Список рекомендованої літератури до теми:

1. Антоненко-Давидович Є. Як ми говоримо.– Київ: Либідь, 1991.– 253с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

4. Дужик Н. Науковий стиль і сучасні термінологічні проблеми // Українська мова: з минулого в майбутнє. – К., 1998. – С. 124–126.

5. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

6. Коваль А. П. Культура ділового спілкування: Навчальний посібник. – К.: Либідь, 1992. – 280 с.

7. Ринкова термінологія ділової людини: Словник-довідник. – К.: Абрис, 1992.– 88 с.

8. Пентилюк М. I. Культура мови і стилістика: Пробний підручник для гімназій гуманітарного профілю. – К.: Вежа, 1994. – 239 с.

9. Пономарів О. Д. Стилістика сучасної української мови. – К.: Либідь, 1993. – 248 с.

Тема 2: документ як засіб професійної комунікації

Зміст

1. Поняття про документ

2. Функції документа

3. Властивості документа

1.

Документ (лат. documentum – зразок, доказ, свідоцтво) походить від «docere» – вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть в індоєвропейської прамови, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або отриманням чогось. За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» і пов'язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» – Вчу, навчаю, від якого були утворені слова «doctor» – вчений, «doctrina» – вчення, «documentum» – те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридична звучання і стало означати «письмовий доказ». Доказ, почерпнуте з книг, підтверджуючих записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до XIX ст. З латинської мови воно запозичене у всієї європейської мови. У російську мову слово «документ» прийшло за часів Петра I, як запозичене з німецької і польської мов – у значенні письмового свідоцтва.

На початку XX ст. воно мало два значення:

1) будь-який папір, складений законним порядком і який може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану,на вільне проживання) або на виконання якихось обов'язків (умови, договори,боргові зобов'язання);

2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

Документ (Міжнародна організація зі стандартизації (ISO) – записана інформація, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука тощо. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

Документ (ЗУ «Про інформацію») – матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ (ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення») – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ (ДСТУ 2732:2004) – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

2.

Загальні функції характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду:

Інформаційна – документ створюється для передачі або зберігання інформації. Інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Закріплення (фіксація) інформації, зберігання інформації, трансляція інформації.

Соціальна – задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна – засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства:

Управлінська – за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова – за документом закріплена юридична сила.

Історична – надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Комунікативна – полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва. Одновекторна комунікація – у документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх; двовекторна комунікація – проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна – полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).

Пізнавальна (освітня) або когнітивна – здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо.

Правова – здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження).

Загально-культурна функція – здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо.

Меморіальна (пам'яткова) функція – здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи).

Гедонічна функція – здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо.

Статистична функція – здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела – здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.

3.

Атрибутивність – наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати (інформаційна складова – вся інформація документа; інформація про документ; інформація на документі – автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо; інформація, підтверджена документом; матеріальна складова – інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір,кіно, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т. д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, клей тощо) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер тощо).

Функціональність – призначення для передачі інформації в просторі й часі.

Структурованість – зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.