73. Применение электронного офиса в экономической работе.

Электронный офис (ЭО) – это система автоматизации офисной деятельности в организациях и учреждениях.

Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.

К офисным относятся следующие задачи:

1.делопроизводство;

2.создание отчетов;

3.поиск, ввод и обновление информации;

4.составление расписаний;

5.обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств.

В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

1.Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.

2.Печатающие устройства.

3.Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.

4.Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.

5.Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

Основным программным обеспечением, позволяющим реализовать офисные задачи, являются – текстовые редакторы (процессоры), табличные процессоры, СУБД (системы управления базами данных – программы для создания и ведения баз данных), коммуникационные программы. Офисные программы используются как самостоятельно, так и в составе специализированных ИППП (интегрированных пакетов прикладных программ).

Интегрированный пакет прикладных программ (ИППП) – это несколько взаимосвязанных программ, имеющих одинаковый интерфейс, и объединенных на уровне документов.

В настоящее время на рынке программных продуктов имеются специализированные ИППП, в состав которых входят основные базовые программы для решения офисных задач. К наиболее популярным офисным ИППП относятся MS Office фирмы Micro Soft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор (в MS Office это Word), табличный процессор (в MS Office – Excel), и СУБД (в MS Office – Access).

В ИППП входят взаимодействующие между собой программы, имеющие однотипный интерфейс (однотипное оформление и похожие приемы работы). Взаимодействие программ осуществляется на уровне документа. Это значит, что документ, разработанный в одной программе, можно экспортировать в другую программу пакета и при необходимости вносить в него изменения.

В состав ЭО также дополнительно могут входить:

1.программа составления и анализа расписаний;

2.программа для проведения презентаций (демонстрационная графика);

3.графический редактор;

4.программа перевода текстов с одного языка на другой и т.д.

Основными функциями электронного офиса является формирование электронного документа и организация электронного документооборота в фирме.

В настоящее время появились новые программные продукты, позволяющие организовать электронный документооборот на предприятиях. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют формировать документы в электронной форме, передавать их специалистам, создавать требуемые базы данных и т.д.