1 Характеристика понятия «общение» и его структура
Социальный смысл общения
Специфика общения
Неформальное общение
Формальное общение
Деловое общение
Профессиональное общение
Вербальным (речевым), невербальным (мимика, жесты, интонация и т.п.)
В профессионально и деловом общении широко используются жесты.
Структура профессионального и делового общения в хозяйствующих организациях включает в себя: потребность, вызвавшую необходимость общения, цель общения (сообщения),тему (содержания) сообщения, код или язык сообщения.
Устная речь, дополняющаяся мимикой, пантомимикой и жестами.
Письменная речь.
2 Виды общения, виды делового общения.
Деловое общение представляет собой тип общения, целью которого является взаимообмен информацией между существующими или потенциальными партнерами. Во время делового общения решаются важные вопросы, ставятся и достигаются цели, приобретаются личностные и деловые качества.
Все виды делового общения делят на две группы: прямые и косвенные.
Под прямым понимается общение, которое происходит непосредственно между партнерами, которых не разделяют пространственные и временные преграды. Это может быть деловая беседа, переговоры.
Под косвенным подразумевается контакт, который осуществляется с помощью технических средств (телефона, интернета). Опыт показывает, что по возможности нужно стремиться к прямому общению, так как оно считается самым результативным для достижения какой-либо цели. Все же живое общение, когда собеседники видят друг друга, не сравнится ни с чем другим.
Вербальное и невербальное Существуют такие виды делового общения, как вербальное и невербальное. Вербальное – это общение с помощью слов, невербальное – это общение с помощью жестов, мимики, поз. Невербальный портрет человека можно составит по тому, какие позы он выбирает для ведения разговора, как он смотрит на своего собеседника и с какой интонацией он произносит ту или иную информацию. Технология делового общения может осуществляться с помощью различных способов и форм общения. В зависимости от этого выделяют следующие виды делового общения:
Деловое совещание
Публичное выступление
Деловая беседа
Деловые переговоры
Спор
Деловая переписка
3 Сравнительная характеристика средств общения
Характеристики средств общения подразделяются на внешние и внутренние. К числу внешних относятся: тип общения, язык общения, требуемые ресурсы. Тип общения определяется такими параметрами, как форма (канал) общения и организация диалога. Коммуникация может происходить в форме обмена текстами, изображениями, звуковыми сообщениями. Параметры организации общения можно определять по-разному. С одной стороны, организация процесса коммуникации предполагает определенную форму задания последовательности реакций агентов - участников диалога (полилога): а) жесткую; б) гибкую (с перехватом инициативы); в) свободную.
С другой стороны, различаются:
1) глобальная структура коммуникации, зависящая только от целей агентов;
2) тематическая структура коммуникации, определяемая задачей, выполняемой в процессе коммуникации;
3) локальная структура коммуникации, т. е. структура шага коммуникации. К внутренним характеристикам средств общения относятся коммуникативные знания, возможности понимания и обработки знаний, характеристики интерфейса, показатели устойчивости и гибкости коммуникации.
4 Язык. Знак. Значение. Субъективный смысл.
Фото
5 Механизмы познания другого человека. Идентификация. Эмпатия. Рефлексия.
Фото
6 Механизмы воздействия в процессе общения. Психическое заражение. Внушение. Убеждение. Подражание.
Фото
7 Формирование первичного впечатления в процессе делового общения
Структура первого впечатления, в основном, складывается из нескольких компонентов. В новом человеке последовательно воспринимаются: физический облик; осанка; оформление внешности (в том числе и стиль одежды); экспрессивность, переживаемые эмоциональные состояния; особенности поведения и действий; манера общения; предполагаемые (прогнозируемые, угадываемые) качества личности.
Выбор стиля обычно рассматривается как показатель того, что человек из себя представляет, какой у него образ "Я" (как он сам себя представляет). При оценке стиля одежды, в первую очередь, обращается внимание на то, насколько она соответствует случаю, возрасту и статусу человека.
поведенческая и речевая самопрезентация, т. е. умение себя "преподнести". Она заключается в способности привлекать внимание окружающих к своим достоинствам и "камуфлировать" недостатки. При умелом самовыражении человек воспринимается как привлекательный.
Уверенные в себе люди чаще оценивают других как доброжелательных и расположенных к ним.
8 Классификация психотопов личности в деловом общении
Тетрадь
9 Вербальные и невербальные способы самоподачи отношения
Фото
10 Барьеры непонимания в процессе общения. Виды контрсуггестии.
Интересное и оригинальное понимание механизмов, которые создают барьеры, предложил выдающийся психолог Б.Ф.Поршнев.
Он пришел к выводу, что речь является способом внушения, или суггестии, самым мощным из средств воздействия, имеющихся в арсенале человека. Об этом он писал так: "Хотя всякий говорящий внушает, однако далеко не всякое словесное внушение приемлется как таковое, ибо в подавляющем большинстве случаев налицо и встречная психологическая активность, называемая контрсуггестией, противовнушением, которая содержит в себе способы защиты от неумолимого действия речи", Поршнев Б.Ф Социальная психология и история. — М., 1979 — С. 155.
Именно контрсуггестия и является главной причиной возникновения тех барьеров, которые появляются на пути коммуникации.
Б.Ф.Поршнев выделил три вида контрсуггестии: избегание, авторитет и непонимание. Как мы увидим в дальнейшем, избегание и авторитет — это защита от источника коммуникации, а непонимание — от самого сообщения.
Авторитет. Действие авторитета как вида контрсуггестии заключается в том, что разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в доверии вторым.
Непонимание что нужная и актуальная информация не воспринимается.
11 Управление вниманием в процессе делового общения
ля успешного взаимодействия необходимо настроить собеседника на правильное восприятие информации, пробудить интерес к теме разговора и к происходящим событиям, сформировать готовность к пониманию и анализу сообщения. Для этого инициатору необходимо владеть приемами активизации и управления вниманием человека. Под активизацией внимания понимаются пробуждение активности восприятия человека, усиление его мыслительной деятельности и чувств.
Конечно, наиболее надежный способ привлечь внимание человека — начать говорить с ним о том, что его волнует. Однако нельзя не учитывать и то, как вы говорите. Вы можете сделать вашу речь выразительной, чувственной и эмоциональной, а можете говорить безлико и безразлично; ясно, что воздействие на слушателя при этом будет различным.
Средство, с помощью которого вы доносите ваше сообщение до партнера, — ваш голос. Возможно, вы довольны своим голосом, но следует помнить, что человек слышит свой голос иначе, чем слышат его другие; ведь звук проходит и через воздушные каналы, соединяющие наши рот и уши. Поэтому нередко человек, который впервые слышит свой голос, записанный на пленку, не сразу узнает его. Ваш голос может стать мощным и эффективным инструментом воздействия и передачи информации, а может оказаться инструментом пытки для слушателя, если сделать его монотонным и неприятным для слуха.
Можно без преувеличения сказать, что голос человека — это место, где встречаются его сознательное (содержание речи) и бессознательное (характеристики голоса). Для слушателя порой важно не столько то, что мы говорим, сколько то, как мы это делаем.
1. Прием «нейтральной фразы». Он заключается в том, что общение с собеседником инициатор начинает с фразы, напрямую не связанной с интересующей его темой, но имеющей отношение к собеседнику.
2. Наиболее простым средством привлечения внимания собеседника являетсяповышение голоса. Речь, конечно, не идет о повышении до крика. Это недопустимо не только по морально-этическим, но и тактическим соображениям, так как крик любого человека — явный признак его слабости и бессилия. Но при этом нельзя не признать, что некоторое повышение голоса, особенно в начале фразы, не только привлекает внимание, но и оказывает дополнительное воздействие на партнера.
3. Прием «завлечения». Суть его заключается в том, что инициатор общения вначале произносит что-то трудно воспринимаемое, например, очень тихо. Собеседнику для понимания приходится предпринимать усилия, которые предполагают концентрацию внимания. При этом необходимо отметить, что прием может оказаться эффективным только в том случае, если инициатору общения уже удалось произвести на собеседника значительное впечатление своим профессионализмом и уверенностью в своих силах.
4. Важным способом фокусировки внимания является прием установления зрительного контакта между говорящим и слушающим. Очень многие пользуются этим приемом, зная его эффективность: они обводят аудиторию взглядом, смотрят пристально на кого-нибудь одного, фиксируют взглядом нескольких человек в аудитории. Установление зрительного контакта широко используется в любом общении (не только в массовом, но и в межличностном, деловом и т. д.). Пристально глядя на человека, вы привлекаете его внимание; постоянно уходя от чьего-то взгляда, вы показываете, что не желаете общаться. Зрительный контакт используется не только для привлечения внимания, но и для того, чтобы его удерживать в процессе общения.
5. Прием «акцентировки». Он используется в тех случаях, когда необходимо обратить особое внимание партнера на самые важные (с точки зрения говорящего) моменты в сообщении. Данный прием можно реализовать с помощью прямой и косвенной акцентировки. Прямая акцентировка достигается за счет употребления таких фраз, как, например, «прошу обратить внимание», «важно отметить, что...», «необходимо подчеркнуть, что...» и т. д. Косвенная акцентировка происходит, если места, к которым нужно привлечь внимание, выделяются из общего строя общения так, чтобы контрастировать с окружающим фоном и автоматически привлекать внимание.
6. Еще один прием поддержания внимания — это «навязывание ритма». Внимание человека постоянно колеблется (флуктуирует), и если намеренно не прилагать усилий к тому, чтобы все время его настраивать, то оно неотвратимо будет «убегать», переключаться на что-то другое. Особенно способствует такому переключению монотонная, однообразная речь. Когда собеседник говорит именно так, даже заинтересованный слушатель с трудом удерживает внимание, и чем больше он пытается сосредоточиться, тем сильнее его клонит в сон. Именно здесь и применяется прием «навязывания ритма». Постоянное изменение характеристик голоса и речи — наиболее простой способ задать нужный ритм разговора. Говоря то громче, то тише, то быстрее, то медленнее, то скороговоркой, то нейтрально, собеседник как бы навязывает слушающему свою последовательность переключения внимания, не дает ему возможности расслабиться и что-то пропустить.
7. Прием «своевременного использования пауз» подготавливает партнера, выделяет мысль и позволяет оценить важность сказанного.
Использование пауз полезно для инициатора беседы в следующем ряде случаев:
Перед тем как начать говорить. Пауза дает возможность слушателю подготовиться к восприятию, настраивает его внимание на слушание и позволяет говорящему собраться с мыслями.
Для управления вниманием и усиления значения сказанного. Если вопрос, фраза или мысль имеют особую важность, но их можно не услышать или понять неправильно, применение пауз весьма полезно перед ними. В данном случае она сравнимо с остановкой гида перед особенно интересной картиной.
Вместо знаков препинания, когда паузы используются для структурирования речи и увеличения степени ее понятности.
При смене характера беседы. В данном случае пауза разделяет ее процедуры, не позволяет смешивать различные этапы деловой встречи.
8. Прием «переформулировки» — действенное средство поддержания внимания и усиления воздействия. Уже высказанная ранее мысль переформулируется инициатором по-новому, иными словами и выражениями. Это тем более целесообразно, когда речь идет о сложных или очень значимых для собеседника вопросах. При отказе собеседника ответить на поставленный вопрос рекомендуется не настаивать на ответе, а переформулировать вопрос.
9. Прием «провокации». На короткое время у собеседника вызывается реакция несогласия с излагаемой информацией. У него тотчас же появляется желание ее исправить, уточнить.
10. Прием «гиперболы». Не бойтесь прибегнуть к преувеличению, чтобы заострить внимание слушателя, но потом не забудьте четко изложить свою позицию по затронутой проблеме.
11. Прием «прогноза». Основываясь на реальных фактах, предлагайте собеседнику прогнозы ожидаемых событий.
12. Прием «трехходовки». Применяется, когда собеседник вспылил. Выполняется в следующем порядке:
проговаривается его состояние: «Я вижу, что вы возмущены, вас что-то задело»;
проговаривается свое собственное состояние: «Я тоже немного взволнован»;
после небольшой паузы проговаривается оценка ситуации: «Если беседа так пойдет и дальше, у нас ничего не выйдет. Давайте успокоимся».
Управлять вниманием в деловом общении — важная задача не только для говорящего, но и для слушающего. Если он намерен увидеть и услышать именно то, что имеет отношение к делу, он должен уметь управлять своим вниманием. Разнообразные приемы активного слушания направлены именно на приобретение этого навыка.
12 Приемы саморегуляции
Саморегуляция - это управление своим психоэмоциональным состоянием, которое достигается путем воздействия человека на самого себя с помощью слов, мысленных образов, управления мышечным тонусом и дыханием. Своевременная саморегуляция выступает своеобразным психологическим средством. она предотвращает накопление остаточных явлений перенапряжения, способствует восстановлению сил, нормализует эмоциональный фон и усиливает мобилизацию ресурсов организма.
Приемы саморегуляции:
- смех, улыбка, юмор;
- размышления о чем - то приятном;
- потягивания, расслабления мышц;
- наблюдения за пейзажем;
- рассматривание цветов, фотографий, других приятных или дорогих для вас вещей;
- купание (реальное или мысленное) в солнечных лучах;
- вдыхание свежего воздуха;
- похвалы, комплементы и пр.
13 Характеристика понятий «спор», «дискуссия», «полемика»
Спор столкновение мнений или позиций, в ходе которого стороны приводят аргументы в поддержку своих убеждений и критикуют несовместимые с последними представления др. стороны.
Полемика разновидность спора, отличающаяся тем, что основные усилия спорящих сторон направлены на утверждение своей точки зрения по обсуждаемому вопросу. Наряду с дискуссией, П. является одной из наиболее распространённых форм спора. С дискуссией ее сближает наличие достаточно определенного тезиса, выступающего предметом разногласий, известная содержательная связность, предполагающая внимание к аргументам противной стороны, очередность выступлений спорящих, некоторая ограниченность приемов, с помощью которых опровергается противная сторона и обосновывается собственная тонка зрения.
Дискуссия – это вид спора, в рамках которого рассматривается, исследуется, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого, а по возможности и общезначимого ее решения. Как правило, участниками дискуссии являются лица, которые обладают необходимыми знаниями по обсуждаемым вопросам и имеют полномочное право принимать решение или рекомендовать принять то или иное решение.
Дискуссия представляет собой последовательную серию высказываний ее участников относительно одного и того) же предмета, что обеспечивает необходимую связность обсуждения. В большинстве случаев тема дискуссии формулируется до ее начала, что дает возможность ее участникам подготовиться к ней более основательно.
От других видов споров, прежде всего полемики, дискуссия отличается своей целенаправленностью и используемыми средствами. Цель любой дискуссии – достижение максимально возможной в данных условиях степени согласия ее участников по обсуждаемой проблеме. Очевидно, что дискуссия содержит в себе известную долю компромисса, так как она в большей мере ориентирована на поиск и утверждение истины или оптимального решения, чем на торжество определенной позиции. Истина или оптимальное решение являются сплавом, синтезом необходимых, взаимосвязанных элементов, которые обычно содержатся в различных точках зрения, высказанных участниками дискуссии. Средства, используемые в дискуссии, должны признаваться всеми ее участниками. Применение иных средств не допускается.
Итог дискуссии не должен сводиться к сумме высказанных точек зрения относительно обсуждаемого предмета. Он должен представлять собой синтез объективных и необходимых черт, присущих дискутируемому предмету. Другими словами, результат дискуссии должен выражаться в более или менее объективном суждении, поддерживаемом всеми участниками дискуссии или их большинством. Таким образом, в дискуссии выкристаллизовывается более четкая и ясная формулировка решения проблемы, снимается, устраняется до известного предела момент субъективности: убеждения одного человека или группы людей получают должную поддержку других и тем самым объективируются, обретая определенную обоснованность.
14 Правило ведения делового телефонного разговора
Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику: "Извините", снять трубку. Итак, во всех случаях, когда звонит телефон, рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка. Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам нужно повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас. Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, - это "Да", "Алло", "Слушаю". Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто снимает телефонную трубку. Отзывы "Да", "Алло", "Слушаю" можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону - структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию. Для администраторов рекомендуется называть не фамилию, а только имя. Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги. Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять - в который раз - просят отсутствующего или находящегося на приеме коллегу. Недовольно поморщившись, вы несколько раз резко отвечаете: "Он занят. Его нет!" и тут же кладете трубку. Но давайте задумаемся - не сами ли вы своим ответом провоцируете повторные звонки. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок отсутствующему сотруднику, сколь бы они вас ни раздражали. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно таким: "Его нет (он занят на приеме), будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?" И записать на специальном бланке информацию.
Не следует 1. Долго не поднимать трубку. 2. Говорить: "Привет", "Да" и "Говорите", когда начинается разговор. 3. Спрашивать: "Могу ли я вам помочь?" 4. Вести две беседы сразу. 5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго. 6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря. 7. Передавать трубку по многу раз. 8. Говорить: "Все обедают", "Никого нет", "Пожалуйста, перезвоните".
Следует 1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона. 2. Говорить: "Доброе утро (день)", представиться и назвать свою клинику. 3. Спрашивать: "Чем я могу вам помочь?" 4. Концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать. 5. Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей. 6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров. 7. Записать номер звонящего и перезвонить ему. 8. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.
В таблице приводится краткий перечень того, что следует и что не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон. Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Надо следить за своей дикцией (не чмокать и т. п.). Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам - собеседник может услышать! Если ваш собеседник высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: "Это не моя ошибка", "Я этим не занимаюсь", и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер карты или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку. Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся2: 1. "Я не знаю". Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать - именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: "Хороший вопрос... Разрешите, я уточню это для вас". 2. "Мы не сможем этого сделать". Вместо отказа "с порога" предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном. 3. "Вы должны...". Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: "Для вас имеет смысл..." или "Лучше всего было бы...". 4. "Подождите секунду, я скоро вернусь". Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за "секунду"? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: "Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подождать?" 5. "Нет", произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от "отрицательного уклонения", нет. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.
Часто пришедший пациент вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного телефонным звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь. Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: поблагодарите еще раз собеседника и, если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и его визиту в клинику, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.
15 Характеристика психологических приемов влияния на собеседника.
Смысл любого общения - в его результате. Это уже стало истиной, которую не нужно доказывать. Одним из главных компонентов любого общения является установление психологического контакта между собеседниками. Одним из важнейших принципов установления контакта с собеседником - это быть таким, как он. Вспомните, как легко общаться с человеком, у которого схожи с вами взгляды на определенные события, имеет одинаковый с вами уровень образования, схожие с вами интересы. И, наоборот, как трудно найти общий язык с собеседником, который существенно от вас отличается. Чтобы избежать подобных ситуаций, которые могут привести к негативным последствиям, вплоть до прекращения общения, нужно уметь подстраиваться под собеседника либо в терминах психологии - уметь устанавливать рапорт с собеседником. Профессиональные коммуникаторы сознательно пытаются подстроиться под собеседника, составить с ним успешный рапорт. Для этого они прежде подстраиваются и отражают язык поз, жестов, мимики, тон голоса партнера по коммуникации.
Однако подстроечные - это не простое подражание, имитация невербальных характеристик собеседника. Вы, например, можете подстроиться к движениям руки слабым движением ладони, к движениям тела - соответствующими движениями головы. Это называют "перекрестным отражением". Подстройка к дыханию считают сильным средством установления раппорта. Наверное, вы замечали, когда люди заинтересованы общаются, они дышат в унисон.
Очень эффективным способом подстройки также подстройки к голосу партнера по коммуникации. Вы можете подстроиться к тону, темпу, громкости и ритма речи собеседника. Это похоже на присоединение к пению или игре на музыкальном инструменте: вы пидлаштувуетеся и гармонично сливаетесь со звучанием. Вы можете использовать этот способ подстройки в телефонном разговоре, когда не видите своего собеседника и, конечно, не можете в полном объеме проследить за невербальными аспектами беседы. Затем вы можете прекратить общение, изменив темп или тон своего голоса конце разговора. Это достаточно полезный навык, поскольку завершить телефонный разговор естественным путем иногда бывает очень трудно.
16 Характеристика приемов эффективного слушания.
Умение слушать. Требует учета двух аспектов: 1) лучшим собеседником считается тот, кто умеет хорошо слушать; 2) слушающий становится тот, кто добровольно первый берет на себя эту роль. Коммуникативный барьер характерный для процесса слушающих: - занятость собственными мыслями - эмоциональная неуравновешенность - уязвленное самолюбие - невладение правилами слушания. Успех делового общения во многом зависит не только от умения говорить, но и от умения слушать собеседника. Неумение слушать – основная причина неэффективного общения, именно оно приводит к недоразумениям, ошибкам и проблемам. Слушание – сложный процесс, требующий значительных психологических энергозатрат, определяющих навыков и общей коммуникативной культуры. Слушание делят на 2 вида: - Нерефлексивное слушание – это умение внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. Слушание этого вида особенно полезно тогда, когда собеседник проявляет такие чувства, как гнев или горе. Ответы при нерефлексивном слушании должно быть сведены к минимуму типа:«Да», «Ну-и-ну», и т.д. Рефлексивное слушание представляет собой процесс расшифровки смысла сообщения. Выяснить реальное значение сообщения помогают рефлексивные ответы: * Выяснение представляет собой обращение к говорящему за уточнением при помощи ключевых фраз типа: « Я не понял», «Что вы имеете в виду?» * Перефразирование – собственная формулировка сообщения, говорящего для проверки его точности. Ключевые фразы: «Как я понял вас…», «Вы думаете, что…» * При отражении чувств акцент делается на отражении слушающим эмоционального состояния говорящего при помощи фраз: «Вероятно, вы чувствуете…» * При резюмировании подытожить основные идеи и чувства говорящего, для этого используются фразы: ^ Вашими основными идеями, как я понял, являются …» Среди типичных ошибок слушания можно выделить:
перебивание собеседника во время его сообщения.
поспешные выводы заставляют собеседника занять оборонительную позицию.
поспешное возражение часто возникают при несогласии с высказываниями говорящего.
непрошенные советы обычно дают люди, не способные оказать реальную помощь.
17 Деловая беседа и ее этапы Деловая беседа – это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две большие группы: свободные (проходят без специальной подготовки, например, собрание коллег по работе) и регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временным рамок). А вот в зависимости от цели, которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником, беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов, беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества, беседа коллег по поводу решения производственных вопросов. Для того, кто собирается проводить подобную беседу, нужно хорошенько подготовиться, чтобы получить из нее максимум выгоды. Подготовка является важным пунктом, так как именно от нее во многом будет зависеть течение разговора, реакция на информацию собеседника и, конечно же, конечный итог беседы. Заранее нужно подумать о том, какие вопросы лучше всего поднять во время беседы. При желании их даже можно записать на бумажку, чтобы не забыть. Во время подготовки нужно постараться выстроить весь разговор от начала и до конца, а для этого нужно знать, какие бывают этапы деловой беседы. Любая деловая беседа состоит из 5 основных этапов: 1. Начало беседы. На этом этапе с собеседником нужно установить доверительный контакт, привлечь его внимание, пробудить желание выслушать всю информацию до конца. Это самый сложный этап, поскольку именно от него будет зависеть расположенность собеседника к разговору. Существует большое количество различных способов начать деловую беседу. Например, можно попробовать метод снятия напряжения. В этом случае собеседнику достаточно сказать пару теплых слов или рассказать шутку, которая смягчит напряженную обстановку. Еще один способ, это так называемый метод «зацепки». Здесь можно очень кратко изложить проблему или ситуацию, которая неразрывно связана с самой беседой. Это может быть небольшое событие, анекдотичный случай или вопрос с «хитринкой». Для деловой беседы подойдет и метод прямого подхода, когда разговор начинается без каких-либо отступлений. Задача этого метода поведать вкратце собеседнику о причине встрече, а затем быстро перейти к самой теме беседы. 2. Передача информации. На этом этапе происходит передача запланированной информации, а также выявление целей и мотивов собеседника, проверка и анализ его позиции. Изложение информации не должно растягиваться на долгое время, иначе собеседнику станет скучно и решит прекратить беседу. 3. Аргументирование. Это способ обоснования выдвигаемых положений и убеждение собеседника в важности принимаемого решения. Здесь важно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику, выслушивать его позицию и признавать его правоту, даже если это приведет не к тем последствиям, которые ожидались. Не вступать с собеседником в спор, выражаться четко и понятно, избегая употребления сложных формулировок и терминов. 4. Опровержение доводов собеседника. Это этап нейтрализации замечаний собеседника. Здесь нужно провести анализ замечаний, обнаружить настоящие предпосылки, выбрать тактику и способ. 5. Принятие решение (заключение). На этом этапе решиться, будут ли достигнуты заранее намеченные цели. Здесь важно подытожить все те аргументы, которые был признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты, навести мосты для проведения следующей беседы, закрепить то, что достигнуто. Деловая беседа – это шанс добиться поставленной цели. Самое главное, не превращать ее в томное времяпровождение, нужно сделать все так, чтобы собеседник ни на секунды не усомнился в важности этой беседы.
18 Типология вопросов в деловом общении.
Значение вопросов при деловом взаимодействии:
вопрос - удобная форма побуждения ("Вы могли бы…?");
с помощью вопросов привлекается внимание партнеров;
вопросы несут определенную информацию (вопрос "Где вы храните свои деньги?" предполагает, что спрашивающий знает, что у партнера есть деньги, а следовательно, и есть место, где они хранятся);
с помощью вопроса можно наводить партнера на нужный ответ (содержащийся в самом вопросе, например, вопрос, требующий согласия);
сразу после восприятия партнером вопроса его невербалика показывает отношение человека к теме вопроса и к задавшему вопрос;
вопросы помогают разговорить партнера;
правильно сформулированный вопрос позволяет дипломатично исправить ошибку в аргументации или поведении;
вопросы создают основу для доверительных отношений.
по степени выраженности различают явные и неявные вопросы. Явный вопрос выражается в языке полностью вместе со своими предпосылками и требованиями установить неизвестное. Скрытый (неявный) вопрос выражается лишь своими предпосылками, а требование установить неизвестное восстанавливается после осмысления предпосылок вопроса.
по своей структуре вопросы бывают простые и сложные. Простой вопрос структурно предполагает только одно суждение. Он не может быть расчленен на элементарные вопросы. Сложный вопрос образуется из простых с помощью логических союзов "и", "или", "если, то" и др.
по способу запроса неизвестного различают уточняющие и восполняющие вопросы. Уточняющие вопросы (так называемые "ли" - вопросы) направлены на выявление истинности выраженных в них суждений. Во всех этих вопросах присутствует частица "ли", включенная в словосочетания "верно ли", "надо ли", "действительно ли" и т.д. Восполняющие вопросы направлены на получение новой информации.
по количеству возможных на них ответов вопросы бывают открытые и закрытые. Открытый вопрос - это вопрос, на который существует неопределенное множество ответов. Закрытым называется вопрос, на который имеется конечное, чаще всего достаточно ограниченное количество ответов.
по отношению к познавательной цели вопросы могут быть подразделены на узловые и наводящие. Вопрос является узловым, если верный ответ на него служит непосредственно достижению цели. Вопрос является наводящим, если верный ответ каким-то образом подготавливает или приближает человека к пониманию узлового вопроса, которое, как правило, оказывается зависящим от освещения наводящих вопросов. Очевидно, что четкой границы между узловыми и наводящими вопросами не существует.
по правильности постановки вопросы делятся на корректные и некорректные.
С помощью целенаправленных вопросов, как известно, можно:
выявить интересы собеседника;
направить его внимание на важные детали разговора;
узнать возражения партнера по общению;
вернуть утраченную инициативу в разговоре;
сообщить свою мысль оппоненту и умело разрушить его ложную уверенность в чем-либо.
С помощью умелых вопросов можно построить с собеседником отношения подлинного партнерства.
И, действительно, верным является утверждение: "Тот, кто спрашивает, тот и управляет разговором".
Также существуют следующие виды вопросов:
информационные - для сбора необходимых сведений. Это всегда открытые вопросы, которые касаются какого-то конкретного предмета или положения вещей, при этом собеседник, сообщая определенные сведения, отвечает на вопрос;
контрольные - для проверки, следит ли партнер за вашей мыслью;
для ориентации - придерживается ли партнер ранее высказанного им мнения;
подтверждающие - чтобы выйти на взаимопонимание, добиться одобрения;
ознакомительные - для ознакомления с целями, мнением партнера;
однополюсные - повторение вопроса партнера в знак того, что вы поняли, о чем идет речь и чтобы он это понял, и для выигрыша времени;
встречные - при правильной постановке ведут к сужению разговора и подводят партнера к согласию;
альтернативные - предоставляют возможность выбора;
направляющие - если партнер уклоняется от темы;
провокационные - с целью установить, чего в действительности хочет партнер, и верно ли он понимает ситуацию;
вступительные - позволяющие заинтересовать партнера, расположить к себе, могут содержать указание на возможное решение проблем партнера;
заключающие - для подведения итогов делового взаимодействия.
19 Конфликты в деловом общении
Конфликты в деловом общении
Конфликт – столкновение противоположно напр-х интересов, целей, желаний. Он проявл-ся когда 1 из сторон начинает действовать, ущемляя интересы др.
Конфликт имеет тенденцию к разрастанию. Его легче предупредить, чем потом разрешать его. Для этого нужна знать какой конфликт случится.
Класс-ция конфликтов:
1. по знач-ю: конструктивные (созидательные – есть всегда; может быть объективный, деловой, вертикальный, горизонт.) и деструктивные (разрушит. – за пределами этических норм; может быть смешанный, субъект., личностно-эмоц.)
2. по напр-ти: вертикальные, горизонт., смешанные
3. по причинам: объект. и субъект.
4. по сферам разрешения: деловые (для пользы дела) и личностно-эмоц.
Любой конфликт это отсутствие согласия между двумя и более сторонами (отдельными людьми или группами людей), в результате чего они не могут нормально удовлетворять свои потребности. В основе конфликта лежит ситуация, включающая либо противоречивые позиции сторон по какому-либо поводу, противоположные цели или средства их достижения, либо несовпадение интересов, желаний и т.п.
Чтобы конфликт начал разрастаться, нужен инцидент (т.е. повод), когда одна сторона начинает действовать, ущемляя (пусть даже неумышленно) интересы другой стороны. Инцидент приводит к конфликту только при наличии противоречий, ждущих своего разрешения. Его может спровоцировать любое неосторожно сказанное слово или какое-либо действие.
По значению конфликты делятся на конструктивные (созидательные) и деструктивные (неконструктивные, разрушительные).
КОНСТРУКТИВНЫМ КОНФЛИКТ бывает тогда, когда оппоненты, имея собственную позицию, не выходят за рамки этических норм, деловых отношений и разумных аргументов. Такие конфликты плодотворны. Здесь стороны выдвигают свои аргументы, в одинаковой мере принимаются в расчет их точки зрения. Идет открытый обмен мнениями и совместный поиск решения. Эмоции сдерживаются, и спокойно рассматриваются все точки зрения. Разрешение такого конфликта приводит к развитию отношений между людьми.
НЕКОНСТРУКТИВНЫЙ КОНФЛИКТ возникает в двух случаях: когда одна из сторон упорно и жестко настаивает на своей позиции и не желает учитывать интересы другой стороны; когда один из оппонентов прибегает к нравственно осуждаемым методам борьбы, стремится психологически подавить партнера, дискредитируя и унижая его.
По характеру причин конфликты можно разделить на объективные и субъективные. Первые порождены объективными причинами, вторые субъективными.
Конфликты различаются и по сфере их разрешения деловой или личностно-э моциональный.
В деловой сфере конфликты чаще всего проявляются в форме распространения интриг. Интрига это намеренное нечестное запутывание людей для того, чтобы вынудить их к определенным действиям, наносящим ущерб другим, а также продемонстрировать окружающим свою значимость. Орудием интриги чаще всего оказывается информация, распространяемая "через третьи руки". Она характеризуется предубеждением лица, передающего эту информацию, специальным очернением или обелением фактов и людей, склонностью передающего к преувеличениям, стремлением польстить самому себе. Правда, какова бы эта информация ни была, на нее в любом случае нужно обращать внимание.
В конфликтной ситуации противники могут агрессивно атаковать друг друга, уклоняться от столкновения, отступать, сдавая позиции одну за другой, прятаться, а то и полностью "менять окраску". Зачастую для ведения боевых действий образуются мощные союзы.
Правильное отнесение конкретного конфликта к тому или иному типу помогает поставить точный "диагноз" и назначить адекватное лечение. А чтобы их предвидеть и лечить (когда невозможно предотвратить), необходимо знать причины, приводящие к конфликтным ситуациям. Причины конструктивных конфликтов чаще всего кроются в недостатках в организации производства и управления. Это могут быть неблагоприятные условия труда, плохая организация труда, необеспеченность заданий ресурсами, несоответствие прав и обязанностей, несовершенная система оплаты труда, задержка выплаты зарплаты, отсутствие четкости в распределении обязанностей и т. п.
Положительное разрешение конструктивного конфликта это прежде всего устранение недостатков, причин, к нему приведших. А поскольку причины эти объективные, отражающие несовершенство организации производства и управления, то устранение их означает усовершенствование производства. И деловое решение конструктивных конфликтов один из путей развития коллектива организации.
Деструктивные конфликты порождаются чаще всего субъективными причинами. К таким относятся неправильные действия руководителя и подчиненных, а также психологическая несовместимость отдельных людей.
Конфликты имеют самые неблагоприятные последствия для делового общения. Это неудовлетворенность людей, плохое состояние духа, рост текучести кадров, снижение производительности труда, отсутствие желания работать и сотрудничать в будущем, формирование образа врага, сворачивание взаимодействия и общения с конфликтующей стороной и увеличение враждебности, стремление к победе любой ценой вместо действительного разрешения проблемы. Поэтому любой конфликт крайне нежелателен, и его не следует допускать, а уж если он все же возник, нужно уметь его разрешить.
20 Стратегии поведения в конфликте
Стратегия поведения в конфликте рассматривается как ориентация личности (группы) по отношению к конфликту, установка на определенные формы поведения в ситуации конфликта.
В основе выделения стратегий лежит концепция о «силовом поле», т. е. определяющей мотивации руководителя. Учитывается также комплекс фактов – личностные особенности оппонентов, уровень нанесенного или полученного ущерба, статус оппонентов, длительность конфликта и др.
Соперничество – навязывание другой стороне предпочтительного для одной стороны решения. Данная стратегия ущербна при решении проблем, т. к. не дает оппоненту возможности реализовать (в какой-либо мере) свои интересы. Эта стратегия оправдана: явной конструктивности предлагаемого одним из оппонентов решения, выгодности результата для всей группы, отсутствия времени. Соперничество целесообразно в экстремальных ситуациях и при высокой вероятности опасных последствий.
Уход от решения проблемы
Уход от решения проблемы, или избегание, применяется при отсутствии сил и времени для решения противоречия, стремлении выиграть время, нежелание решать проблему вообще.
Решение конфликтов посредством сотрудничества
Сотрудничество – наиболее эффективная стратегия поведения в конфликте. Она направляет оппонентов на конструктивное обсуждение проблемы, рассмотрение другой стороны не как противника, а как союзника в поиске решения. Стратегия наиболее эффективна: в ситуации сильной взаимозависимости оппонентов, склонности обоих игнорировать различие во власти, важности решения для обеих сторон, непредубежденности участников.
Решение конфликта путем компромисса
Компромисс – состоит в желании оппонентов завершить конфликт частичными уступками. Компромисс эффективен в случаях: понимания оппонентом, что он и соперник обладают одинаковыми возможностями; наличия взаимоисключающих интересов, угрозы потерять все.
Решение конфликта путем приспособления, или уступки
Приспособление, или уступка, рассматривается как вынужденный или добровольный отказ от борьбы и сдача своих позиций. Принять такую стратегию вынуждают: осознание своей неправоты, необходимость сохранения хороших отношений с оппонентом, сильная зависимость от него, незначительность проблемы. Если существует угроза еще более серьезных негативных последствий.
21 Особенности деловых переговоров
Фото.
Деловые переговоры как особый вид деловой коммуникации проводятся по определенным правилам и подчиняются своим закономерностям. Главная цель переговоров — прийти к взаимовыгодному решению, избегнув конфликта.
Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, нужно знать: собственные интересы организации, положение организации в отрасли, на рынке и т.д., обязательства организации, деловых партнеров и союзников и т.п.
Переговоры бывают:
официальные — с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов;
неофициальные, напоминающие непринужденную беседу и не предполагающие по окончании подписания официальных бумаг;
внешние — с деловыми партнерами и клиентами;
внутренние — между работниками организации.
Специалисты выделяют следующие подходы к переговорам:
конфронтационный, основанный на убеждении «Только победа!» как цель переговоров, причем отказ от полной победы означает поражение;
партнерский, предусматривающий совместный с партнером анализ проблем и поиск взаимовыгодного решения, при котором в выигрыше оказываются обе стороны. Реализации этого подхода поможет, если перед началом переговоров партнеры определят общую цель, что возможно через выявление общих потребностей.
Сторонам переговоров заранее нужно ответить для себя на следующие вопросы: почему именно эта организация пригласила вас для переговоров? В чем причина такого приглашения? В чем стратегические и тактические цели этой организации? Каковы основные характеристики организации (профессиональные, социальные, экономические и т.п.)? Кто из работников вашей организации уже проводил переговоры с данной организацией и какое впечатление на них произвели переговоры? Какие вопросы могут вызвать отрицательные эмоции на переговорах? И т.д.
В переговорном процессе нередко возникают сложные ситуации, требующие особой тактики реагирования:
если оппонент занял полностью противоположную позицию — надо ожидать до тех пор, пока партнер что-либо скажет;
если оппонент предъявляет завышенные требования — надо дать понять, что такие условия не подлежат обсуждению;
если создался цейтнот в отношении обсуждаемого предмета — надо четко сказать, что у вас есть другие предложения;
если оппонент вас непpepывно переби вает -попросить вежливо, но твердо дать договорить до конца и повторить предложение;
если на аргумент противоположной стороны сразу не находится ответ — часто бывает достаточно промежутка времени между фразами, для того чтобы вновь сосредоточиться на обсуждаемом вопросе;
если оппонент задает вопросы в навязчивой манере — оценивать лишь то, что партнер хочет сказать по сути вопроса;
если оппонент приводит в поддержку своих аргументов данные, факты, результаты исследований, которые вам неизвестны, — попросить предоставить оригинал, точно указать источник;
если пункты договора и условия сделки, выдвигаемые противоположной стороной, представляются несущественными — попросить точнее раскрыть суть предложений.
При ведении переговоров целесообразно использовать следующие конструктивные приемы:
поиск общей зоны решения — выслушать мнение всех участников переговоров, найти общие моменты или общие интересы;
компромисс — участники, не выявив общих интересов, соглашаются на взаимные уступки;
частичное соглашение — путем разделения проблемы на составляющие — если не удается решить проблему целиком, предпринимается попытка достичь соглашения по отдельным пунктам, а те вопросы, по которым не удалось снять разногласия, снимаются.
Переговоры может вести один человек или команда. Если переговоры ведет один человек, то вся ответственность лежит на нем, можно, не затягивая, на месте принимать решения.
Если переговоры ведет команда, ее члены — специалисты в разных вопросах, что снижает вероятность ошибок; команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне, но в то же время оппонент может ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами команды. Он имеет возможность адресовать вопросы самым слабым членам вашей команды.
Переговоры могут проходить на вашей территории или на территории оппонента.
Если переговоры проходят на вашей территории, есть возможность посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры; вы будете в привычной обстановке; психологическое преимущество на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему; экономия времени и денег на дорогу; возможность организации пространственной среды таким образом, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации.
Если переговоры организованы на территории оппонента, можно сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как в «родных стенах» слишком многое отвлекает; можно «придержать» документы, сославшись на то, что они остались «дома»; появляется возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться к его руководителю; организационные вопросы решает оппонент; есть возможность проанализировать окружение оппонента, что позволяет принять более эффективный сценарий переговоров.
22 Способы убеждения и аргументации.
Убеждающее воздействие на партнеров по деловому общению достигается с помощью аргументации. Аргументация — это логико-коммуникативный процесс, направленный на обоснование позиции одного человека с целью последующего ее понимания и принятия другим человеком.
Аргументирование — наиболее трудная фаза деловой беседы. Оно требует профессиональных знаний и общей эрудиции, концентрации внимания, выдержки, решительности и корректности. При этом мы во многом зависим от собеседника. Ведь именно ему в конце концов решать, принимает он наши аргументы или нет.
В структуру аргументации входят тезис, аргументы и демонстрация.
Тезис — это формулировка вашей позиции (вашего мнения, вашего предложения другой стороне и т. д.).
Аргументы — это доводы, положения, доказательства, которые вы приводите, чтобы обосновать свою точку зрения. Аргументы отвечают на вопрос, почему мы должны верить во что-то или делать что-то.
Демонстрация — это связь тезиса и аргумента (т. е. процесс доказывания, убеждения).
С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение своего собеседника. Для достижения успеха в деловой беседе необходимо придерживаться некоторых важнейших правил:
следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными терминами;
говорите правду; если вы не уверены, что информация правдива, не используйте ее, пока не проверите;
темп и способы аргументирования следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек собеседника;
аргументация должна быть корректной по отношению к собеседнику. Воздерживайтесь от личных нападок на тех, кто не согласен с вами;
следует избегать неделовых выражений и формулировок, затрудняющих восприятие сказанного, однако речь должна быть образной, а доводы — наглядными; если вы приводите негативную информацию, обязательно называйте источник, из которого вы берете свои сведения и аргументы.
Если вы хорошо знакомы со своим предметом, то у вас, скорее всего, уже есть в распоряжении какие-то аргументы. Однако в большинстве случаев, если вы собираетесь убедить своих партнеров вам будет полезно заблаговременно запастись убедительными доводами. Для этого можно, например, составить их список, взвесить и выбрать самые сильные.
Но как правильно оценить, какие из аргументов сильные, а какие надо отбросить? Существует несколько критериев оценки аргументов:
1. Хорошие аргументы должны основываться на фактах. Поэтому из списка своих доводов сразу можно исключить те, которые вы не можете подкрепить фактическими данными.
2. Ваши аргументы должны иметь самое прямое отношение к делу. Если это не так, отбросьте их.
3. Ваши аргументы должны быть актуальны для оппонентов, поэтому необходимо заранее выяснить, насколько они могут быть интересны и своевременны для них.
В современной научной и учебной литературе освещается ряд риторических методов аргументирования. Рассмотрим наиболее значимые для ситуаций делового межличностного общения.
1. Фундаментальный метод. Суть его — в прямом обращении к собеседнику, которого вы знакомите с фактами, являющимися основой ваших доказательств.
Существенную роль здесь играют цифровые примеры и статистические данные. Они — прекрасный фон для подтверждения ваших тезисов. Ведь, в отличие от сведений, изложенных словами — часто спорных! — цифры выглядят более убедительно: этот источник, как правило, более объективен и поэтому привлекателен.
Используя статистические данные, необходимо знать меру: нагромождение цифр утомляет слушателей, и аргументы не производят на них необходимого впечатления. Заметим также, что небрежно обработанные статистические материалы могут ввести слушателей в заблуждение, а порою даже обмануть.
Например, ректор института приводит статистические данные о студентах первого курса. Из них следует, что в течение года 50% студенток вышли замуж. Такая цифра впечатляет, но затем выясняется, что на курсе было лишь две студентки, и одна из них вышла замуж.
Для того чтобы статистические данные были иллюстративными, они должны охватывать большое количество людей, событий, явлений и т. п.
2. Метод противоречия. По своей сущности он является оборонительным. Основан на выявлении противоречий в рассуждениях, а также аргументации собеседника и заострении внимания на них.
Пример. И.С. Тургенев описал спор между Рудиным и Пигасовым о том, существуют или не существуют убеждения:
«— Прекрасно! — промолвил Рудин. — Стало быть, по-вашему, убеждений нет?
— Нет и не существует.
— Это ваше убеждение?
— Да.
— Как же вы говорите, что их нет. Вот вам уже одно, на первый случай. — Все в комнате улыбнулись и переглянулись».
3. Метод сравнения. Очень эффективен и имеет исключительное значение (особенно когда сравнения подобраны удачно).
Придает речи инициатора общения исключительную яркость и большую силу внушения. В известной мере фактически представляет собой особую форму метода «извлечение выводов». Это еще один способ сделать утверждение более «зримым» и весомым. Тем более если вы научились использовать аналогии, сравнения с предметами и явлениями, хорошо известными слушателям.
Пример: «Жизнь в Африке можно сравнить лишь с пребыванием в печи, где к тому же забыли выключить свет».
4. Метод «да,.. но...». Его лучше всего использовать, когда собеседник относится к теме разговора с некоторым предубеждением. Поскольку любой процесс, явление или предмет имеют в своем проявлении как положительные, так и отрицательные моменты, метод «да,.. но...» позволяет рассмотреть и другие варианты решения вопроса.
Пример: «Я тоже представляю себе все то, что вы перечислили как преимущества. Но вы забыли упомянуть и о ряде недостатков...». И начинаете последовательно дополнять предложенную собеседником одностороннюю картину с новой точки зрения.
5. Метод «кусков». Применяется часто — особенно сейчас, когда в нашу жизнь вместо монологов активно внедряются диалог, беседа, дискуссия. Суть метода — в расчленении монолога вашего собеседника на ясно различимые части: «это точно», «это сомнительно», «здесь существуют самые различные точки зрения», «это явно ошибочно».
Фактически метод базируется на известном тезисе: поскольку в любом положении, а тем более выводе, всегда можно найти что-то недостоверное, ошибочное или же преувеличенное, то уверенное «наступление» дает возможность в известной степени «разгрузить» ситуации, в том числе и самые сложные.
Пример: «То, что вы сообщили о модели работы современного складского хозяйства, теоретически совершенно верно, но в практике встречаются подчас весьма значительные отступления от предложенной модели: длительные задержки со стороны поставщиков, трудности в получении сырья, медлительность администрации...».
6. Метод «бумеранга». Дает возможность использовать «оружие» собеседника против него самого. Не имеет силы доказательства, но оказывает исключительное воздействие на аудиторию, особенно если его применить с изрядной долей остроумия.
Пример: В.В. Маяковский выступает перед жителями одного из районов Москвы по вопросу решения интернациональных проблем в Стране Советов. Вдруг кто-то из зала спрашивает: «Маяковский, Вы какой национальности? Вы родились в Багдати, значит, Вы грузин, да?». Маяковский видит, что перед ним пожилой рабочий, искренне желающий разобраться в проблеме и столь же искренне задающий вопрос. Поэтому отвечает по-доброму: «Да, среди грузин — я грузин, среди русских — я русский, среди американцев — я был бы американцем, среди немцев — я немец».
В это время два молодых человека, сидящих в первом ряду, ехидно кричат: «А среди дураков?». Маяковский спокойно отвечает: «А среди дураков я в первый раз!».
7. Метод игнорирования. Как правило, наиболее часто используется в беседах, диспутах, спорах. Его суть: факт, изложенный собеседником, не может быть опровергнут вами, но зато его ценность и значение можно с успехом игнорировать. Вам кажется, что собеседник придает значение чему-то, что, по вашему мнению, не столь важно. Вы констатируете это и анализируете.
8. Метод выведения. Основывается на постепенном субъективном изменении существа дела.
Пример: «Богатство не имеет границ, когда в больших размерах идет за границу»; «Мелкая сошка лучше всех знает, кому достанется прибыль. Но кто будет слушать мелкую сошку?».
9. Метод видимой поддержки. Он требует особо тщательной подготовки. Пользоваться им наиболее целесообразно тогда, когда вы выступаете в качестве оппонента (например, в дискуссии). В чем он заключается? Скажем, собеседник изложил свои аргументы, факты, доказательства по проблеме дискуссии, а теперь слово предоставляется вам. Но в начале своей речи вы ему вообще не противоречите и не возражаете. Более того — к удивлению присутствующих, приходите на помощь, приводя новые положения в его пользу. Но все это только для видимости! А затем следует контрудар. Примерная схема: «Однако... вы забыли в подтверждение вашего тезиса привести еще и такие факты... (перечисляете их), и это далеко не все, так как...». Теперь наступает черед ваших контраргументов, фактов и доказательств.
23 Особенности подготовки публичных выступлений
Этапы подготовки речи 1. Докоммуникативная фаза 3 a. Определение темы и цели выступления 3 b. Оценка аудитории и обстановки 4 c. Кодирование 2. Коммуникативная фаза III. Структура выступления. 1. Вступление. 2. Основная часть. 3. Заключение 4. Способ выступления 5. Уловки оратора 7 a. Фразы 7 b.
Паузы 7 c. Обращение к аудитории 7 d. Комплимент 7 e. Реакция аудитории 8 f. Приветствие и прощание. 6. Язык жестов и поз 8 a. Как держаться во время выступления 7. Имидж оратора IV. Заключение V. Список Литературы 11 Подготовка устного публичного выступления Введение
Речевое мастерство, ораторское искусство – совокупность операций по подготовке и произнесению публичной речи, проведению беседы, дискуссии с целью добиться желаемой реакции аудитории. Не только умение подготовить речь, но и умение свободно держаться перед публикой, безукоризненно владеть голосом, жестом и мимикой и безошибочно реагировать на поведение аудитории – таковы объективные требования к стремящемуся произвести желаемое воздействие на слушателей.
Итак, мы рассмотрели процесс подготовки к публичному выступлению.Она состоит из трех обобщенных правил. Первое: предварительная отработка навыков, где мы говорили об искусственных приемах, таких как воображаемая аудитория и так далее. Второе: непосредственно сама подготовка к выступлению. И третье - изучение навыков поведения во время публичного выступления.
24 Особенности проведения публичных выступлений
Для формирования благоприятного имиджа выступающему особенно важны первые минуты контакта с аудиторией. На этом этапе речевого состязания выступающий сможет «выиграть», только овладев навыками эффектного «вхождения» в речь (первые 3-5 минут), когда голос оратора воспринимается комфортно, с удовольствием. Более 38 % передаваемой в устном общении информации обеспечивает интонация оратора. Если, предположим, оратор находится в состоянии эмоционального возбуждения, излишнего волнения, страха, депрессии, усталости, то по закону эмоционального «заражения» у его слушателей тоже возникнут аналогичные (и нежелательные для них) ощущения. Здесь главное — расположить к себе слушателей, увлечь их темой предстоящего выступления, заинтересовать собой как неординарной личностью. При этом можно использовать следующие приемы:
сопереживание;
парадоксальное начало;
неожиданный вопрос;
интригующее описание;
интересный или необычно поданный факт;
оригинальная цитата;
комплимент всем собравшимся;
наглядный пример;
шутка;
обращение к непосредственным интересам аудитории.
Возможную реакцию аудитории на будущее выступление можно предугадать, заранее составив социальный портрет слушателя:
социальный состав аудитории (если она неоднородна, нужно выделить наиболее многочисленные группы);
количественный состав аудитории (2-4 человека, 12-15 человек, 40-50 человек);
приблизительный возраст слушателей;
круг особых интересов аудитории и набор «запретных тем», обсуждение которых в данной аудитории нежелательно;
характер образования аудитории, вкусы, пристрастия, потребности.
Кроме того, надо ответить на вопросы: почему и зачем собрались слушатели? Как выступление связано с их интересами и потребностями? Чего они ждут от выступления? Где, когда и как они могут использовать полученную информацию?
Наука риторика предлагает ряд рекомендации, которые могут принести успех:
входите в аудиторию уверенно, спокойно, демонстрируя доброжелательность по отношению к слушателям. Важно всем своим видом убедить их в том, что вам как оратору есть, что сказать, и вы знаете, как это сделать именно в этой аудитории;
дайте возможность слушающим вас рассмотреть. Встаньте так, чтобы аудитория вас хорошо видела, и вы сами легко могли бы «встретиться» взглядом со всеми (по возможности) присутствующими в аудитории. Эта тактика позволит создать у каждого слушателя впечатление, что вы будете выступать именно для него, и даст сигнал для аудитории к управлению своим вниманием;
рассматривая аудиторию, еще раз подкорректируйте ее социальный портрет, созданный на этапе подготовки выступления. При этом скройте ваше «исследование» слушателей за приветливой улыбкой, дружеской репликой, доброжелательным приветствием. Если ваше выступление начинается в дружественной манере, даже враждебно настроенная аудитория не устоит.
В ходе многовековой риторической практики выяснилось, что человек психологически не способен слушать оратора более 45 мин (так возник «академический час» в системе обучения). Первые 5-10 мин человек слушает, не отвлекаясь. Затем необходимо привлекать его внимание, вставляя в свою речь каждые 5-10 мин какую-то легкую реплику — шутку, анекдот, яркий пример. В итоге аудитория позднее свяжет выступление воедино в своей памяти с помощью таких «легкомысленных» связок.
Поддерживать и направлять внимание слушателей помогает правильно выбранный темп речи — для выступающего 100-120 слов в мин. При такой скорости слушатели вполне успевают следить за ходом мыслей выступающего.
В памяти слушателей сохраняются дольше и прочнее отдельные идеи и фразы в речи оратора, если они эффектно отделены границами — переменой позы, жестом, паузой, изменением громкости голоса, его высоты, интонации. Здесь важно избежать категоричности утверждений, для чего применяют такие приемы, как вводные слова (возможно, вероятно, видимо), вопросы в форме утверждения «Не кажется ли вам, что...?», обращения (дорогие друзья, уважаемые коллеги). Подобные фразы не фиксируются в сознании слушателей, но в подсознании формируют позитивное отношение к выступающему.
На заключительном этапе выступления оратор должен закрепить в эмоциональной памяти слушателей впечатление от увиденного и услышанного. Поэтому разумно повторить ключевые моменты выступления, прибегнуть к выразительной цитате, афоризму (краткому и меткому изречению). Финальные слова опытный оратор всегда скажет «на подъеме», с оптимистической ноткой, чтобы оставить в этом состоянии уходящих слушателей. В заключительной части выступления следует: обобщить самое существенное в выступлении, усилить впечатление, закрепить сказанное, поставить конкретные задачи. Нельзя выносить в заключение какие-то новые мысли и новые факты, так как они не будут восприняты.
25 Особенности подготовки презентаций
Наглядность материала повышает его усвоение, т.к. задействованы все каналы восприятия учащихся – зрительный, механический, слуховой и эмоциональный. Использование мультимедийных презентаций целесообразно на любом этапе изучения темы и на любом этапе уроке. Так же, возможны ситуации, в которых будет иметь смысл сначала проводить обзор раздела или только демонстрировать нужную тему без углубления и накопления знаний или навыков, а углубление и совершенствование навыков использования нужной темы в дальнейшем можно осуществить за счёт самообразования. Данная форма позволяет представить учебный материал как систему ярких опорных образов, что позволяет облегчить запоминание и усвоение изучаемого материала. Подача учебного материала в виде мультимедийной презентации сокращает время обучения, высвобождает ресурсы здоровья детей. Учеников привлекает новизна проведения таких моментов на уроке, вызывает интерес.
26 Особенности деловой переписки
Мало изложить свои мысли четко и ясно, важно остаться при этом в рамках официально-делового стиля, а также поддерживать конструктивные отношения с адресатом, будь то клиент, партнер или коллега.
Язык написания деловых документов (в том числе корреспонденции) сильно отличается от разговорного. В письме поставщику нельзя «брать» товар — его необходимо «заказывать» или «приобретать». И оплачивать его следует не «налом» или «наличкой», а «наличными деньгами».
Особенности официально-делового стиля:
структурированность информации;
логичность и доказательность;
отсутствие двусмысленности;
соблюдение субординации;
отсутствие личных оценок.
Отдельного внимания заслуживает язык переписки с государственными учреждениями. В нем существуют определенные стандарты и используются типовые грамматические конструкции. Например, следует избегать использования глаголов в первом и втором лице единственного числа:
вместо «мы осуществили» — «нами осуществлено»;
вместо «министерство установило» — «министерством установлено».
Этот стиль отличается как от разговорного, так и от официально-делового, принятого в переписке коммерческих организаций. Бывают ситуации, когда вы ждете ответ, имеющий для вас важность. Получив это письмо, следует отправить партнеру письмо с благодарностью за предоставленный ответ. Получив письмо с просьбой, выполнение которой вам не под силу, в ответном письме необходимо пояснить свой отказ. При этом адресату можно дать рекомендацию по поводу обращения с этой просьбой в другую компанию. Вычурные, слащавые выражения неуместны в рамках деловой переписки. Выставлять свои требования, так же, как и отвечать на письма-претензии необходимо в спокойной форме, не употребляя резких выражений. Если письмо подписано руководителем, то ответное письмо следует отправлять на его имя. То же самое в ситуации с конкретным должностным лицом. Этикет деловой переписки предусматривает использование в тексте письма заключительных фраз. Тем более, если письмо начинается с обращения. Заключительная фраза указывается под текстом перед подписью.
Деловая переписка бывает двух видов: электронные письма и письма на бумаге. Правила деловой электронной переписки (сетикет) устанавливают ограничение на размер письма. Электронное сообщение должно быть вполовину короче написанного на бумаге. Важная информация, имеющая большой объем отправляется в виде вложения к письму. Наличие в электронном письме вашей электронной подписи – правило хорошего тона в деловой переписке. На все электронные письма обязательно нужно отвечать. Если же письмо содержит вложение, необходимо в ответе подтвердить то, что вложение вами получено и доступно для просмотра. Сетикет основан на правиле телефонного этикета, то есть, кто начинает, тот и заканчивает переписку. Явным отказом от общения является ваше «молчание» на протяжении 7 дней. Важной особенностью деловой переписки является то, что на любые письма – бумажные и электронные – следует оперативно отвечать. Если это не соблюдается, то ваша деловая репутация может значительно пострадать.
27 Особенности собеседований
Собеседование на работу — это ответственная процедура, которую трудной пройти даже тем, кто подыскивает место работы не первый раз. Ведь за небольшой временной период необходимо показать себя с лучшей стороны.
Достаточно часто работодатель просит о том, чтобы будущий сотрудник смог предоставить данные о себе. Именно этот рассказ дает возможность понять, сможете ли вы за небольшой период рассказать главное максимально лаконично. Ни в коем случае на поставленный вопрос нельзя отвечать вопросом или же просто молчанием. Для того чтобы все это нормально подать, рассказ стоит подготовить заранее. При этом оформляйте рассказ так, будто вы презентуете себя.
Прилагайте все усилия для того, чтобы руководитель увидел заинтересованность в карьерном росте, а также достижения в этом направлении. Ответ должен быть максимально кратким, но при этом наполненным информацией. Если вопросов в отношении личной жизни не будет, то и рассказывать о ней не стоит, как и писать статьи на компьютерную тему, если вас просят рассмотретьстроительство дома.
Вначале необходимо сообщить о том, сколько вам лет, а также замужем вы или нет. После этого необходимо рассказать о собственном образовании, а также вашей специализации. Если вы оканчивали курсы или же изучали иностранные языки, то об этом также стоит сообщить работодателю. Это очень важно в том случае, если вы собираетесь работать в той сфере, где это особо важно.
После этого стоит акцентировать внимание работодателя на карьерном росте. Не стоит говорить чересчур долго. Учите, что рассказ о профессиональном опыте должен длиться, приблизительно, пять-семь минут. Акцентировать внимание необходимо на достижениях, которые у вас были в данной сфере, а также на положительных результатах. К примеру, вы подготовили новый метод работы с информационными данными или же составили программу, позволяющую компоновать файлы.
Не стоит говорить какие-либо неприятные вещи о прежнем начальстве, а также не оценивайте рабочий коллектив. По окончанию рассказа вам стоит сказать о том, какими качествами вы обладаете, как именно они вам помогают в выполнении той или иной работы.
Если вы прислушаетесь к вышеперечисленным рекомендациям, то сможете пройти успешно любое собеседование. В том случае, если у вас возникнут какие-либо непонятные моменты, то можно почитать дополнительную литературу или же примеры собеседований, которые выложены в сети.
28 Особенности проведения совещаний
Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом. Почему же руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и, наконец, просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня? Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, и редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний. Как же эффективнее и быстрее проводить совещания?
К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.
Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.
I . Тип совещания
Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего подготовиться к нему сам. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе.
Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.
Специалисты выделяют следующие типы совещаний:
Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.
II. Подготовка совещания
Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих пяти правил.
Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.
Тщательнейшим образом разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.