Контрольні питання

1. Яким чином визначається довжина даних у текстовому форматі?

2. Коли відбувається імпорт інформації з Excel таблиця імпортується як звичайна таблиця чи як список?

3. Яким чином визначається за якими полями встановлюється зв’язок між таблицями?

4. Як можна переглянути встановлені між таблицями зв’язки?

Практична робота № 2

ТЕМА: Пошук, фільтрація, сортування даних у таблицях.

МЕТА: Навчитися виконувати операції пошуку, фільтрації та сортування при роботі з таблицями.

Теоретичні відомості

Пошук використовується для знаходження деяких особливих записів. Він здійснюється за допомогою команди Главная, Найти: . При цьому на екрані з’явиться діалогове вікно Поиск. У полі Образец вводиться текст, який потрібно знайти. У списку, що розкривається, Просмотр можна задати напрямок пошуку: Вверх, Вниз, Все. Для прискорення операції пошуку можна також вибрати один з параметрів списку Совпадение: С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля. Можна також встановити прапорці: С учетом регистра, С учетом формата полей, Только в текущем поле. Далі натискається Enter або кнопка Найти далее. Для продовження пошуку використовується кнопка Найти далее. По закінченню пошуку натискається кнопка Закрыть.

Поряд з пошуком можливо здійснювати заміну даних, наприклад, для виправлення помилок, допущених при введенні деяких відомостей. Для заміни здійснюються аналогічні дії: з головного меню вибирається команд Главная, Найти: . Діалогове вікно має такий же вигляд, як і при організації пошуку. Окрім цього в ньому є поле Заменить на, в якому вводиться новий текст. Далі потрібно натиснути кнопку Заменить (при цьому буде замінятися тільки перше знайдене значення) або Заменить все (заміна буде здійснюватися в усіх значеннях). Цю кнопку потрібно використовувати дуже обережно, тому що не можливо прослідкувати за кожною конкретною заміною. Більше того, в Access не передбачена відміна цієї операції.

Фільтр використовується для пошуку всіх записів, у яких співпадає значення деякого поля. На відміну від звичайного пошуку, при використанні фільтра можна знайти одразу декілька записів, які відповідають певній умові. При цьому у фільтрі можна використовувати декілька умов одразу. У Access передбачено декілька способів створення та використання фільтра:

Звичайний фільтр зручний при визначенні декількох умов. Для створення фільтра використовується команда: Главная, Сортировка и фильтр: Дополнительно, Изменить фильтр( ). На екрані з’явиться таблиця (рис. 1):

Рис. 1. Створення звичайного фільтра

у якій можна вибрати зі списку одне зі значень поля. В такому фільтрі можна використовувати оператори порівняння (<,<=,>,>=,=,<>).

Після вибору всіх умов відбору використовується команда Главная, Сортировка и фильтр: Дополнительно, Применить фильтр і результати одразу відобразяться в режимі таблиці. При створенні нового фільтра для знищення попередніх умов натисніть кнопку Главная, Сортировка и фильтр: Дополнительно, Очистить бланк ( ). Фільтр можна використовувати ще раз для результатів, отриманих після попереднього використання цього ж фільтра.

Фільтр по виділеному є спрощеним варіантом звичайного фільтра з декількома умовами відбору записів. Перевага цього фільтру в тому, що його можна швидко створити.

Створення фільтра здійснюється одним зі способів:

• пошук по одному значенню поля (помітити поле, значення якого буде використовуватися для пошуку);

• пошук по декільком значенням одного поля (помітити 2 чи більше значень поля, які будуть використовуватися для пошуку);

• пошук по декільком значенням у 2 або більше полях (вказівник мишки помістити на лівій границі крайнього поля і почати вибірку, коли він перетвориться на хрестик; у цей момент перетягнути мишку по всім потрібним полям).

Для застосування створеного фільтра використовується команда: Главная, Сортировка и фильтр: .

Розширений фільтр (Главная, Сортировка и фильтр:Дополнительно, Расширенный фильтр) дозволяє задати більш складні умови, які не можливі у всіх інших фільтрах: сортування одного з полів за збільшенням значення, а іншого – за зменшенням (рис. 2).

Для відміни фільтрації використовується команда: Главная, Сортировка и фильтр: Фильтр( ), Снять фильтр.

Для сортування записів необхідно помітити поле, по якому буде проводитись сортування, потім натиснути на панелі інструментів одну з двох кнопок: або . При сортуванні записів у таблиці змінюється лише їх положення на екрані, а при закритті таблиці всі записи повертаються на свої місця відповідно до значення ключового поля.

Рис. 2. Створення розширеного фільтра.