5.2. Проектирование организационных структур управления на транспорте

Проектирование организационных структур управления не является строго регламентированным полностью формализуемым процессом, хотя и подчинено определенным принципам и правилам. Разработка организационных структур входит главной составной частью в проектирование системы управления и производится поэтапно. Долгое время организационные структуры управления на транспорте устанавливались преимущественно эмпирическим путем и фиксировались в соответствующих отраслевых инструкциях и под влиянием условий и требований практики непрерывно уточнялись и корректировались. Основные этапы проектирования систем и их содержание приводятся в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Этапы проектирования системы и их содержание

Этап	Содержание работы
1	2
Разработка общих положений о системе управления и принципиальной схемы организационной структуры	Формирование цели, организационно-правового статуса и основных задач создаваемого (проектируемого) органа управления; установление взаимосвязи с внешними органами управления; формулирование основных принципов и методов управления; формирование функций управления, их содержания; определение степени централизации работ по каждой функции.

Продолжение табл.5.1

Формирование системы информационного обеспечения процессов управления	Формирование первичной и создание системы производной информации; разработка форм и состава документации и определение маршрутов ее движения по подразделениям; формализация потоков информации; выбор методов решения формализованных задач, определение возможности и необходимости использования при их решении экономико-математических методов; разработка системы математического обеспечения процессов управления; разработка перечня и определения объема недокументированных обобщений; установление периодичности представления основной информации.
Обоснование организационной структуры аппарата управления	Определение объемов работы и численности инженерно-технических работников по функциям управления; разработка норм управляемости и формирование структурных подразделений.
Составление технологии управления	Формулирование основных принципов функционирования системы управления; проектирование состава основных операций, выполняемых на отдельных рабочих местах; разработка технологии приема, обработки и прохождения маршрутной технологии управленческих процессов; разработка типовых планов-графиков работы аппарата управления и т.п.
Разработка проекта организации труда	Разработка регламента рабочего дня основных категорий работающих; составление проектов организации и обслуживания рабочих мест и регламента выполнения работы; распределение работ по квалификации работников.

Продолжение табл.5.1

Планировка помещений и размещение средств управления

Составление перечня процессов, подлежащих переводу на автоматизированное управление; определение объемов и видов инженерно-управленческих расчетов, а также объемов и видов копировально-множительных работ; выбор технических средств управленческого труда и определение их потребности; проектирование системы организации и механизации управленческих работ; составление плана и наиболее целесообразного размещения структурных подразделений на территории управляемого объекта; составление планировки помещений с размещением технических средств; разработка положений о структурных подразделениях аппарата управления и должностных инструкциях с определением пределов компетенции каждого подразделения и работников в их взаимоотношении в процессе управления.

Экономическая оценка результатов проведенной работы

Расчеты по обоснованию эффективности проектируемой системы управления; экономичность и эффективность отдельных частных решений и функционирования создаваемой системы в целом.

При проектировании организационных структур следует учитывать, проектируется ли новое транспортное предприятие или совершенствуется структура действующего. Для этого необходимо решить следующие задачи:

1. Определение состава и содержания управленческих функций. В зависимости от состава функций, объема работ и других показателей выбирается тип организационной структуры, определяются потребности в инженерно-технических работниках по каждой функции управления.

2. Определение степени централизации работ по каждой функции и количество уровней линейного и функционального управления с распределения специалистов и служащих между аппаратом управления предприятием и его производственными подразделениями.

3. Формирование структурных подразделений аппарата управления с выделением в структуре управления подразделений, возглавляемых административными руководителями (начальником службы, отдела, бюро, мастером и т.д.) исходя из норм управляемости. Одновременно устанавливаются целесообразность и возможность объединения родственных функций в одном структурном подразделении или, наоборот, их обособления. Составляется штатное расписание.

4. Разработка положений о структурных подразделениях аппарата и производственных участков, должностных инструкций и других материалов.

Для осуществления транспортного производства необходима реализация следующих функций управления:

• организация системы и процессов управления;

• планирование и прогнозирование перевозок;

• оперативное управление перевозочным процессом;

• техническое развитие и технологическая подготовка производственного процесса;

• управление трудовыми ресурсами;

• управление финансовыми ресурсами;

• материально-техническое обеспечение;

• обеспечение безопасности движения;

• статистический учет и отчетность;

• автоматизированный сбор, передача и обработка информации;

• управление вспомогательными процессами (ремонтное и энергетическое хозяйства судоремонтных и судостроительных предприятий);

• административно-хозяйственное обслуживание.

Каждая группа функций подразделяется на функции, подфункции и виды работы.

На основе функций управления формируются функции исполнения и соответствующие им структурные подразделения или группы ответственных исполнителей. Если какая-либо функция не может быть совмещена с другими в одном структурном подразделении, то для ее выполнения выделяют ответственных исполнителей, подчиненных одному из руководителей организации.

Для условий транспорта с большим числом однородных предприятий важное значение имеет типизация структур управления. При проектировании типовых структурных подразделений должны приниматься наиболее характерные и прогрессивные для каждой рассматриваемой группы условия и методы управления.

Деятельность аппарата управления и отдельных исполнителей осуществляется на основе соответствующих положений и должностных инструкций. Основным требованием к составлению этих документов является четкое распределение полномочий по уровням управления между руководителями и исполнителями различных рангов.

Положение о структурных подразделениях аппарата управления должно содержать следующие разделы:

• общие положения, где приводится цель деятельности подразделения, его место и значение в системе управления предприятием, точное название, штатный состав и кем он возглавляется;

• основные задачи и функции, необходимые для эффективной работы подразделения; функции конкретизируются перечнем основных работ и операций;

• права, определяющие компетенцию рассматриваемого подразделения аппарата управления по реализации возложенных на него функций и задач; необходимо разграничить права, входящие в компетенцию начальника, его заместителя и отдельных должностных лиц;

• организация работы, регламентация деятельности структурного подразделения, формулирование принципов организации работ, основы взаимоотношений с другими подразделениями.

• ответственность; в этом разделе в соответствии с действующим законодательством рассматривается материальная и моральная ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на подразделение задач.

Конкретизация задач, прав и ответственности, возложенных на каждого исполнителя, осуществляется в должностных инструкциях, которые разрабатываются на предприятии и учитывают реальные условия и объемы работ. Должностная инструкция является исходным документом для определения потребности в специалистах высшей и средней квалификации, планирования подготовки специалистов, планирования развития сети учебных заведений, корректировки учебных программ, обоснования соотношений специалистов со средним и высшим образованием в различных звеньях управления транспортным предприятием.