1.3. Принципи і вимоги прийняття управлінських рішень

Процес підготовки і прийняття управлінського рішення ґрунтується на відповідних принципах, здійснення яких забезпечує досягнення цілей організації. Ці принципи формувалися у міру розвитку науки управління, основу якої було закладено на початку століття в роботах таких відомих економістів, як Г. Емерсон, А. Файоль, Г. Форд, Ф. Тейлор.

Принцип науковості управління обумовлює наукове обґрунтування управлінських рішень. Науковість управління полягає в тому, що кожний орган управління, кожний керівник при виконанні своїх обов'язків з організації взаємодії окремих частин об'єкта управління повинен виходити з наукових основ управління і визначених об'єктивних тенденцій та залежностей.

Принцип науковості, як методологічне положення розробки проектів управлінських рішень, виявляється також і в об'єктивності підходу до обґрунтування заходів, що передбачаються рішенням. Здійснення об'єктивного

підходу вимагає дотримання низки вимог, насамперед до кваліфікації осіб, зайнятих розробкою рішень, рівня їх знань і розуміння об'єктивних закономірностей функціонування об'єкта, для якого готується рішення.

Принцип добору кадрів управління має бути завжди визначальним на кожному підприємстві. Його дотримання дає можливість забезпечити кожне робоче місце апарату управління кваліфікованими, ініціативними, добросовісними і дисциплінованими працівниками. Добір працівників за їх професійними і моральними якостями в кожній організації здійснює відповідний підрозділ, який, крім цього, веде облік кадрів і займається підвищенням їх кваліфікації. При прийнятті на роботу важливо використовувати систему тестів, а на відповідальні місця добирати відповідні кандидатури в університетах та інших навчальних установах. Слід підкреслити необхідність проведення систематичної виховної роботи з молодими фахівцями, виховання в них патріотизму щодо своєї організації.

Найбільш визначним принципом управління є оптимальний розподіл функціональних обов'язків апарату управління. Необхідність його використання визначено наявністю різних функцій управління і необхідністю розподілу праці. Основою розподілу обов'язків є організаційна структура управління, в якій визначаються структурні підрозділи об'єкта управління і зв'язок між ними. Організаційна структура управління забезпечує розподіл функціональних обов'язків між структурними підрозділами, які потім деталізуються між його працівниками.

У розподілі обов'язків важливо здійснювати раціональне делегування повноважень і відповідальності. Істотним недоліком багатьох діючих організаційних структур є централізація повноважень, яка призводить до негативних наслідків: затримки в термінах ухвалення рішень, зниження ініціативи і відповідальності в низових ланках управління. Тому при формуванні організаційних структур управління необхідно прагнути максимально децентралізувати ухвалення управлінських рішень.

Принцип єдиноначальності і колегіальності управління доповнює попередній. Сутність цього принципу полягає в органічному поєднанні колективного обговорення важливих проблем та єдиноначальності в ухваленні рішень і відповідальності. Колегіальність управління передбачає обговорення проектів важливих рішень на колегіях міністерств і державних комітетів, правліннях Національного банку України, комерційних банків, загальних зборах акціонерів тощо. Єдиноначальність полягає в одноосібному розпорядженні керівника організації, яке визначається в його наказах і розпорядженнях і є обов'язковим для виконання всіма працівниками організації.

Слід звернути увагу на важливість дотримання принципу індивідуальної відповідальності за доручену справу і кожне конкретне рішення. Колегіальне обговорення проблем не повинно перетворюватися на колективну відповідальність. Передова практика свідчить, що найбільшою мірою індивідуальна відповідальність досягається в організаціях, у яких обов'язки кожного працівника апарату управління визначаються посадовими інструкціями. Але при цьому слід зазначити, що в сучасних умовах вони не отримали широкого розповсюдження, що знижує ефективність управлінського рішення.

Разом з цим слід здійснювати принцип використання ініціативи і досвіду працівників. Заохочення ініціативи працівників є резервом підвищення ефективності діяльності об'єкта управління. Таке заохочення може виявлятися в різних формах. Однією із найпоширеніших форм є матеріальне заохочення у вигляді спеціальних платежів за винаходи і раціоналізаторські пропозиції працюючих, які покращують умови виробництва або ведуть до збереження ресурсів. Практикуються також видача грошових премій і цінних подарунків, надання пільгових путівок у профілакторії та різні місця відпочинку, а також інші пільги. Не менш цінним є використання досвіду працівників високої кваліфікації для вдосконалення процесу діяльності робочих місць, підвищення кваліфікації молодих кадрів.

Важливу роль у діяльності об'єкта управління відіграє принцип конкретності й оперативності керівництва. Конкретність полягає в тому, що кожне управлінське рішення має чітко визначати конкретні заходи і дії, терміни їх виконання, очікувані результати й осіб, відповідальних за виконання. Оперативність керівництва передбачає своєчасність ухвалення рішення, бо навіть правильне рішення, прийняте із запізненням, може призвести до втрат.

Отже, вищезазначені принципи є основою прийняття управлінських рішень. Але крім них, кожне УР має задовольняти основні вимоги й умови їх розробки та реалізації:

1. Наукова обґрунтованість, яка полягає в тому, що УР формується з урахуванням об’єктивних закономірностей, які знаходять своє вираження в технологічних, економічних та інших особливостях об’єкта, на який має впливати управлінське рішення. Прогрес науки забезпечує управлінців сучасними методами аналізу сучасних управлінських ситуацій.

2. Цілеспрямованість рішення. Цілі керованого об’єкту повинні узгоджуватись з цілями більш високого рангу. Розвиток місцевого самоврядування потребує узгодження рішень з органами регіонального управління.

3. Кількісна і якісна визначеність УР передбачає, що залежно від змісту задачі його результати можуть бути виражені як кількісними, так і якісними показниками.

4. Правомірність і законність рішення передбачає відповідність УР діючим правовим нормам. Щоб рішення були правовими, їх повинні приймати особи, які мають на це право. Законність рішення передбачає його узгодженість з діючими державними та відомчими законоположеннями, наказами, нормами, стандартами та ін.

5. Оптимальність рішення визначає необхідність вибору такого варіанта УР, який би відповідав економічному критерію ефективності: мінімум витрат при забезпеченні максимального кінцевого результату.

Одним із важливих засобів оптимізації УР і є моделювання, що дозволяє передбачити хід процесу, напрямки і зміни стану управління під дією тих чи інших управлінських впливів.

6. Своєчасність прийняття УР означає, з одного боку, можливість шляхом його прийняття призупинити негативний вплив тих чи інших факторів і уникнути втрат, що вже (чи будуть) нанесені об’єкту управління, з другого боку, своєчасність управління характеризується співвідношенням тривалості часу, необхідного для здійснення передбачених УР заходів по зміні діяльності об’єкту управління в світлі виниклої проблеми і фактичною наявністю часу, який є в розпорядженні виконавців. Виконання вимоги своєчасності прийняття рішення передбачає виконання установлених строків підготовки, доведення їх до виконавців, можливість верифікації і контролю виконання УР.

7. Комплексність УР. При виконанні управлінського рішення треба брати до уваги найважливіші сторони взаємозалежності й діяльності, що як для об’єктів різного масштабу, так і для різних часових періодів матимуть суттєві відмінності.

8. Стимулююча функція УР. Обґрунтоване управлінське рішення має обов’язковий характер для виконавців і має за мету зростання ефективності діяльності об’єкта управління, тим самим забезпечується і матеріальне заохочення працівників, що, в свою чергу, сприяє повному, своєчасному і якісному виконанню УР.

9. Гнучкість УР передбачає наявність прав у виконавців УР проявляти творчу ініціативу, коригувати рішення у разі змін умов, які враховувались при прийнятті рішення з метою забезпечення оптимального результату. Проте дії виконавців мають бути обмежені їх правами в коригуванні рішення. В інших випадках проводити коригування має право тільки керівництво.

10.Повнота оформлення УР. Форма і зміст рішення повинні бути діалектично єдині. Форма викладу УР повинна бути лаконічною і чіткою,

виключати помилкове розуміння чи подвійне тлумачення задач УР виконавцями, вказувати на конкретні способи і засоби, строки здійснення УР, потрібні ресурси, склад виконавців і відповідальних за виконання УР, форми контролю і обліку проміжних та кінцевих результатів, порядок взаємодії виконавців, правомірність документів, одержаних в ході рішення за допомогою ЕОМ. Вимога якісного оформлення потребує повноти інформації по всіх аспектах дій, пов’язаних з виконанням і коригуванням УР.

Дотримання перелічених вимог до управлінських рішень необхідне для забезпечення їх конкретності й інформативності, для чіткого розподілу обов’язків по їх виконанню. Якщо забезпечуються вказані вимоги, то досягається можливість повного виконання і здійснення цілей поставлених управлінських рішень.

ТЕМА 2. СИСТЕМНИЙ АНАЛІЗ УПРАВЛІНСЬКИХ ПРОБЛЕМ

2.1. Системний підхід в ухваленні управлінських рішень

2.2. Системний аналіз як метод ухвалення і обґрунтування рішень

2.3. Взаємозв'язок основних елементів реалізації системного підходу в процесі ухвалення рішень

2.1. Системний підхід в ухваленні управлінських рішень

Ухвалення раціональних рішень вимагає цілісного (системного) підходу до розробки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Використання системного підходу при ухваленні рішень викликає все ширший інтерес з боку фахівців з управління і керівників підприємств. Дуже часто його називають новим типом управлінського мислення. Нині практично в будь-якій науковій роботі з економічних та управлінських проблем містяться посилання на використання системного підходу, бо він дає змогу підвищити організованість, якість і ефективність керованих об'єктів.

Системний підхід - це філософія управління, метод виживання на ринку, метод перетворення складного в просте, підняття від абстрактного до конкретного.

Системний підхід є основним методологічним інструментом прийняття управлінських рішень, який передбачає планомірне дослідження об'єктів пізнання як складних динамічних систем, що складаються з окремих елементів і мають численні внутрішні і зовнішні зв'язки. Такий підхід забезпечує глибоке дослідження об'єкта з виявленням його значущих причинно-наслідкових зв'язків з урахуванням їх динамічності, взаємодії, взаємозалежності, комплексності, цілісності, співпорядкованості з виділенням головної ланки.

Таким чином, системний підхід надає можливість при прийнятті будь- якого рішення визначити всі взаємозв'язки і з їх урахуванням встановити вплив цього рішення на поведінку як усієї системи, так і окремих її частин.

Інакше кажучи, системний підхід - це методологія дослідження об'єктів як систем. Система складається з двох частин:

1) зовнішнє оточення, яке включає вхід і вихід, зв'язок з зовнішнім середовищем, зворотний зв'язок;

2) внутрішня структура - сукупність взаємопов'язаних компонентів, що забезпечують процес впливу суб'єкта управління на об'єкт, переробку входу в вихід і досягнення цілей системи.

Отже, система - це цілісна одиниця взаємозалежних частин, що мають особливу єдність із зовнішнім середовищем, і становить підсистему системи вищого порядку.

Якщо розглядати промислове підприємство як систему, то його підсистемами можуть бути виробнича, збутова, фінансова, управлінська й постачальницька діяльність. Для підприємства торгівлі найбільш важливими будуть підсистеми постачання, збуту і фінансів. Але в кожному конкретному випадку виділення основних підсистем здійснюється індивідуально, з урахуванням специфіки підприємства. Наприклад, для промислового підприємства, яке працює головним чином за системою державного замовлення, збутова функція буде не такою важливою, як для підприємства, що реалізує свою продукцію на відкритому конкурентному ринку.

Метою системи є кінцевий результат або вихід, до якого вона прагне залежно від своєї структурної організації. Метою, наприклад, виробничої системи може бути досягнення необхідної маси заново створеної вартості шляхом випуску конкурентоспроможних товарів для споживачів.

Для несистемного підходу часто характерним є розгляд одного рішення з цілого ряду можливих, частіше за все відповідно до тієї чи іншої службової інструкції, традиції, що склалася, без оцінки ефективності і наслідків цього рішення.

Згідно з потребами практики, ухвалення управлінських рішень має базуватися на більш повному і послідовному застосуванні системного підходу. Це повинно виявлятися в розгляді окремих господарських об'єктів будь-якого

рівня управління як окремих систем, органічно пов'язаних і активно взаємодіючих з іншими системами в рамках народногосподарського комплексу, виявленні ролі кожної з них у загальному процесі функціонування економіки. Такими системами можуть бути економіка країни в цілому, її галузі, сектори, види діяльності, суб'єкти господарювання. Так, при прийнятті управлінських рішень щодо торгівлі на макрорівні ця сфера діяльності буде розглядатися як частина національної економіки, а на середньому рівні - як сукупність гуртової, роздрібної й зовнішньої торгівлі, які, у свою чергу, є узагальненням діяльності торговельних підприємств, схожих за характером своїх торгових послуг.

Системний підхід до організації управління вимагає переходу від розрізнених, приватних моделей економіки, ізольованого розгляду економічних категорій і окремих приватних питань до загальної концепції, що дає змогу простежити за всією системою зв'язків і відносин в економіці, всім комплексом параметрів, що визначають якнайкращі шляхи її розвитку і сприяють виконанню намічених планів. Такий самий підхід слід використовувати при ухваленні рішень на рівні окремих організацій і підприємств. Системний підхід є прямим протиставленням практиці локального, тимчасового вирішення проблем без урахування наслідків цих рішень у майбутньому.

Принципи системного підходу - це положення загального характеру, що є узагальненням досвіду роботи людини зі складними системами. їх часто вважають ядром методології. Нині відомо близько двох десятків принципів, серед яких доцільно виокремити такі:

- пріоритет кінцевої мети (цілі всіх структурних елементів системи управління з реалізації ухвалених рішень, цілі всіх людей, що входять в організацію, мають бути злагоджені і збігатися з вектором мети організації);

- єдність (всі елементи системи ухвалення і реалізації рішень знаходяться у взаємозв'язку і взаємозалежності, для досягнення загальної мети вони повинні сприяти один одному);

- взаємозв'язок (всі елементи системи управління, що реалізовує ухвалені рішення, пов'язані не тільки між собою, а й з навколишнім середовищем);

- ієрархія (всі елементи системи розробки, ухвалення і виконання ухвалених рішень знаходяться в ієрархічному взаємозв'язку підкорення і відповідальності);

- функціональність (сумісний розгляд структури управління реалізацією рішень і функціями з пріоритетом функції над структурою);

- розвиток (урахування змінності системи управління, її здібність до розвитку);

- децентралізація (поєднання в ухваленні рішень та управлінні централізації і децентралізації);

- невизначеність (урахування в реалізації рішень невизначеності і випадковості);

- модульна побудова (доцільно і можливо при вивченні діяльності осіб, що приймають рішення, і персоналу управління виходити з можливості виокремлення в ній модулів).

Отже, системний підхід засновано на глибоких дослідженнях причинних зв'язків і закономірностей розвитку соціально-економічних процесів. Розширення застосування системного підходу при ухваленні управлінських рішень сприятиме підвищенню ефективності функціонування економічної системи країни в цілому та її окремих об'єктів.