Список рекомендованої літератури до теми:

1. Вихованець І. Р., Городенська К. Г., Грищенко А. П. Граматика української мови. – К.: Радянська школа, 1982. – 208 с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

4. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

5. Коваль А. П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992. – 279 с.

6. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 1995.– 207 с.

7. Сучасна українська літературна мова. Стилістика. – К.: Наукова думка, 1973 – 588 с.

Тема 3: класифікація документів

Зміст

1. Диференціація документів

2. Поняття про бланк, формуляр. Реквізити документів

1.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі документи: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні.

До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені способом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють документи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові,постачально-збутові тощо.

Інші виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні,організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення,заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні),трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються індивідуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових записок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи(підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й нетермінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істинні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригінали і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії– документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи – це документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.

2.

Щоб укласти будь-який розпорядчий документ, потрібно знати правила формуляра-зразка.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа.

Реквізити – це сукупність обов'язкових елементів у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

– Державний герб України;

– емблема організації (підприємства);

– зображення урядових нагород;

– код підприємства;

– код документа;

– назва міністерства чи відомства;

– назва установи (організації, підприємства);

– назва структурного підрозділу;

– індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

– назва виду документа;

– дата;

– індекс (вихідний номер документа);

– посилання на індекс і дату вхідного документа;

– місце складання чи видання;

– гриф обмеження доступу до документа;

– адресат;

– гриф затвердження;

– резолюція;

– заголовок до тексту;

– позначка про контроль;

– текст;

– позначка про наявність додатка;

– підпис;

– гриф погодження;

– візи;

– печатка;

– позначка про засвідчення копії;

– прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

– позначка про виконання документа й направлення його до справи;

– позначка про перенесення даних на машинний носій;

– позначка про надходження.

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізит на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найчастіше доводиться користуватися бланками службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Досвідчені службовці кажуть, що документ – обличчя установи, а бланк – її візитна картка. До виготовлення бланків існують такі вимоги:

– повинні бути виконані бездоганно (бездоганні текст і поліграфія);

– чітко надруковано текст;

– текст має бути подано грамотно.

За державними стандартами передбачено кутове і поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Кутове розміщення більш раціональне, бо праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Такі бланки рекомендують використовувати при оформленні документів, що мають «гриф затвердження» (протоколів, актів тощо).

Поздовжнє розміщення штампа доцільне у випадках, коли назва установи разом з назвою вищестоящої організації, якій вона підпорядкована, складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній державним стандартом 6.38–90 для кутового штампа.