3.5 Создание запросов

Запросы разрешают выбирать данные из одной или пары связанных таблиц. Результатом выполнения запроса, будет являться результирующая таблица, которая вместе с иными таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять либо изменять данные в таблице. Основным назначением запросов является отбор данных по нюансам поиска. Создадим запросы на наличие и отсутствие продукта. Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, надавить кнопку «Запросы» и в показавшемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать перечень таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем нужные поля (Рисунок. 19), жмём кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (Рисунок 20). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значений может быть только лишь два: Истина и Ложь. «Истина» - товар в наличии, «Ложь» - товара нет в наличии. Запрос на товар, которого нет в магазине, и на складе создается также, лишь в параметрах указываем значение «Ложь». (Рисунок 21). При выполнении запроса (значок на панели управления) покажется таблица продуктов в наличии либо отсутствующих зависимо от запроса (Рисунок 22). Теперь изготовленные запросы, вероятно использовать в последующих отчетах по учету товара. Аналогично делаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет предоставлять сведения о интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах и не считая того цена на данные продукты. В запрос вставляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары» и переключаемся в режим конструктора. Начинаем делать запрос. Возникнет окно с предложением прописать имя поставщика. В следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 24). В случае, ежели мы не помним наименование, при запросе существует возможность бросить не заполненным одно из полей (непосредственно по данной причине в критериях подбора мы указали «Или»). Запрос будем подбирать данные о поставщиках согласно их имени либо коду.

Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

Отчёты предусмотрены для сотворения конечных документов и отправления их на печать. По своим свойствам и структуре отчеты в основном идентичны с формами. Главное их отличие заключается в том, что в отчёте отражаются все данные и в их встроена функция группировки данных по различным аспектам. Отчеты в отличие от форм могут содержать особенные элементы дизайна, соответствующие для печати документов: колонтитулы, наименование шрифта, размер шрифта, промежуток и т.д. Отчёты и формы, идентичны с тем, что их можно создавать при помощи конструктора либо профессионалы отчётов. Также имеется автоматическое создание отчётов. Последовательность операций при формировании отчёта при помощи Мастера, остается таковой же, как и при разработке формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровней группировки и операции требуемого порядка сортировки. Добавление уровней группировки дозволяет выводить записи, согласно избранным полям. К примеру, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут профильтрованы по определенному значению данного поля. Access автоматом сортирует данные согласно группирующим полям, а внутри группы можно также сделать сортировку по хоть какому из интересующих нас полей, входящих в нашу группу. По хоть какой из имеющихся групп по мере необходимости можно подводить промежные результаты. С целью извлечения окончательных значений согласно числовым полям следует после прибавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов надавить на клавишу Итоги, уже после чего же для соответственных числовых полей подобрать нужные функции. При использовании функции Sum (суммы) для хоть какого поля Access посчитает автоматом не только сумму значения для каждой группы, но и подведет к тому же итоги всех записей избранного поля. Программа учитывает вывод как данных (записей) и результатов, так и только результатов. В случае, ежели не установлен уровень группировки, в таком случае кнопка «Итоги» становится труднодоступной. При режиме просмотра юзер способен скопировать отчет в варианте отдельного файла редактора текста Word либо таблицы Excel. С данной целью следует щёлкнуть по кнопочке «Связи с Office», находящейся на панели инструментов «Предварительный просмотр». Для формирования отчета необходимо открыть вкладку «Отчеты» в окошке базы данных и кликнуть на кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В выскочившем окне «Новый отчет» избрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу либо требование (в нашем случае это требование на данные о поставщиках), надавить клавишу «ОК» (Рисунок 25). Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при разработке форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рисунок 26), жмем «Далее». В последующем окне щелкаем на пункт «Итоги» (Рисунок 28) и в отобразившемся окне ставим метку на поле «Sum». Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем из представленных вариантов тип макета «Структура 2». В следующем окошке избираем образ дизайна, дальше вписываем имя отчета и жмем «Готово» (Рисунок 29) В случае, ежели полей не удовлетворяет, в таком случае их, вероятно скорректировать в режиме конструктора.