5.3. Формирование структурных подразделений аппарата управления

Необходимость создания подразделений аппарата управления – службы, отдела, сектора или отдельных должностных лиц, наделенных полномочиями по выполнению той или иной функции управления, должна быть всесторонне обоснована. Критериями при этом выступают характер и объем работы по управлению и необходимый для его выполнения численный и квалифицированный состав работников. В соответствии с этими критериями подразделение должно быть более высокого ранга, если численность его работников наибольшая, выше их квалификация, больше объем и выше сложность выполняемой работы, больше внешних связей.

Основную самостоятельную организационную единицу в аппарате управления предприятий представляет отдел. Как правило, отдел создается при численности его работников 8–10 чел. Однако в некоторых случаях самостоятельные отделы создаются при меньшей численности работников (4–5 чел.). При небольшой численности работников по данной функции (3–4 чел.) создаются самостоятельные секторы. В некоторых случаях секторы и бюро создается в качестве структурных подразделений отделов.

Формирование структурных подразделений аппарата управления предприятий и производственных участков производится на основе норм управляемости. В качестве показателей при разработке норм управляемости принимают максимальное число работников или подразделений аппарата управления, эффективно управляемых одним руководителем. В случае превышения нормы управляемости число подчиненных уменьшают или вводят должность заместителя или помощника.

Для условий транспорта с большим числом однородных предприятий важное значение имеет типизация структур управления. При проектировании типовых структурных подразделений должны приниматься наиболее характерные для каждой рассматриваемой группы условия и методы управления. При разработке структуры для конкретного предприятия отступление от типовой схемы должно основываться на более прогрессивных условиях, обеспечивающих повышение эффективности управления производством.

Важное значение имеет разработка эффективных форм материального стимулирования, проведения мер по снижению фактической численности работников (по сравнению с нормативной) за счет повышения квалификации, совмещения должностей, увеличения норм управляемости, слияния малодеятельных и родственных по характеру работ подразделений, повышения степени централизации функций, ликвидации излишних звеньев и ступеней управления, а также путем совершенствования методов управления. Важно любое мероприятие по совершенствованию управления, приводящее к повышению производительности труда и уменьшению численности работников сферы управления. Целесообразно и введение постоянно производимых доплат при совмещении профессий, за выполнение увеличенного объема работы, при сокращении численности по сравнению с нормативной.

5.4. Экономическая эффективность аппарата управления

В экономической литературе принято считать, что главным показателем эффективности управления является соотношение затрат на управление и получаемых при этом результатов, а производительность управленческого труда выступает в качестве одного из дополнительных показателей и при этом не вполне совпадает с показателем эффективности. Труд работников аппарата управления имеет количественную и качественную стороны и характеризуется:

• количеством и качеством используемой информации;

• скоростью ее получения и обработки;

• глубиной анализа информации;

• обоснованностью принимаемых решений;

• полнотой и скоростью реализации управленческих решений.

Эффективность управленческого труда должна выражаться в показателях, характеризующих степень достижения экономических, производственных, социальных и психологических целей при фиксированном на стадии планирования производства уровне управленческих расходов.

Экономическая сторона эффективности системы управления на транспорте выражается показателями производственно-финансовой деятельности транспортных предприятий, к которым относятся:

• объем работы по перевозке грузов и пассажиров;

• объем погрузочно-разгрузочных работ;

• рост производительности труда;

• себестоимость перевозок;

• прибыль;

• рентабельность;

• использование трудовых ресурсов;

• рост отдачи производственных фондов;

• экономия материальных затрат и др.

Очевидно, что управленческая деятельность влияет в первую очередь именно на перечисленные выше показатели. К обобщающим оценкам относятся показатели экономичности аппарата управления и эффективности его деятельности. Экономичность аппарата управления оценивается величиной затрат труда и расходов на содержание аппарата, отнесенных на единицу работы (продукции). Для основной деятельности транспорта этот показатель может быть определен по формулам:

Эн = Чо/ ∑Pl,				(5.1)
Эд = Д / ∑Pl,				(5.2)
где	Эн и Эд	-	эффективность деятельности аппарата управления соответственно в натуральном и стоимостном выражении;
	Чо	-	общие затраты управленческого труда, чел. (или чел-ч);
	∑Pl	-	объем перевозочной работы, т-км (или пасс.км)
	Д	-	расходы на содержание аппарата управления, руб.

Эффективность аппарата управления – показатель, характеризующий степень воздействия аппарата управления на конечные результаты производственной деятельности предприятия или производственного участка. В этом случае величина реализуемого в производстве экономического эффекта может быть рассчитана следующим образом:

Э = Ар(Сб – Ср) + (Ар – Аб) (Цб – Сб),				(5.3)
где	Аб, Ар	-	годовая выработка одного работающего соответственно в базовом и рассматриваемом периодах, в ед. выполняемой работы;
	Ср, Сб	-	себестоимость единицы работы соответственно в базовом и рассматриваемом периодах, руб. на ед. выполняемой работы;
	Цб	-	доходная (расчетная) ставка за единицу работы в базовом периоде, руб. за ед. выполняемой работы.

Первое слагаемое формулы А_р(С_б – С_р) характеризует прирост или изменение эффекта за счет мер по повышению производительности труда и снижению себестоимости, полученных в рассматриваемом периоде, а второе (А_р – А_б) (Ц_б - С_б) характеризует те изменения эффекта, которые в большей мере можно отнести к результатам деятельности в предшествующем периоде. Это связано с тем, что эффект от роста производительности труда или выработки (А_р –А_б) оценивается по разности между доходной ставкой (тарифом, ценой) и себестоимостью, сложившейся до рассматриваемого периода. Такое разделение эффекта позволяет проводить анализ деятельности органов управления по использованию трудовых и материальных ресурсов в рассматриваемом периоде.

Эффективность отдельных мероприятий по совершенствованию организационных форм управления, применению новых технических средств и других мероприятий в соответствии с действующей методикой оценивается:

• либо по годовой экономии денежных средств:

  Эт = (С1 – ЕнК1) – (С2 – ЕнК2),

  (5.4)

• либо путем исчисления срока окупаемости:

  Т = (К2 – К1)/(С1 – С2)

  (5.5)

• либо по коэффициенту относительной эффективности:

Ео = (С1 – С2)/(К2 – К1),				(5.6)
где	С1, С2	-	себестоимость выполнения работы (продукции) соответственно до и после проведения мероприятий по совершенствованию управления, руб.;
	К1, К2	-	капитальные вложения или производственные фонды соответственно до и после проведения мероприятий, руб.;
	Ен	-	нормативный коэффициент эффективности;
	Ео	-	коэффициент относительной эффективности, (Ео ≥ Ен).

Оценка результатов деятельности органов управления по внедрению новых технических средств может быть также произведена с помощью анализа фондоотдачи Э_ф:

• по натуральным показателям через изменение выработки и фондовооруженности:

  Эф = ΔА/ΔФр;

  (5.7)

• по денежным показателям, характеризующим степень улучшения использования материальных и трудовых ресурсов в расчете на 1 рубль фондовооруженности в рассматриваемом периоде:

Эф = А(Си – Сф)/Фр				(5.8)
где	ΔА	-	изменение выработки, в ед. продукции на человека;
	Фр	-	фондовооруженность работающих в рассматриваемом периоде, руб./чел.
	ΔФр	-	изменение фондовооруженности, в ед. продукции в расчете на рубль основных фондов.

Прирост Э_ф характеризует степень эффективности работы органов управления по техническому перевооружению производства.