В.2. Методика проверки.
Проверка сохранности ПЗ
Важнейшим приемом контроля за сохранностью производственных запасов является их инвентаризация. При проверке инвентаризационных работ следует обратить внимание на следующие вопросы:
своевременность и правильность проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей,
правильность определения результатов инвентаризаций и отражения их в бухгалтерском учете,
обоснованность списания недостач и потерь товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке согласно нормам на естественную убыль;
причины образования и порядок оформления потерь товарно-материальных ценностей от брака и порчи,
соблюдается ли установленный порядок утверждения документов на списание указанных потерь (установить суммы, причину этих потерь и виновных в этом лиц);
В процессе проверки организации проведения инвентаризации следует установить: соблюдение сроков проведения инвентаризации, соблюдение порядка проведения инвентаризации, обеспечения качества данных, полученных при инвентаризации, соблюдение порядка оформления результатов инвентаризации, соблюдение порядка отражения в учёте результатов инвентаризации.
При проверке результатов инвентаризации материалов необходимо учитывать, что проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании организации;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством
В сельскохозяйственных организациях должны соблюдаться следующие сроки проведения инвентаризации:
Сроки проведения инвентаризации материально-производственных запасов:
Наименование ценностей |
Срок проведения инвентаризации |
семена, корма, готовая продукция |
не менее двух раз в год (1.07 и 1.12) |
топливо и нефтепродукты |
не реже 1 раза в месяц |
ветеринарные медикаменты, сырьё |
один раз в год, но не ранее 1.10 |
драгоценные металлы |
не менее двух раз в год (1.07 и 1.12) |
Проверяется соблюдение методики проведения инвентаризационных работ. Для этого аудитор (ревизор) может наблюдать за процессом проведения инвентаризации (если период проведения аудита совпал с фактическими сроками проведения инвентаризации). Кроме этого, можно провести контрольную инвентаризацию либо выборочный контрольный осмотр материалов. С целью получения сведений о сохранности материалов выбирается определенное количество материалов и затем проверить, отражены ли они в бухгалтерском учете организации. Необходима также обратная процедура: выбрать по данным бухгалтерского учета определенное количество материалов и удостовериться в том, что они имеются в наличии.
Проверяется организация складского хозяйства:
состояние складского хозяйства и обеспечение мест хранения весовыми и измерительными приборами, мерной тарой; условия хранения кормов, семян, сырья и материалов, не допускается ли при этом снижение их качества и порча; правильность приемки кормов, материалов, семян и сырья по количественным и качественным показателям;
соблюдение правил хранения и складирования материальных ценностей, организации складского хозяйства, охраны складов, противопожарной защиты и пропускной системы. При проверке организации охраны и противопожарной защиты необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, исправность сигнализации, освещения подступов к складским помещениям; опечатываются и сдаются ли охране на ночь склады; имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей. Следует также проверить соблюдение порядка оформления пропусков на вывоз материальных ценностей и продукции с территории проверяемой организации и установить, не допускается ли вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицами, не имеющими на это право, или по устным разрешениям и запискам, осуществляется ли контроль за вывозом материальных ценностей по наименованию, количеству и качеству.
Проверка поступления ПЗ:
Следует установить своевременность заключения договоров на поставку материальных ресурсов, продукции и осуществления контроля за выполнением договорных обязательств;
состояние учета выполнения заданий и обязательств по поставкам продукции по количеству, срокам и ассортименту, предусмотренным в договорах, достоверность отчетных данных об объеме реализации продукции с учетом выполнения обязательств по поставкам;
Проверяется соблюдение порядка приемки и учета материальных ценностей, предметов в составе оборотных активов:
Производится ли взвешивание грузов и определение фактического количества при приемке их на железной дороге или водном транспорте, а также на складах проверяемой организации.
Проведение проверки поступивших на склад товарно-материальных ценностей проводится в отношении соответствия их ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах (счета-фактуры, железнодорожные и товарно-транспортные накладные, спецификации и другие сопроводительные документы).
Устанавливают правильность и своевременность оформления приемки материальных ценностей на складах, обоснованно ли составляются акты на недостачи и своевременно ли предъявляются к поставщикам, а также коммерческие акты на все случаи несоответствия грузов транспортным и другим документам и своевременно ли предъявляются претензии к транспортным организациям за недостачу и порчу грузов, взыскиваются ли штрафы за просрочку сроков доставки грузов;
При проверке использования товарно-материальных ценностей устанавливается:
реальность числящихся на балансе организации остатков материальных ценностей в пути. Подтверждены ли они транспортными документами и счетами поставщиков, не числятся ли в их составе ценности, находящиеся в пути сверх нормального срока пробега, какие принимаются меры к их розыску, организован ли оперативный контроль за выданными доверенностями на получение ценностей;
правильность списания сырья и материалов на производство, соответствие действующих норм современному уровню технологии и организации производства. При этом следует установить, нет ли случаев, когда в результате завышения норм расхода сырья и материалов образуются неучтенные излишки материальных ценностей, а также случаев списания их в завышенных размерах против фактического расходования. Правильность оформления отпуска товарно-материальных ценностей со складов на производство и на сторону другим потребителям соответствующими расходными документами (требованиями, ведомостями и другими документами). Установлен ли определенный контингент лиц, которым предоставлено право затребования материалов со складов. Осуществляется ли контроль за соблюдением установленного лимита получения со склада материалов для производственных нужд;
Целесообразно провести проверку по видам производственных запасов.
Проверяют обеспечение сохранности горюче-смазочных материалов; соблюдаются ли нормы расхода топлива и смазочных материалов.
В ходе ревизии следует провести инвентаризацию горюче-смазочных материалов.
Следует выяснить, соблюдаются ли установленные нормы выдачи спецодежды, спецобуви и спецпитания, организация учета спецодежды, малоценного инвентаря и инструментов, находящихся в эксплуатации; приходуется ли полученный утиль от списания этого имущества;.
Также выясняют, обеспечены ли сохранность и правильный учет драгоценных металлов, алмазов, изделий из них на складах и в производстве в соответствии с действующим положением;
Проверяют использование спирта по прямому назначению, правильность определения температуры, крепости и безводного содержания спирта при его поступлении или отпуске со склада, обеспеченность его надлежащего хранения и сохранности, не имеет ли места недостача спирта и не отнесена ли она на затраты производства;
Проверяется использование запасных частей.
Важно проверить состояние работы по нормированию потребности, запасов хранения и расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, принимаемые меры по внедрению прогрессивных норм расхода сырья и материалов.
Проверяют факты реализации основных средств, соблюдение порядка определения стоимости материалов при их реализации.
Необходимо также проверить работу с материально ответственными лицами:
состояние работы по подбору и расстановке кадров на материально ответственные должности. Установить, не привлекались ли ранее материально ответственные лица к уголовной ответственности за расхищение собственности, заключены ли с ними письменные договоры о материальной ответственности (полной), согласован ли с главным бухгалтером организации их прием, перемещение, увольнение, производится ли при аттестации работников оценка их моральных качеств.
Проверка учета ПЗ
производится сверка бухгалтерских записей о движении товарно-материальных ценностей с данными карточек складского учета, правильно ли регулируются выявленные расхождения;
проверяется своевременность представления в бухгалтерию заведующими складами и другими материально ответственными лицами отчетов о движении материалов с приходными и расходными документами, не допускается ли задержка в обработке этих документов бухгалтерией, организация учета перемещения материалов, сырья, полуфабрикатов и готовой продукции внутри проверяемой организации;
своевременность и правильность проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, правильность определения результатов инвентаризаций и отражения их в бухгалтерском учете, а также обоснованность списания недостач и потерь товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке согласно нормам на естественную убыль;
устанавливают причины образования и порядок оформления потерь товарно-материальных ценностей от брака и порчи, соблюдается ли установленный порядок утверждения документов на списание указанных потерь (установить суммы, причину этих потерь и виновных в этом лиц);