5.7.2. Этапы проведения бенчмаркинга
Единой методики выполнения бенчмаркинга не существует30. EBF предпринял попытку разработки единой схемы бенчмаркинга, которая позволила бы повысить его эффективность. Рассмотрев несколько возможных решений, EBF решил принять за основу Модель делового совершенства EFQM [63]. Различные организации используют разные варианты действий по изучению достижений («превосходной практики») других организаций или собственных подразделений. Во всех методах имеются 3 основных этапа (фазы):
• подготовка к бенчмаркингу;
• сбор информации;
• анализ информации и ее использование для совершенствования организации.
Эти этапы охватывают все ступени процесса бенчмаркинга. (Количество ступеней обычно меняется от компании к компании.) Процесс Xerox, вероятно, чаще всего заимствующийся другими компаниями, состоит из десяти ступеней. Команда в Alcoa потратила несколько месяцев на изучение процесса Xerox и других компаний, прежде чем создать свой шестиступенчатый процесс.
1. Решите, что именно подвергнуть бенчмаркингу.
2. Спланируйте проект бенчмаркинга.
3. Поймите свою собственную работу.
4. Изучите работу других.
5. Учитесь на собранных данных.
6. Используйте находки.
Для сравнения, Seitz представляет свой процесс как схему информационного потока, состоящего из 14 ступеней, а процесс бенчмаркинга в компании Ameritech31состоит из следующих 4 фаз и 8 ступеней.
Фаза 1. Концепция и планирование проекта.
Ступень 1. Концепция проекта.
Ступень 2. Планирование проекта.
Фаза 2. Сбор данных внутри и вне компании и выбор партнера. Ступень 3. Определение внутренних процессов и работ. Ступень 4. Выбор партнеров для бенчмаркинга. Ступень 5. Сбор данных о партнерах. Фаза 3. Анализ и оценка.
Ступень 6. Сравнение внутренних процессов с процессами партнеров. Фаза 4. Рекомендации и действия. Ступень 7. Рекомендации и их воплощение. Ступень 8. Повторная проверка.
В работе [62] процесс бенчмаркинга рекомендуется осуществлять за 4 фазы, разбитые на 10 этапов. Фаза планирования
1. Установление объекта бенчмаркинга, а именно процесса, который предлагается улучшить. Определение области деятельности организации, где самые большие возможности для улучшения. Документирование текущего процесса. Разработка описания проекта.
2. Установление конкурента по бенчмаркингу. Определение того, кто применяет «превосходную практику» в той области, которая интересует организацию.
3. Планирование и проведение наблюдений «превосходной практики». Выполнение наблюдения за «превосходной практикой» непосредственно у конкурента по бенчмаркингу.
Аналитическая фаза
1. Определение текущего уровня выполнения процесса. Проведение анализа текущего выполнения процесса.
2. Проектирование будущего уровня выполнения процесса. Выявление тенденций отрасли и определение того, каким образом можно достичь преимущества.
Фаза интеграции
1. Анализ результатов бенчмаркинговых исследований в организации. Анализ предполагаемых результатов бенчмаркинговых исследований на всех уровнях организации, достижение согласия.
2. Пересмотр установленных целей и оперативных планов, доведение до сведения всех заинтересованных лиц об этих изменениях.
Фаза действий
1. Разработка плана мероприятий. Разработка специальных мероприятий, системы измерений и расписания для внедрения новых практик, найденных в результате бенчмаркинга.
2. Осуществление прорыва. Выполнение плана мероприятий, необходимость которых установлена в результате бенчмаркинга, осуществление мониторинга результатов.
3. Повторение процесса. Удержание текущего выполнения процесса на уровне ведущего для отрасли.
Основные фазы бенчмаркинга показаны на рис. 5.16 [61].
Рис. 5.16. Процесс бенчмаркинга, основанный на модели «Колесо бенчмаркинга»