорядочиваются по убыванию значений ключевых полей.

б) Провести сортировку записей по ключу первого уровня Фамилия и по ключу второго уровня И.О. в порядке возрастания с учетом строки (записи), содержащей метки столбцов (имена полей).

- Выделить базу данных путем выделения части таблицы, начиная со строки, содержащей имена полей и непосредственно под которой начинаются записи базы данных со значениями полей (B10:K60).

- Выбрать операцию сортировки (пункт меню действий Данные, операция Сортировка) и установить:

- строка меток столбцов - есть, - сортировать - Фамилия, по возрастанию, - затем - И.О., по возрастанию,

- параметры: 1/ порядок по первому ключу -Обычный, 2/ регистр -Не учитывать,3/ направление сортировки - сверху вниз.

- Выполнить команду сортировки (ОК).