1.2. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

1.2.1. Загальні положення

ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).

ДСТУ є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлювання реквізитів документів.

Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлювання організаційно-озпорядчих документів (далі – документи): постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо, що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності (далі – організації). Стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Методичні рекомендації конкретизують основні положення ДСТУ щодо:

- оформлювання реквізитів документів і варіантів їх розташування;

- застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;

- основних засад проектування бланків документів;

- створювання документів за допомогою друкувальних засобів;

- правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;

- оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку та електронною поштою.

Методичні рекомендації узгоджено з положеннями Державної системи стандартизації, державними стандартами на уніфіковані системи документації, правилами із стандартизації, нормативо-правовими актами і методичними документами з діловодства та архівної справи.

1.3. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служать затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації ДСТУ-4163-2003.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ДСТУ.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Назва документа повинна бути присутя на будь-якому документі, крім листа; воно визначається укладачем документа, виходячи з призначення та змісту останнього, і повинно відповідати виду даного документа (постанова, розпорядження, наказ, акт, інструкція і т.д.).Залежно від назви документа вибирається потрібна форма викладу тексту, визначаються характер і ступінь обов'язковості реалізації його змісту.

Назва документа служить цілям зручності класифікації, контролю та зберігання документів. Виходячи з назви документа, встановлюється і перелік необхідних для його оформлення інших реквізитів.

Заголовок документа складається до будь-якого документа формату А4 (210 х 297 мм), незалежно від його призначення. Тема відображає зміст документа і повинен бути максимально точним, узгоджуватися з видом документа. 

Розкриває зміст документа заголовок дозволяє економити час при його розгляді, а головне - усуває можливість помилки або варіантності його тлумачення при введенні відомостей про документи в інформаційно - пошукову систему, полегшує пошук і проходження документів.

Тема до текстів постанов, розпоряджень, наказів, положень, актів, довідок, звітів та ін будується на основі іменника у формі місцевого відмінка, наприклад:

«Про заохочення ...»,

«Про виплату ...»,

(Про що?).

Правила, Статут, список, реєстр і інші документи вимагають родового відмінка стрижневого іменника в заголовку до тексту, наприклад:

Правила «оформлення документів»

(З відповіддю на питання «чого?")

Заголовок до тексту Інструкції формується на основі іменника в давальному відмінку, наприклад:

Інструкція «по експлуатації ...»

(Чому?)

Якщо зміст тексту включає ряд питань, заголовок повинен бути узагальненим, наприклад:

«Про заходи ...»,

в цьому випадку поряд з заголовком

складаються підзаголовки. Їх пишуть

в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Датування документа обов'язково для надання йому юридичної сили. Датою документа є дата його підписання або затвердження:

- Датою видання (прийняття) постанови, розпорядження, наказу є дата їх підписання Головою міста, керівником структурного підрозділу;

- Датою протоколу є дата засідання (прийняття рішення);

- Датою акту - дата події;

- Датою звіту, плану та інших вимагають затвердження - дата їх затвердження;

- Датою набрання чинності розпорядчого документа вважається дата його підписання, якщо інше не зазначено в самому документі.

До складу дати входить вказівка ​ числа, місяця, року.

наприклад:

12 вересня 2015

Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його створенням, проходженням і виконанням (візування, погодження, реєстрація) і т.д.в обов'язковому порядку датуються.

Дата повинна проставлятися особою, підписує або затверджує документ. На документах, складених спільно кількома організаціями або юридичними особами, проставляється єдина дата підписання. Місце розміщення дати залежить від виду документа і визначено у формі бланків.

Індекс надає документу юридичну силу, підтверджуючи факт складання та відправлення документа, і призначений для обліку, контролю за своєчасним виконанням та організації системи пошуку надходять або створюваних документів. Індекс документа повинен складатися з порядкового номера, який при необхідності доповнюється літерними позначеннями, індексом за номенклатурою справ або іншому класифікатора - назв документів, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і ін Складові частини індексів відокремлюються косою рисою, наприклад:

148/12-15,

де: 148 - порядковий номер кореспонденції,

12-15 - індекс справи, де зберігається документ.

Текстом документа є виражене засобами ділової мови зміст будь-яких дій чи подій. Його зміст має бути пов'язане з раніше виданими з цього питання документами та відображати точне і правильне освітлення подій. Текст документа складається на основі уніфікованих форм, уніфікованих збірок текстів, типових нормативних документів, що визначають зміст конкретних документів. Тексти документів оформляються у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Рекомендується розділяти тексти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа. У другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій частині також рекомендується повідомляти підстави або причини створення документа, а в другій - рішення, розпорядження, прохання.

При підготовці розпорядчих документів нормативно - правового характеру (положень, правил, порядку, інструкцій) керуватися наступними вимогами в структурному оформленні тексту даних документів.

Структурне оформлення тексту положень, порядку, правил, інструкцій

Найменування (положення, порядку, правил, інструкцій)

1. Загальні положення

1.1. Нормативно-правове забезпечення, що дає підстави для прийняття даного документа.

1.2. Цілі і завдання документа.

1.3. Основні поняття (терміни), що використовуються в документі.

2. Зміст документа

2.1. Розділи за напрямами з чітким викладом.

2.2. Пункти, підпункти в розділах.

3. Додаток

3.1. У додатки виносити договори, акти, довідки, таблиці і т.п.

3.2. До нормативного документа додається коротка пояснювальна записка, що відображає короткий огляд чи роз'яснення існуючого положення, за яким розробляється документ. Характеристика проблем.

Структура тексту постанов (розпоряджень) нормативно-правового документа.

1. Точне, юридично правильна назва документа.

2. Коротка преамбула, при необхідності з посиланням на нормативно-правові акти.

3. Визначення конкретної мети прийнятого документа.

4. При необхідності вказувати визнання втратили чинність раніше прийнятих з цього питання документів.

5. Якщо в документі містяться вказівки про виділення фінансових коштів - джерело фінансування.

6. Необхідність опублікування документа в засобах масової інформації.

7. Визначення посадових осіб, органів, на яких покладено контроль за виконанням, і терміни виконання.

Примітка. В окремих випадках текст документа може містити одну заключну частину: розпорядження, накази - розпорядчу частину без преамбули, листи - без пояснень і т.д.

У розпорядчих документах, що діють на принципах єдиноначальності або адресованих керівництву або органам влади, суду і прокуратури, використовуються форми викладу тексту від першої особи однини, наприклад:

«Постановляю», «пропоную»,

«Прошу», «зобов'язую».

У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, форма викладу тексту від третьої особи однини, наприклад:

«Постановляє», «вирішив».

У спільних документах використовується форма викладення тексту від першої особи множини, наприклад:

«Пропонуємо», «вирішили» і т.д.

Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установ, організацій і в ній кілька рішень, висновків (у доповідях, положеннях, оглядах), діляться на розділи, глави, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа.

Текст протоколу викладається від третьої особи множини, наприклад:

«Слухали», «Виступили»,

«Ухвалили».

У документах, які визначають права і обов'язки (положення, посадові обов'язки, інструкція), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовується форма викладення тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад:

«Відділ здійснює функції»,

«До складу об'єднання входять»,

«Комісія встановила».

Документи - додатки можуть бути трьох видів:

- Затверджуються або вводяться в дію відповідним документом (додаток до правових актів);

- Пояснюють зміст іншого документа;

- Направляються із супровідним документом адресату.

В організаційно-розпорядчих документах, зміст яких доповнюється або пояснюється додатками, відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

«Затвердити інструкцію з обліку

та зберігання документів

(Додаток № 1)

або (згідно з додатком) »

На самому документі - додатку повинна бути зроблена відмітка, що з'єднує його з основним документом і надає йому юридичну силу.Розміщується відмітка в правому верхньому куті першого аркуша додатка і включає найменування нормативного акту (постанови, розпорядження тощо), його дату і номер, наприклад:

Додаток № 1

до постанови Глави міста

№ 154 від 8 жовтня 2015

У додатках повинні бути всі необхідні для документа елементи: найменування, заголовок, підпис керуючого справами адміністрації міста. Якщо документ має додатки, названі в тексті, після тексту робиться відмітка, яка включає в себе відомості про кількість аркушів програми та кількості додаються примірників. Якщо в документі програми інформаційно - довідкового характеру не названі, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів кожного додатка і кількості примірників. За наявності декількох додатків до розпорядчого документа, на них проставляється порядковий номер.

Узгодження є способом попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Узгодження проектів документів проводиться при необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству та правовим актам. Узгодження може проводитися як у КК, її структурних підрозділах, так і поза її з підвідомчими та непідвідомчість організаціями, установами.

Внутрішнє погодження проектів розпорядчих документів називається візуванням.

Візування проводиться в такій послідовності:

- З функціональними підрозділами;

- З дорадчими органами;

- З громадськими організаціями;

- З юридичною службою;

- З фінансовою службою;

- Із заступниками Голови міста, які відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Першим проект документа візує його виконавець на підтвердження того, що він несе відповідальність за його якість. Віза включає в себе особистий підпис візує і дату погодження. При необхідності можуть бути вказані посада візує, дата і розшифровка його підпису (ініціали та прізвище) і розташовується зліва направо на всю ширину аркуша. Віза проставляється на першому примірнику і розташовується на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа нижче реквізиту «підпис». Відмова посадової особи від візування не допускається.При наявності розбіжностей точка зору візує викладається перед візою або на окремому аркуші з зазначенням про це у формі: «зауваження додаються».

Зовнішнє узгодження можна оформляти грифом узгодження, довідкою погодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф узгодження включає в себе наступні елементи:

- Слово Погоджено (друкується прописними літерами);

- Повне найменування посади та назва установи;

- Особистий підпис;

- Ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується;

- Дату узгодження.

Гриф узгодження мають нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження, якщо зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій, то узгодження може бути на окремому «листі узгодження». На документі робиться запис «Лист узгодження додається». При наявності зауважень по документу візу оформлюють таким чином:

«Зауваження додаються»

(Особистий підпис) С. І. Іванов

Посвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами посвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки. Підпис - обов'язковий реквізит документа. До складу підпису входить: найменування посади підписує документ, особистий підпис і його розшифрування. Оригінали постанов і розпоряджень підписує генеральним директором КК (директором ВП), а в його відсутність - посадова особа, яка виконує його обов'язки. Документи, направлені на вищі законодавчі та виконавчі органи влади і управління, підписує лише генеральним директором КК, в його відсутність - або його перший заступник, або виконуючий його обов'язки. Підписується, як правило, один перший примірник документа.

Затвердження документа - особливий спосіб посвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, посадових осіб і громадян. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної чинності лише з моменту його затвердження. Документи затверджуються органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі.

Затвердження проводиться двома способами:

- Грифом затвердження та затверджується або генеральним директором, або посадовими особами, до компетенції яких входять вирішення питань, викладених у документах;

- Стверджується виданням відповідного розпорядчого документа (постанови, розпорядження, наказу).

Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Затверджуються наступні документи: положення, правила, порядок, Статути структурних підрозділів, звіти, плани, штати і штатні розписи, акти прийому та передачі справ та контрольно-ревізійного порядку, акти прийому в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, окремі різновиди протоколів і т.д.

Друк засвідчує справжність підпису посадовця на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами. Прості круглі печатки (без зображення державної символіки) з найменуванням структурних підрозділів адміністрації міста виготовляються також в одному примірнику, зберігаються у керівників відповідних підрозділів адміністрації міста. Простий друк ставиться на документах структурних підрозділів, які потребують підтвердження автентичності факту трудової діяльності, копіях документів і т.д.

Відбиток печатки повинен проставлятися так, щоб їм були захоплені частині найменування посади підписала документ особи і частина його особистого підпису.

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 4163-2003) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - емблема організації;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код документа;

6 - назва міністерства чи відомства;

7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 - назва структурного підрозділу; ,

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - відбиток печатки;

27 - позначка про завірення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.

32 - запис про державну реєстрацію

Р ис. 1. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів формату А-4 (ДСТУ 4163-2003) реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша

Р ис. 2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів формату А-4 (ДСТУ 4163-2003) (реквізити розташовані паралельно довгій стороні аркуша)

Рис. 3. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів формату А-5 (ДСТУ 4163-2003)

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу — на чистому аркуші паперу формату А4.

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ДСТУ 4163-2003 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ДСТУ встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

- лівого - 20 мм (8 пробілів);

- правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

- верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);

- нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Р ис. 3. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів формату А-4 (ДСТУ 4163-2003)

з кутовим розташуванням постійних реквізитів

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий - 8 мм, правий - 20 мм), а верхній і нижній - залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1-4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ДСТУ 4163-2003 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22- 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.