52 Контроль реализации ур

Контроль- (одна из основных функций управления) обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых УР. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Контроль исполнения УР обусловлен множеством причин:

1)Неопределенность. Основная причина необходимости контроля — неопределенность, которая, будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем.

2)Предупреждение возникновения кризисной ситуации. Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации.

Если принятое ранее решение оказалось неэффективным или ошибочным, то система контроля может позволить своевременно это установить и внести корректив.

3)Поддержание успеха. Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу.

Виды контроля:

1) Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ :в области человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

2) Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объект — подчиненные сотрудники, а сам он прерогатива их начальника. Регулярная проверка работы подчиненных позволит исключить отклонения от намеченных планов. Для текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь (обмен данными о полученных результатах).

3) Заключительный контроль — фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми: дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем и - способствует мотивации.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

1ЭТАП: Установление плановых величин. Первый этап демонстрирует, насколько близки функции контроля и планирования. Плановые величины — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Цели, которые могут быть использованы в качестве плановых величин для контроля, отличают две очень важные особенности: наличием временных рамок, в которые должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

2ЭТАП: Сопоставление плановых и фактических величин Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям и насколько допустимы обнаруженные отклонения от планов. Дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий.

Определение величины допустимых отклонений. Если принята слишком большая величина допустимых отклонений, то можно пропустить крупные проблемы. Но если она слишком мала, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Также система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от плановых величин

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные планы, — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Информирование о планах и результатах. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих работников организации как установленные плановые величины, так и достигнутые результаты.

Оценка информации о полученных результатах—заключительная стадия этапа сопоставления. Менеджер должен решить, та ли информация получена и важна ли она. Важная информация адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения.

3ЭТАП: Реализация корректирующих мероприятий. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт .

Отказ от корректирующих мероприятий. Основная цель контроля - добиться такого положения, при котором процесс управления организацией заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов с плановыми говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранение отклонений. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения.

Пересмотр планов. Не все отклонения от плановых величин следует устранять. Иногда сами плановые величины оказываются нереальными, т.к. основываются на планах (прогнозах будущего).

Требования к эффективному контролю.

1) Стратегическая направленность. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2) Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

3) Соответствие контролируемому виду деятельности. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля маскирует, а не собирает критически важную информацию

4) Своевременность. заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Система эффективного контроля дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис

5) Гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6) Простота. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность контроля ведет к беспорядку.

7) Экономичность. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему.