2.3 Организация документирования хозяйственных операций и документооборота на предприятии

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» все хозяйственные операции, проводимые предприятием, оформляются первичными учетными документами, которые должны соответствовать правильному оформлению, приему, выдачи и хранению. На основании вышеизложенного постановка бухгалтерского учета предполагает:

- разработку, организационно-распорядительных документов («Положение об отделе бухгалтерского учета, финансов и контроля»), должностные инструкции работников бухгалтерии, штатное расписание);

- создание номенклатур дел и организацию хранения документов;

- формирование кадровой политики бухгалтерии (порядок аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала, системы повышения квалификации);

Требования, предъявляемые к оформлению документа:

1. Без исправлений

2. Без подчисток и без помарок

3. Свободные строки должны прочеркиваться

4. Документы должны быть качественно составлены

5. Аккуратность

6. Документ должен составляться разборчиво

7. Документ должен составляться своевременно

Организация документооборота включает в себя составление графика документооборота (Приложение НУЖНАЯ БУКВА) и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приемке документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор, накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры;

- лица, ответственные за представление первичных учетных документов несут персональную ответственность за неправильное и несвоевременное предоставление доку-ментов в бухгалтерию;

- бухгалтер должен правильно отразить хозяйственную операцию на счета бухгалтерского учета, с указанием даты и фамилии ответственного.

Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.

Для хранения документов в организации предназначаются специально отведенные закрывающиеся комнаты, оборудованные полками и шкафами. Документы хранятся в папках.

Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для их дальнейшего хранения в архивах бухгалтерии (организации).

В одно дело формируются однородные первичные документы, содержащие обычно до 250 листов, при толщине не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше.

Документы классифицируют по срокам хранения:

- текущего срока хранения – от 1 года до 5 лет (ТТН);

- постоянного хранения (устав, учредительные документы, личные карточки).

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельности регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21.

Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. 

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.

При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники.

Ошибки могут быть локальными – искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата), и транзитными (если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров).

Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры.

Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хозяйственной операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская проводка. Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом «красного сторно». Этот способ используется, если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись (корреспонденция счетов или сумма) производится чернилами темного цвета.