2.2. Анализ учета оборудования и линий связи ооо "топ - сервис".

Компания Топ - сервис высокотехнологичная компания. Предоставляет услуги связи своим абонентам благодаря оборудованию на узлах связи и развитой кабельной сети, которая доходит практически до каждой квартиры, до каждого дома. Это большой объем разнородного оборудования и линий связи. Учитывая, что компания существует десятки лет, и оборудование обновляется каждые 5-7 лет, можно сделать вывод, что комплекс линий связи и оборудования регулярно обновляется, причем не единовременно, а постоянно в разных районах, городах. Ежедневно в разных районах и городах происходит демонтаж морально устаревшего или неисправного оборудования, демонтаж устаревших линий связи. Монтаж нового оборудования, установка дополнительных модулей, перестановка с одной станции на другую, установка оборудования в многоквартирных домах. Прокладка нового кабеля, врезка нового кабеля в существующий кабель (муфта), строительство новой кабельной канализации, установка опор для прокладки кабеля. Эта работа планируется заранее, закупается необходимое оборудование и кабель, бывают экстренные случаи замены неисправного оборудование и замена кабеля после пожара или обрыва. Эту работу проводят разные отделы и разные специалисты. Каждый отдел по своему ведет учет демонтированного, и вновь смонтированного, оборудования и кабеля. Зачастую внутри одела разные специалисты ведут по разному учет. Это может быть запись в амбарной книге, как было принято с советских времен. Это может быть учет в таблице Excel, рисование схем с указанием оборудования и кабеля в формате Visio, некоторые схемы выполнены на бумаге миллиметровке. Несколько лет назад была внедрена программа для учета оборудования и кабеля система управления ресурсами предприятия связи – «М2000.RM», было потрачено несколько лет для внесения данных в эту программу. У нее есть свои недостатки, ограниченный функционал, нет графической наглядной подложки (карты), есть ряд других недостатков, которые не позволяют техническим специалистам полноценно пользоваться информацией, программа не удовлетворяет всем запросам, тем более не позволяет провести инвентаризацию установленного оборудования в различных разрезах. Например, количество установленного и работающего в настоящее время оборудования определенного типа. Или список оборудования, установленного на определенной станции. В некоторых филиалах специалисты местного уровня сами пишут или адаптируют программы для учета оборудования. Популярны программы Friendly Pinger и Zabbix. У них есть свои преимущества по сравнению с программой М2000.RM, но в тоже время, есть недостатки, которых лишена программа М2000.RM. При работе приходится пользоваться различными источниками, для того, чтобы найти необходимую достоверную информацию. Например специалист отдела эксплуатации домовых распределительных сетей должен посмотреть информацию в программе Zabbix, затем переключиться в Friendly Pinger, и после этого проверить наличие свободных портов в программе М2000.RM. Одним словом среди множества программ нет такой, которая могла бы удовлетворить запросы пользователей – технических специалистов филиалов и специалистов из Управления Топ - сервис.

При поступлении в филиал с центрального склада оборудование и кабельная продукция отписывается на материально ответственное лицо. По бухгалтерскому учету поступившее оборудование числится на счете 07 «Оборудование к установке». После монтажа оборудования на объект делается документация на удорожание объекта основных средств 01 счета. Объект основных средств фактически представляет собой станцию (АТС), со всем имеющимся оборудованием одного материально ответственного лица. На этой станции может быть оборудование и другого материально ответственного лица, это уже будет другой объект основных средств. Например, у материально ответственного лица из энергоцеха свой комплекс оборудования – это один объект основных средств, у материально ответственного из линейно-кабельного цеха другое оборудование и кабель – это другой объект основных средств на той же станции. И так далее.

В компании Топ - сервис бывают инвентаризации следующих видов и различаются по:

по объему – полная и частичная;

по методу проведения — выборочная и сплошная;

по назначению – плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства, помещения; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; кабельная продукция, оборудование к монтажу и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально- ответственных лиц, и т. д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Это может быть определенная кабельная продукция, относящая к конкретному проекту, либо определенный вид кабеля или оборудования.

Выборочная инвентаризация присутствует в Топ - сервис, т.к. обычно она проводится в организациях с большой номенклатурой материальных ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и отделах, которые принадлежат данному филиалу ООО "ТОП - СЕРВИС".

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению и объявляются Приказом генерального директора ООО "ТОП - СЕРВИС" за несколько дней до начала.

Внеплановая инвентаризация, как уже стало понятно из названия, проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Например, при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений.

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Она проводится обязательно до открытия склада с ТМЦ, кабинета, технического помещения, и т.д., где проводилась до этого инвентаризация.

По результатам инвентаризации составляется перечень товарно-материальных ценностей, который заносится в Акт. Акт подписывается всеми членами комиссии и проверяемым материально ответственным лицом.

Инвентаризация позволяет проверить наличие оборудования и кабельной продукции, в ходе инвентаризации приходится посещать станции, телефонные шахты, колодцы, различные технологические помещения. В настоящее время, у материально ответственного лица, информация, о том, где какое оборудование установлено и где, сколько и какой кабель проложен, хранится в различных программах, различных схемах, в том числе электронных и бумажных. Что-то он помнит по памяти, потому, что приходится часто работать с этим оборудованием.