Тема 10. Управління комунікаціями в організації

1. Двосторонній комунікативний процес.

2. Основні функції комунікації в організації та її вплив на поведінку персоналу.

3. Комунікативні бар’єри.

4. Чинники ефективних комунікацій.

5. Психологічні техніки спілкування.

6. Організаційні чутки.

Навчальні цілі

• Ознайомити з сутністю та завданнями комунікації в організації.

• Висвітлити особливості вербальної та невербальної комунікаційної поведінки.

• Показати вплив комунікаційних процесів на управління поведінкою в організації.

• Ознайомити із змістом комунікаційних стилів.

• Розглянути проблеми висхідної та низхідної комунікації в організації.

• З’ясувати можливості ефективного використання формальних та неформальних комунікативних засобів.

Рекомендації до опанування теми

При роботі над темою «Управління комунікаціями в організації» треба виходити з того, що комунікації в організації є засобом управління поведінкою людей в організації. Тому доцільно розглядати не самий процес комунікацій в організаціях, а ті можливості в управлінні, що відкриваються завдяки ефективним комунікаціям, та чинники, що впливають на їх здійснення.

Організації без комунікацій не існують. Комунікації забезпечують реалізацію всіх головних функцій управління — планування, організації, керівництва та контролю. Від 50% до 90% свого робочого часу керівники витрачають на комунікацію, яка, на їх думку, є найскладнішою проблемою в організаціях. За даними досліджень, ефективність управління персоналом пропорційна ефективності комунікативних процесів в організації.

Комунікативний процес — це обмін інформацією між людьми, метою якого є забезпечення розуміння інформації, що передається та отримується.

Взаєморозуміння в процесі комунікації та адекватна поведінкова реакція виникають за умов, коли адресант уміє донести до адресата ідею, що він її сформулював у своїй уяві, а адресат спроможний розшифрувати повідомлення.

Треба пам’ятати, що організаційна комунікація забезпечує:

• взаємозв’язок між компонентами індивідуальних систем організації, творчу взаємодію між ними, формування функціональної поведінки;

• кооперацію та координацію діяльності всередині та між окремими елементами організаційної системи;

• стосунки організації із зовнішнім середовищем, вплив на нього, зворотний зв’язок.

Основними функціями комунікації в організації є:

Інформація. Зовнішня інформація пов’язана з маркетингом, рекламою, зв’язками з громадськістю (PR), продажами тощо. Внутрішня інформація забезпечує реалізацію цілей організації на засадах координації, кооперації та контролю за діяльністю структурних підрозділів, груп, окремих виконавців.

Розпорядження та інструкції. З їх допомогою менеджер забезпечує ефективну роботу підрозділів та індивідів з метою досягнення цілей організації. Розпорядження та інструкції мають узгод­жуватися з політикою організації; чітко і всебічно відображати зміст праці та завдання виконавців; бути основою для навчання; зводити до мінімуму операційні помилки в процесі виконання роботи.

Вплив та переконання. За допомогою різних засобів комунікації менеджер контролює поведінку підлеглих, мотивує індивідів до виконання завдань на достатньому рівні продуктивності; емоційно наближує працівників до усвідомлення цілей організації шляхом підвищення персональної відповідальності за результати виконання роботи, визнання досягнень, зростання авторитету тощо.

Інтеграція та підтримка. Комунікація сприяє об’єднанню організації в єдине ціле в контексті реалізації необхідних цілей на засадах регулювання взаємодії людей та підтримки в них як відчуття власної значущості, так і належності до організації. Це забезпечує можливість подальшого організаційного розвитку.

Розглядаючи управління комунікаціями в організації, треба пам’ятати, що ефективна комунікація сприяє:

• зменшенню інформаційних перевантажень (особливо в топ-менеджерів), а отже, запобігає втраті контролю;

• удосконаленню організаційної структури та диференціації рівня прийняття управлінських рішень на підставі аналізу потоків формальної та неформальної інформації;

• контролю за впливом неформальних мереж розповсюдження інформації та спілкування на поведінку персоналу та реалізацію цілей організації;

• посиленню мотивації трудової активності виконавців;

• поліпшенню соціально-психологічного клімату в робочих групах, структурних підрозділах, організації загалом;

• зниженню опору організаційним змінам та впровадженню інновацій;

• підвищенню відповідальності за вплив діяльності організації на зовнішнє середовище та посиленню зворотного зв’язку з ним.

Комунікація в організації здійснюється за допомогою різних засобів, а тому менеджер повинен володіти знаннями і навичками щодо передавання й сприйняття вербальних та невербальних повідомлень. Необхідно вміти уважно й активно слухати, формулювати чіткі розпорядження та інструкції, доводити власну точку зору.

Тому для кращого опрацювання теми з метою набуття не тільки теоретичних знань, а й практичних навичок, рекомендується виконати тестові завдання для самоаналізу, а також завдання для самостійної роботи з аналізом конкретних прикладів.

Контрольні запитання

1. Що таке комунікативний процес та які його головні функції в організації?

2. Які рівні комунікації в організації вам відомі?

3. Назвіть основні елементи невербальної комунікації.

4. Що слід віднести до неформальних каналів комунікації в організації?

5. Визначте головні причини поганої комунікації в організації.

6. Які ви знаєте моделі комунікаційних мереж в організації? Зіставте їх.

7. Які комунікативні бар’єри перешкоджають вашому спілкуванню з викладачами?

8. Як керівнику правильно поводитися з підлеглими?

9. Дайте характеристику головних критеріїв класифікації типів ділових співрозмовників.

10. Як управляти чутками в організації?