3. Проект изменения

3.1. Изменения в учете оборудования и линий связи ооо "топ - сервис".

В результате тщательного анализа существующей модели учета оборудования и линий связи, проведенного автором во второй главе, считается разумным и экономически эффективным предложить следующую стратегию – изменение существующей модели учета. SWOT-анализ компании Топ - сервис показывает основные внутренние слабые стороны и согласно этого анализа и матрицы BCG, можно сделать вывод, что в компании назрела необходимость изменений.

Необходимо рассмотреть, какое влияние будет оказано на компанию Топ - сервис, если каждый сотрудник организации сможет видеть сеть именно такой, какая она есть. Консолидированный взгляд на сеть, с наглядной визуализацией и картографической привязкой сетевых ресурсов, позволяющие документировать точное местоположение всех сетевых активов, характеристики оборудования, сервисов и услуг, их состояние и взаимосвязи позволит быстрее и с меньшими затратами принимать необходимые для развития сети решения и реагировать на потребности бизнеса и клиентов.

Представьте себе, что у вас имеется интеллектуальная система для управления всеми сетевыми ресурсами. Эта система настолько стратегически важна для компании, что ее используют все сотрудники всех отделов, начиная от отдела планирования и проектирования сети до отдела продаж и маркетинга, причем эта система помогает им решать повседневные задачи быстрее и эффективнее.

Такое решение предоставляет компания GE Energy на основе мощного программного продукта, получившего название Small World Phisical Network Inventory (Инвентаризация Сетевых Ресурсов) SW PNI. и Он используется мировыми лидерами отрасли связи, в том числе крупными операторами национальных сетей связи, операторами кабельного телевидения и мультисервисных услуг связи (MSO), интернет провайдерами и операторами сетей дальней связи для управления развертыванием своих сетей и обеспечением готовности сетей предоставить услуги в нужном месте в нужное время.

Комплексный подход к созданию автоматизированных систем технического учета и инвентаризации оборудования заключается в следующем:

• предварительное обследование объектов автоматизации, интервьюирование пользователей;

• комплексное проектирование автоматизированной системы, разработка архитектуры аппаратной платформы, разработка требований к «кастомизации» прикладного ПО GE SW PNI под нужды ООО "ТОП - СЕРВИС";

• поставка, установка и настройка аппаратной платформы, системного и прикладного ПО;

• «кастомизация» системы под индивидуальные требования ООО "ТОП - СЕРВИС";

• миграция данных из старых систем учёта, электронных и бумажных архивов, проверка на не противоречивость и достоверность;

• обучение пользователей, администраторов, руководства компании;

• активная техническая поддержка внедрённых систем на 1,2,3 уровнях.

Кроме того необходимо перенести исходные данные из разных предыдущих источников в новую программу PNI. Учитывая объемы данных по всей Республике, можно сделать вывод, что это процесс не быстрый.

Подготовить инструкции, провести обучение сотрудников.

Цель Проекта — повысить качество и рентабельность строительства и эксплуатации сетей ООО "ТОП - СЕРВИС" путем внедрения системы GE Smallworld PNI.

Результатом изменения будут:

Оборудование Сервер, программа Small World PNI, лицензии на всех пользователей, подготовка, анализ и перенос информации в новую систему, обучение сотрудников.

Бо́льшую часть расходов занимает сам процесс миграции – переноса исходных данных из старых источников в новую программу. Т.к. этот процесс сопровождается проверкой достоверности данных, выявлением замечаний и устранением ошибок. Процесс проверки и переноса данных проходит в ручном режиме, при этом параллельно выполняется основная работа.

Таблица №12.

Характеристика проекта.

Характеристики	Значения
Результат	Весь объем данных перенесен. Внедрена в эксплуатацию программа Small World PNI
Смета проекта	210 млн. руб.
Объем работ	837 000 квартир монтированной емкости
Сроки выполнения работ	Июль 2016 – декабрь 2020 г.
Качество продукта	Достоверные данные, соответствие требованиям руководства компании и технического блока.
Ресурсы проекта	Оборудование, денежные средства, технический персонал, осуществляющий подготовку документов, оргтехника, информационные системы с данными, проектная документация, схемы, журналы с информацией.

Окончание таблицы №12.

Характеристики	Значения
Исполнители проекта	В Управлении Топ - сервис – начальник центра учета сетевых ресурсов, в филиале – начальник филиала, отдел технического учета и паспортизации, отдел миграции данных (группа проверки документации, операторы и начальник отдела).
Риск проекта	Затягивание сроков может возникнуть из-за сложности получения исходной документации, из-за других приоритетных проектов. Подробнее в таблице №13

Таблица №13.

Риск проекта.

Рисковое событие	Вероятность	Степень серьезности	Трудность обнаружения	Время	Сумма
Несоответствие системы ожиданиям	0,1	1	0,2	0,5	1,7 риск малый
Невыполнение в срок миграции данных	0,8	0,8	0	0,9	2,5 риск средний
Недостоверность введенных данных	0,8	1,2	0,9	0,9	3,8 риск максимален

Вывод:

При максимальном риске, в случае недостоверных данных предусмотреть штрафные санкции для ответственных лиц, которые занимаются предоставлением достоверной документации и проверкой – как перестраховочная мера, которая должна мотивировать компанию не допускать срывов;

Другие риски проекта не так критичны, и допустимо произвести корректировку сроков или доработку системы до желаемого состояния.

Таблица №14.

База, которую необходимо подготовить для внедрения изменения:

Ресурсы	База для подготовки
Люди	Должностные инструкции, регламенты, распоряжения для лиц участвующих в процессе (сотрудники IT-отдела, отдела технического учета, руководство, департамент миграции данных), предусмотреть изменение штатного расписания.
Информация	Схемы линий связи, выгрузки из других информационных систем, исполнительная документация, станционные документы, уличные чертежи, техническое задание; эскизный, технический, рабочий проекты, карта местности – подложка системы.
Технологии	Методики, инструкции подготовки, приема, обработки, проверки и хранения информации, передачи в работу операторам, осуществляющим ввод данных в программу. Инструкции по внесению данных в программу PNI SmallWorld, оборудование и программа. Обучение, проверка знаний. Корректирующие семинары.
Финансы	210 млн. рублей

Процесс перехода всех подразделений ООО "ТОП - СЕРВИС" на новую систему инвентаризации не может сопровождаться без создания новых бизнес-процессов. Отсюда возникают вопросы:

• подготовки персонала для реализации проекта;

• внедрения системы;

• внесения и последующей актуализации данных в системе.

Существует необходимость разработки данных бизнес-процессов для повышения рентабельности инвестиций и снижения рисков, которые заложены в проект.

Для запуска миграции данных необходимо решение следующих подзадач:

• создание бизнес-процесса миграции данных;

• управление процессом миграции и актуализации;

• контроль качества и производительности персонала;

• мониторинг результатов и анализ производственной деятельности;

• соблюдение бюджета проекта;

Качество продукта:

• прозрачные и актуальные и доступные данные о сетевых ресурсах компании

• структурное подразделение с высокой квалификацией, мотивацией, и самостоятельностью для ведения бизнес-процесса актуализации данных

Итог внедрения GE Smallworld с миграцией данных в ООО "ТОП - СЕРВИС" – повышенная инвестиционная привлекательность и коммерческая эффективность за счет повышения качества и рентабельности строительства и эксплуатации сетей.

Действующие лица.

Носители изменений – это слои и представители персонала, которые принимают участие и испытывают на себе влияние изменений.

Таблица №15.

Действующие лица.

Спонсоры	Агенты	Целевики
Руководство компании ООО "ТОП - СЕРВИС"	Сотрудники юридического отдела Сотрудники HR- отдела Сотрудники IT-отдела Сотрудники отдела бухгалтерии Сотрудники компании-разработчика системы Руководитель филиала Сотрудники отдела технического учета ООО "ТОП - СЕРВИС"	Сотрудники отдела маркетинга Сотрудники отдела технического учета Сотрудники отдела капитального строительства Сотрудники Управления Центра управления сетевыми ресурсами Сотрудники Центра информационных технологий Руководители отделов Контрольно-ревизионный отдел