ЗМІСТ

РОЗДІЛ 1.	ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
1.1.	Уніфікація і стандартизація управлінської документації
1.2.	Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
	1.2.1. Загальні положення
1.3.	Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів.
1.4	Основні вимоги до складання організаційно-розпорядчих документів
1.5.	Реквізити документів та їх оформлення
РОЗДІЛ 2.	ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ, ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
2.1.	Розпорядчі документи.
2.1.1. Вказівка
2.1.2. Наказ
2.1.3. Постанова
2.1.4. Припис
2.1.5. Рішення
2.1.6. Розпорядження
2.2. Організаційно-правові документи
2.1.1. Договір
2.2.2. Інструкція
2.2.3. Положення
2.2.4. Посадова інструкція
2.2.5. Статут
РОЗДІЛ 3.	МЕТОДИ ПОКРАЩЕННЯ РОБОТИ З ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ

ВСТУП

Актуальність теми полягає в тому, що в сучасному діловодстві широко застосовуються комп'ютерні системи оброблення та друкування документів, тому виникає необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику.

Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:

1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

2) розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);

3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні й службові записки, протоколи тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підрпиємств, організацій, створюють числені управлінські документи. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, вимоги до складання якого визначено в ДСТУ 4163-2003.

Об‘єктом дослідження є основна одиниця офіційно-ділового стилю - документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" - багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

Предметом дослідження в даній дипломній роботі є організаційно-розпорядча документація.

Мета дослідження – комплексно проаналізувати всю сукупність вимог до організаційно-розпорядчої документації (ОРД), що надаються нормативно-правовими та нормативно-методичними актами до сучасних організаційно-розпорядчих документів в Україні та сформувати пропозиції та висновки, спрямовані на подальше вдосконалення функціонування ОРД.

Відповідно до мети сформульовано такі завдання дослідження:

1) охарактеризувати уніфікацію і стандартизацію управлінської та організаційно-розпорядчої документації;

2) розглянути уніфіковану систему організаційно-розпорядчої доккументації;

3) дослідити вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів;

4) розглянути реквізити документів та їх оформлення

5) проаналізувати оформлення організаційно-розпорядчої, організаційно-правової документації

6) скласти рекомендації щодо методів покращення роботи з організаційно-розпорядчою документацією.

Наукова новизна дипломної роботи: полягає у постановці самої проблеми на даному етапі і комплексному її розгляді, а також у тих висновках і пропозиціях, які нами дані в роботі.

Практичне значення дипломної роботи: теоретичний матеріал, матеріали аналізу та зроблених висновків практичної роботи з організаційно-розпорядчої документації можуть бути використані в навчальному процесі зі студентами - майбутніми документознавцями, а також на семінарах, заняттях і курсах з працівниками діловодної сфери.

Огляд літератури з теми: Закони, Кодекси, Державний стандарт ДСТУ 4163-2003 Уніфіковані системи документації «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», Типова інструкція з діловодства (04.02.2013 р), Положення, що мають відношення до ОРД; науково-методичні роботи із зазначеної проблематики; поточне діловодство установ, підприємств.

Дана робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та додатків.

Розділ 1. Загальні вимоги до організаційно-розпорядчої документації

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. .

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання .діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

1.1. Уніфікація і стандартизація управлінської документації

Уніфікація - (від. Лат. Unus — один, лат. Facio - роблю; об'єднання) - приведення до одноманітності, до єдиної форми або системи. Раціональне скорочення числа об'єктів однакового функціонального призначення. Уніфікація - найпоширеніший метод стандартизації.

Стандартизація - діяльність, що полягає в установленні положень для загального та неодноразового використання щодо наявних чи потенційних завдань і спрямована на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері.

Управлінська документація на сьогодні становить собою основу управління будь-якої організації. Якість управлінської документації, що забезпечує здійснення організаційно-розпорядчої діяльності, є найважливішим чинником, що визначає саму можливість і ефективність процесу управління.

Управлінський документ це документ, який при збереженні всіх ознак документа взагалі відрізняється деякими видовими ознаками, пов'язаними передусім з реалізацією організаційно-розпорядчих функцій управління.

Вчені-документознавці на основі аналізу практики документування управлінської інформації запропонували комплекс вимог, яким повинен відповідати управлінський документ. Завдання полягало в тому, щоб сукупність запропонованих вимог при її реалізації забезпечила документу такі властивості, які гарантували б збіг його вихідного і інтерпретаційного смислів.

Наведемо ці вимоги з деякою корекцією тексту.

1. Законність. Всі відомості, викладені в документі, не повинні суперечити чинним нормативно-правовим актам, що визначає дії учасників процесу управління.

2. Достовірність. Відомості, що містяться в документі, повинні повною мірою відповідати істині про факти, події, людей, яких він стосується.

3. Однозначність. Текст документа за змістом має бути однозначним, тобто положення, наведені в ньому, не можуть бути витлумачені двояко, по-різному.

4. Конкретність. Текст документа повинен відповідати вимогам визначеності таким чином, щоб у ньому були приведені всі необхідні відомості, породжувані знаменними словами тексту.

5. Повнота. Текст управлінського документа повинен відповідати вимогам повноти, тобто містити всі відомості, які необхідні для забезпечення необхідної якості і ефективності управління.

6. Несуперечність. Відомості, що наводяться в документі, не повинні перебувати в суперечності один з одним, бути не узгодженими між собою.

7. Зрозумілість. Всі відомості документа повинні бути викладені мовою ясним, зрозумілим, незважаючи на те, що він вважається адміністративним, офіційно-діловим.

8. Мотивованість. Зміст документа має спонукати адресата до здійснення цілей, поставлених автором документа.

9. Юридична значимість. Управлінський документ для забезпечення його юридичної сили повинен при оформленні мати всі необхідні, правильно складені і оформлені реквізити.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів до однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація побудови. Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Так, наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи докуме6нтаціі, окремих видів документів, конкретного документа і т.д.;

Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення термінології й умовних скорочень;

Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

Зменшення кількості видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку виключення багатоступеневості в системі управління або широкого і повсюдного застосування організаційної та електронно-обчислювальної техніки;

Стабільність вимог до документів. Оскільки форми документів використовують досить тривалий час, цей принцип стане більш ефективним, якщо необхідні вимоги до документів будуть встановлені державними та галузевими стандартами.