Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам
В большинстве гостиниц инвентаризацию основных средств проводят по старинке: с листком на коленях и с маркером в руке. Человеческий фактор играет здесь ключевую роль: система учета несовершенна, и при подсчете допускаются ошибки. О современных способах автоматизации процесса учета основных средств в гостиничной индустрии рассказывает директор по развитию компании «Оррла» Кузнецова Ольга.
Современные технологии не обошли стороной гостиничную индустрию. Для грамотного и четкого учета основных средств внедряется так называемая система штрих-кодов, QR-кодов и RFIDов, подходящая и полностью отвечающая требованиям бухгалтерских программ.
Почему же не во всех современных гостиницах и отелях есть система автоматизации и учета данных? Может, из-за незнания о существовании подобной системы и привычки все делать своими руками. Возможно, есть недоверие к аутсорсинговым компаниям (хотя компании, которые проводят независимую инвентаризацию, всегда заключают договор о неразглашении). Рядовые сотрудники высказывают пренебрежительное отношение к новшествам из-за страха постоянного контроля, понимая, что данная система полностью исключает факты подмены или других махинаций с имуществом.
Крупные и средние гостиницы, на балансе которых имеется большое количество ценных средств, которые, по большому счету, ни за кем не закреплены, охотнее соглашаются на внедрение новой технологии. Потраченные на автоматизацию средства возвращаются за 1,5–2 года за счет значительного снижения или устранения краж и мошенничества со стороны сотрудников и бережного отношения к вверенному имуществу.
«Сотрудники высказывают пренебрежительное отношение к новшествам из-за страха постоянного контроля, понимая, что данная система полностью исключает факты подмены или других махинаций с имуществом»
Шаг за шагом
Сам процесс системы автоматизации учета основных средств можно доверить сторонней организации, которая и программу учета внедрит, и научит ей пользоваться, и обклеит все этикетками, и занесет справочник всех основных средств в систему. При необходимости и фотографии сделает особо ценных предметов, например, картин или мебели.
Первый шаг – выбор, какую маркировку использовать: штрих-код, QR-код или RFID. В отличие от старого штрих-кода, который сканируют тонким лучом, QR-код определяется сенсором как двумерное изображение. Основное достоинство QR-кода – легкое распознавание сканирующим оборудованием (в том числе и фотокамерой мобильного телефона). Однако пользоваться QR-кодами крайне неудобно. Проблема заключается в том, что относительно простые QR-коды содержат настолько короткие ссылки, что их проще набрать пальцем или надиктовать голосом, чем ждать целую цепочку событий: пока сфокусируется камера, пока отсканируется изображение, пока придет ответ от сервера с результатом распознавания. После этого, наконец-то, предложат перейти по ссылке. А если добавить к этому необходимость скачивать определенную, пусть и бесплатную, программу для сканирования кодов, легко понять, почему ими мало кто пользуется. К тому же при помощи этой программы, установленной на мобильный телефон, считать информацию с QR-кода может любой посетитель гостиницы.
RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) сокращает процесс проведения инвентаризации вдвое, а то и втрое, так как сканер не надо подносить к каждой единице имущества. Считывание информации происходит на расстоянии 6 метров. Минусы: стоимость системы выше стоимости системы учета, основанной на штрих-кодах или QR-кодах; подверженность помехам в виде электромагнитных полей; отсутствие визуальной идентификации наличия предмета учета.
Общее у всех маркировок – уникальный цифровой код, который присваивается каждой единице имущества. В большинстве случаев его нельзя присвоить другой единице, так как при переклейке этикетка разрушится (хотя ей не страшны ни вода, ни воздействие прямых солнечных лучей, ни агрессивная среда, ни минусовая температура).
Второй шаг – выбор оборудования. Понадобятся принтеры для печати и изготовления этикеток, терминалы сбора данных; софт для учета имущества и проведения инвентаризации (интеграция с бухгалтерской системой учета позволяет в единой системе работать как бухгалтерии, так и сотрудникам по снабжению, учету, контролю, видеть все передвижения имущества, более эффективно управлять и контролировать свои запасы основных средств).
Третий шаг – нанесение этикеток и заведение информации в систему учета. На этом этапе создается унифицированный справочник, обклеивается все имущество, проходит идентификация с фотографиями эксклюзивной мебели, сверка учетных и фактических остатков, а также выявление недостач и излишек. Затем – формирование форм ИНВ 1, 3, 18, 19 и подписание с МОЛами.
В результате у специалистов бухгалтерского отдела появится четкая и ясная картина всего имущества. Руководителю отдела снабжения больше не придется искать необходимый ему товар или же, наоборот, закупать то, что уже имеется. Административно-хозяйственный отдел всегда будет четко знать и понимать, какая вещь на каком месте лежит и кто за нее отвечает.
http://tourfaq.net/hotel-business/texnologiya-uborki-nomera-v-otele/
Туристический бизнес > Гостиницы > Технология уборки номера в отеле
В технологии уборки номера в отеле предусмотрено следующее:
Для учета оборудования в каждом номере предусмотрено специальное описание в виде отдельной карточки, в которой указаны данные о состоянии номера — структура инвентаря, неисправности, пропавшие вещи и проч. В европейских отелях распространен опыт дважды в год — посреди и в конце года проводить инвентаризацию. В процессе инвентаризации производится учет белья, одеял, полотенец, халатов других изделий из тканей, белья, используемого в ресторане, на сохранении кастелянши, в прачечной. Аналогичный учет осуществляется посуды, предметов интерьера и др. Цель инвентаризации касается выяснения обеспечения службы инвентарем, необходимость его замены, расходы на замену в бюджете. Согласно опыту функционирования службы обслуживания номеров в гостиницах, ежегодно необходимо заменить или восстановить до 10% всего инвентаря.
Материальная база и стандарты обслуживания в номерах. Материальная база номеров должна отвечать потребностям клиентов и категории отеля в которой он позиционирует.
В европейских отелях стандартный набор инвентаря в жилой комнате должен включать: кровать, стол, 2 кресла, диван, стол под кофе, торшер, 2 тумбочки, 2 лампы возле кровати (настольные или настенные), телевизор, телефон (факс), шкаф для одежды (комод с выдвижными ящиками), минибар с выпивкой и легкой закуской. В ванной комнате должна быть: ванная (ванна-джакузи — в номерах «люкс» отелей высшей категории) и / или душевая кабина, биде и унитаз, светильник, зеркало. Дополнительно в номере могут предлагаться сопутствующие материалы: спички (одна коробка в жилой комнате и одна в ванной, 15 клапанов (6 обычных, 6 для юбок, 3 с зажимом для брюк), полиэтиленовый пакет для грязного белья или одежды с вложенными в него информационным листком и расценками прачечной и химчистки, пакеты покупок с запечатленной на них логотипом гостиницы, мешочки из ткани с лавандой против моли и для ароматизации одежды в шкафу, сейф, если в отеле отсутствуют специальные для хранения ценных вещей помещения, письменный набор, конверты, бумага для факсовых сообщений, ручка, карандаш, скоросшиватель и другое канцелярские принадлежности, открытки с фотографиями отеля, города или страны, справочник телефонов основных служб гостиницы, справочник телефонов дополнительных услуг гостиницы, у телефона записная книжка с ручкой. В ванной комнаты на одного человека должно быть: 2 банных полотенца, 2 полотенца для лица, 2 небольших полотенца для тела, коврик, халат, тапочки, шампунь для тела и волос, мыло для тела и для рук, лосьон для натирания тела после принятия ванны, кондиционер для волос, банная шапочка, палочки для чистки ушей, тампоны для снятия макияжа, набор для шитья, крем для обуви, зубная паста, зубная щетка, крем для бритья, станок для бритья, туалетная вода после бритья.
Перечисленный перечень инвентаря в основных функциональных помещениях номера — это произвольный минимум, который корректируется гостиничным заведением. Гостиничный заведение может увеличить объем сопутствующих услуг, которые предопределяют дополнительные расходы, одновременно они привлекают больше гостей и побуждают к использованию большим объемом услуг. Например, в отдельных гостиницах и номерах предлагают кофеварку, бесплатное кофе и чай, в других гладильные доски и утюги. Последняя услуга широко предлагаются в США, однако в Европе предоставляется с осторожностью ввиду пожарной опасности.
Отдельного внимания заслуживает обслуживание в номерах УИР-персон. Гости этой категории предпочитают особо комфортным номерам категории «люкс» («президентский люкс»). Кроме сейфа в номере, минибара с широким выбором спиртных напитков и закусок, холодильника и проч., Обслуживание обеспечивает несколько человек, зачастую горничная под наблюдением дежурного на этаже.