6 Анализ коммерческой деятельности по закупкам товаров оао «витебские ковры»

Закупка сырья – важнейшая составная часть коммерческой работы ОАО «Витебские ковры».

Самостоятельным структурным подразделением организационной системы управления ОАО «Витебские ковры», занимающимся вопросами материально-технического обеспечения является отдел материально-технического снабжения. Этот отдел подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросами и в своей работе руководствуется законодательством, планами, инструкциями и нормативно-технической документацией.

На рисунке 6.1 представим схему управления материально-техническим обеспечением в ОАО «Витебские ковры».

Генеральный директор

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам

Начальник отдела материально-технического снабжения

Специалист по снабжению

Специалист по снабжению

Товаровед

Склад сырья и материалов

Рисунок 6.1 - Схема управления материально-техническим обеспечением ОАО «Витебские ковры»

Источник: собственная разработка на основании данных предприятия

Как видно из рисунка 6.1, схема управления материально-техническим обеспечением в ОАО «Витебские ковры» имеет централизованную форму, при которой высшее руководство руководит блоком подразделений, в частности отвечающих за вопросы материально-технического обеспечения.

Функциональное подразделение материально-технического обеспечения имеет в своем составе развитую структуру линейных специалистов, занимающихся закупкой сырья, оборудования, комплектующих; транспортным обслуживанием предприятий; управлением складских запасов; обработкой информационных данных. Эти линейные службы связываются между собой как через руководство, так и напрямую в зависимости от характера решения вопросов (оперативного или долгосрочного).

Задачами отдела материально-технического снабжения ОАО «Витебские ковры» являются:

1) обеспечение производственных подразделений предприятия матери­ально-техническими ресурсами;

2) подготовка и заключение договоров на поставку материально-техни­ческих ресурсов;

3) организация рационального использования материально-технических ресурсов.

Возглавляет отдел материально-технического снабжения организации ОАО «Витебские ковры» начальник отдела, в подчинении которого находятся специалисты по снабжению и товаровед.

В должностные обязанности начальника отдела материально-технического снабжения ОАО «Витебские ковры» входит: организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.; контролировать правильность и своевременность исполнения постав­ленных задач сотрудниками отдела; руководить разработкой проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения; следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации; выполнять работы, связанные с подготовкой претензий к поставщикам; руководить работой по технико-экономическому анализу в области ма­териально-технического снабжения, по разработке стандартов предприятия, по материально-техническому обеспечению, по повышению качества выпускае­мой продукции; участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками; осуществлять организацию оперативного учета снабженческих опера­ций; контролировать соблюдение норм расчетов по отделу, в соответствии с утвержденной сметой.

Специалисты по снабжению в организации подчиняются начальнику и выполняют следующие функции: организуют снабженческие операции, перепись материальных ресурсов и их остатков в организации, составляют установленную отчетность о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия; организуют обеспечение запасов материалов и комплектующих изделий, оперативное регулирование производственных запасов на предприятии; проводят работу с поставщиками; организуют рациональное использование материальных средств и ре­сурсов на предприятии; обеспечивают своевременную и полную реализацию планов снабжения; участвуют в реализации политики и целей в области качества.

Поиск и сбор информации о возможных поставщиках осуществляет специалист отдела материально-технического обеспечения по следующим источникам: по поступившим предложениям от поставщиков (прайс-листы, коммерческие предложения, устные предложения по телефону); по информации из внешних источников (рекламные объявления, выставки, ярмарки);

Основанием для планирования закупок основного сырья и материалов в ОАО «Витебские ковры» являются следующие документы: план производства; складские остатки на начало планируемого периода; нормы потребления вспомогательных материалов; нормы страховых запасов; заявки подразделений.

Долгосрочные планы закупок составляются сроком на один год и уточняются ежеквартально. Краткосрочные планы закупок составляется ежемесячно. Ежегодно, до 5 ноября включительно заместитель генерального директора по коммерческим вопросам подготавливает годовой план продаж на следующий год, утверждает его у руководителя предприятия и передает его руководителю отдела товарного планирования и распределения.

Выбор поставщиков, на основе их способности удовлетворять требования контракта (договора) на поставку продукции соответствующего качества в установленные сроки, осуществляет отдел закупок, привлекая при необходимости другие подразделения предприятия. При заключении контрактов на поставку строит свою политику на обеспечении долговременных связей с поставщиками. При выборе поставщиков, в том числе и новых, используется реестр поставщиков с учетом следующих критериев: уровень качества; сроки поставок; надежность поставок; условия оплаты; уровень цен; наличие сертификата соответствия на продукцию; наличие сертифицированной СМК. Достаточные критерии: удаленность; положительные опыт и отзывы других предприятий; гибкость; положение на рынке; участие в тендерах; опыт; репутация; встречные интересы; обслуживание покупателей; финансовая оценка обеспеченности на период предполагаемого сотрудничества. При отсутствии у поставщика сертифицированной системы менеджмента качества или сертификата соответствия на продукцию, проводится мониторинг и измерения у поставщика (в случае, если продукция не подлежит входному контролю на предприятии), или внешний аудит, с целью оценки способности поставщика поставлять продукцию стабильного качества в соответствии с установленными и предполагаемыми требованиями (по согласованию с ним). При поставке новых видов продукции, поставщик, по необходимости, предоставляет контрольные образцы (пробы), либо пробные партии, которые подвергаются процедуре мониторинга и измерений.

В своей работе предприятие использует систему менеджмента качества «Закупки. Порядок выбора и оценки поставщиков». В приложении Б размещена система менеджмента качества «Закупки. Порядок выбора и оценки поставщиков) с учетом СТБ ИСО 9001-2001 (п. 7.4.1). Согласно ему, ответственность за организацию работ по оценке и выбору поставщиков при закупке продукции (сырья и химических материалов) несет заместитель генерального директора по коммерческим вопросам.

Основной целью оценки и выбора поставщиков является определение их способности выполнять требования к закупаемому сырью, химических материалам и комплектующим для установления устойчивых долговременных отношений, а также определение объемов и характера входного контроля. Работа по оценке и выбору поставщиков в ОАО «Витебские ковры» проводится ежегодно, не позднее срока проведения работ по закупкам, установленного в РДП ВК-Д-7.4.2-01.

При оценке и выборе поставщиков решаются следующие основные задачи: оценка поставщиков; выбор поставщиков; ведение реестра поставщиков.

В целях профилактики рисков сбоя поставок на предприятии формируются страховые запасы основного сырья и вспомогательных материалов. Соответствующие статьи предварительного плана закупок направляются в адрес выбранных поставщиков для согласования объемов поставок на планируемый период. В случае не подтверждения возможности поставок запрашиваемых объемов, отдел закупок обращается к альтернативным поставщикам.  Начальник отдела передает согласованный с поставщиками план закупок заместителю генерального директора по финансам для включения в расходную часть бюджета. После утверждения бюджета, план закупок, присутствующий в основе его расходной части утверждается заместителем генерального директора. После утверждения, заместитель генерального директора доводит план закупок до исполнителей, сотрудников отдела закупок, сотрудников отдела таможенного оформления и сертификации, начальника складского комплекса.

Изучение и определение потребностей в материальных ресурсах, заключение договоров на их поставку, планирование завоза и организация доставки, распределение между цехами и участками, установление норм расхода и запаса, организация выдачи и хранения в ОАО «Витебские ковры» возложена на отдел материально-технического снабжения.

Таким образом, служба материально-технического обеспечения в ОАО «Витебские ковры», как показано на рисунке 6.1, имеет централизованное управление и непосредственно обеспечивает не только снабжение материальными ресурсами, но также планирование и контроль за процессом производства. В целом, в ОАО «Витебские ковры» действует четко налаженная система закупочной деятельности. Предприятие имеет долгосрочные связи с постоянными поставщиками и проверенные каналы продвижения материального потока. Основанием для положительной оценки деятельности службы материально-технического обеспечения служат: отсутствие перебоев в снабжении произ­водства, сверхнормативных запасов и неликвидов, своевременное заключение договоров, снижение снабженческих зат­рат и т.д.

Среди основных недостатков материально-технического обеспечения ОАО «Витебские ковры» имеются следующие: служба материально-технического снабжения не имеет достаточного информационного обеспечения, в том числе и складское хозяйство. Процесс работы службы материально-технического снабжения и складского хозяйства не автоматизирован. К недостаткам можно отнести значительные затраты времени сотрудников на выполнение операций, а также наличие большого объема внутренних бумажных документов, что приводит к ошибкам и вероятности просчетов, большой трудоемкости процессов закупочной деятельности.

Наиболее значимыми видами сырья и химических материалов в ОАО «Витебские ковры» являются: волокна ПАН, полиамидная жгутовая нить, пряжа льняная, нить полипропиленовая, шерсть полугрубая, кроссбредная, полотно нетканое, красители и химикаты, латекс и т.д. В таблице 6.1 представлены объем, динамика и цена на сырье ОАО «Витебские ковры» за 2012-2013 гг.

Таблица 6.1 – Анализ объема, динамики и цены закупок ОАО «Витебские ковры» за 2012-2013 гг.

Вид закупаемого сырья	2012 год		2013 год		Отклонение		Темп роста, %
	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Волокна ПАН	18779 19829	452,5	18847 22040	240	68 2211	-212,5	100,36 111,15	53,04
Нить жгутовая П/А	29352 31047	2485,9	30920 29692	2160	1568 -1418	-325,9	105,34 95,64	86,89
Окончание таблицы 6.1
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Пряжа льняная	21200	20,4	21211	24	11	3,6	100,05	117,65
Нить полипропиле-новая	21077 21077	977	19658 22144	864	-1419 1067	-113	93,27 105,06	88,43
Пряжа Х/Б	35200 34472	13	34720 36094	8	-480 1622	-5	98,64 104,71	61,54
Шерсть полугрубая, кроссбредная	42480 26432	65,9	25200 37375	75,9	-17280 10943	10	59,32 141,4	115,17
Полотно нетканое	2159 2037	4326,4	2119 2354	5037,5	-40 317	711,1	98,15 115,56	166,44
Итого		8341,1		8409,4		68,3		100,82

Источник: составлено автором по данным организации

В 2013 году по сравнению с 2012 годом суммарный объем закупок увеличился на 68,3 тонны или на 0,85 %. Увеличились поставки по таким видам сырья как пряжа льняная на 3,6 тонны, шесть полугрубая, кроссбредная и полотно нетканое на 10 и 711,1 тонн соответственно. Нарастание этих объемов может быть вызвано снижением цен по данным позициям или относительно низкими ценами по сравнению с другими поставщиками.

Отрицательная динамика закупок наблюдается по следующим видам сырья: волокна ПАН на 212,5 тонн, нить жгутовая П/А на 325,9 тонн, нить полипропиленовая и пряжа Х/Б на 113 и 5 тонн соответственно. На это могло повлиять увеличение цен по некоторым позициям, а именно волокна ПАН на 2211 руб/кг, нить жгутовая П/А на 1568 руб/кг, нить полипропиленовая и пряжа Х/Б на 1067 и 1622 руб/кг соответственно в 2013 году по сравнению с 2012 годом. Также уменьшение объемов поставок по вышеуказанным позициям может быть вызвано постепенным отказом от представленных поставщиков в пользу других более эффективных каналов обеспечения сырьем.

В таблице 6.2 приведены данные объема закупок по основным химическим материалам за 2012-3013 гг. ОАО «Витебские ковры».

Таблица 6.2 – Анализ объема и динамика закупок основных химических материалов ОАО «Витебские ковры» за 2012-2013 гг.

Вид закупаемого сырья	2012 год		2013 год		Отклонение		Темп роста, %
	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн	руб./кг	тонн
Замасливатель (Препарат Коникс ЖЗ, БЖЗ)	28800	18	31008	18	2208	0	107,67	100
Антистатик (Препарат Коприн А)	49289	2	53067	3,2	3778	1,2	107,66	100
Латекс (Дисперсия ПВА, LM 2570)	24325	2500	25365	3120	1040	620	104,3	122
Красители	8213	11	6983	15,2	1230	4,2	85,02	90,91
Мел природный	651	2500	670	4620	19	2120	102,9	120
Загуститель для латекса (Synthomer AD 401)	12840	20	12650	60	-190	40	98,52	120
Итого		5051		7836,4		2785,4		155,1

Источник: составлено автором по данным организации

В 2013 году увеличились объемы закупок основных химических материалов на 2785,4 тонны по сравнению с 2012 годом и составил 7836,4 тонны.

Положительная динамика наблюдается по всем закупаемым химическим материалам, кроме замасливателя (Препарат Коникс ЖЗ, БЖЗ) (темп прироста равен 0%), в результате объем закупок увеличился на 55,1 % в 2013 году по сравнению с 2012 годом.

Источниками поступления материальных ресурсов являются отрасли народного хозяйства, частный сектор экономики, оптовые посредники. Поставщиками выступают конкретные субъекты хозяйствования, с которыми оформлены договорные отношения.

В таблице 6.3 представлены поставщики по видам основного закупаемого сырья для ковровых изделий.

Таблица 6.3 – Анализ объема и динамика закупок по поставщикам ОАО«Витебские ковры» за 2012-2013 гг. В т

Поставщик	Вид закупаемого сырья	2012 год	2013 год	Отклонение	Темп роста, %
1	2	3	4	5	6
ОАО «Нафтан» завод «Полимир»	Волокна ПАН	452,5	240	-212,5	53,04
Окончание таблицы 6.3
1	2	3	4	5	6
ОАО «Гродно Азот»	Нить жгутовая П/А	2485,9	2160	-325,9	86,89
РУПТП «Оршанский льнокомбинат»	Пряжа льняная	20,4	24	3,6	117,65
ОАО «Светлогорскхимволокно»	Нить полипропиле-новая	977	864	-113	88,43
ООО «Фильтротекс»	Пряжа Х/Б	13	8	-5	61,54
ОАО «Троицкая камвольная фабрика»	Шерсть полугрубая, кроссбредная	65,9	75,9	10	115,17
ОАО «Могилёвхимволокно»	Полотно нетканое	4326,4	5037,5	711,1	166,44

Источник: составлено автором по данным организации

Основная масса поставщиков это отечественные производители такие как ОАО«Нафтан» завод «Полимир», ОАО «Гродно Азот», РУПТП «Оршанский льнокомбинат», ОАО «Могилёвхимволокно» и ОАО «Светлогорскхимволокно», а остальные – поставщики из Российской Федерации: ООО «Фильтротекс» и ОАО «Троицкая камвольная фабрика». Лишь по таким поставщикам как РУПТП «Оршанский льнокомбинат», ОАО «Троицкая камвольная фабрика» и ОАО«Могилёвхимволокно» есть положительная динамика по объемам закупок на 2013 год по сравнению с 2012 годом.

По остальным поставщикам наблюдается отрицательная динамика. Это может быть вызвано различными факторами, например, такими как: поиск поставщиков с относительно низкими ценами, хорошим качеством сырья и материалов, сокращением какого-либо выпускаемого коврового изделия либо изменением технологии, в следствии чего сокращается объем закупок определенного сырья и материалов.

Условия работы с поставщиками по видам основного закупаемого сырья представлены в таблице 6.4

Таблица 6.4 – Условия работы с поставщиками ОАО «Витебские ковры» за 2013г.

Поставщик	Размер партии поставки, тонн	Интенсив-ность завоза	Способ транспорти-ровки	Вид оплаты	Наличие скидок
ОАО «Нафтан» завод «Полимир»	10	2 раза в месяц	А/м транспорт	предоплата	Нет
ОАО «Гродно Азот»	15	12 машин в месяц	А/м транспорт	отсрочка	Да
РУПТП «Оршанский льнокомбинат»	2	1 раз в месяц	А/м транспорт	отсрочка	Нет
ОАО«Светлогорск-химволокно»	18	1 машина в неделю	А/м транспорт	отсрочка	Нет
ООО «Фильтротекс»	2	1 раз в квартал	А/м транспорт	предоплата	Нет
ОАО «Троицкая камвольная фабрика»	10	по мере необходи-мости	А/м транспорт	предоплата	Нет
ОАО «Могилёвхимволокно»	60 тыс.м2	1 машина в день	А/м транспорт	предоплата	Нет

Источник: составлено автором по данным организации

Из таблицы 6.4 видно, что основной способ транспортировки это автомобильный транспорт. Отсрочку платежа предоставляют лишь ОАО«Гродно Азот», РУПТП «Оршанский льнокомбинат» и ОАО«Светлогорскхимволокно», а остальные поставщики такие, как ОАО«Нафтан» завод «Полимир», ООО «Фильтротекс», ОАО «Троицкая камвольная фабрика», ОАО «Могилёвхимволокно» работают по предоплате, что не всегда выгодно для предприятия, в связи со складывающейся ситуацией на рынке и нехваткой денежных средств.

Скидка предоставляется только ОАО«Гродно Азот» от объема заказа сырья.

Интенсивность завоза для представленных поставщиков различная.

В таблице 6.5 представлены поставщики по закупкам основных химических материалов для ковровых изделий.

Таблица 6.5 – Анализ объема и динамика закупок основных химических материалов по поставщикам ОАО «Витебские ковры» за 2012-2013 гг.

Поставщик	Вид закупаемого сырья	2012 год тонн	2013 год тонн	Откл.	Темп роста, %
ООО«Промхимкомплекс», г. Москва, РФ	Замасливатель (Препарат Коникс ЖЗ, БЖЗ)	18	18	0	100
ООО «Промхимкомплекс», г. Москва, РФ	Антистатик (Препарат Коприн А)	2	3,2	1,2	120
ОАО «Воронежсинтез-каучук», г. Воронеж, РФ	Латекс (Дисперсия ПВА)	1100	720	-380	65,45
Lohjan Mary Oy, Финляндия	Латекс (LM 2570)	1400	2400	1000	171,43
СП ЗАО «Катион», г. Новочебоксарск, РФ	Катионные красители	4	3,2	-0,8	80
Clariant SE, Швейцария	Кислотные красители	7	12	5	171,42
ЗАО «Руслайм», г. Губкин, Белгородская обл., РФ	Мел природный	2500	4620	2120	184,8
Lohjan Mary Oy, Финляндия	Загуститель для латекса (Synthomer AD 401)	20	60	40	300

Источник: составлено автором по данным организации

Анализируя таблицу 6.5 и представленным в ней данным, наблюдается как положительная динамика закупок, так и отрицательная по основным химическим материалам. В 2013 году по сравнению с 2012 годом возросли объемы закупок с поставщиками ООО «Промхимкомплекс», Lohjan Mary Oy (Финляндия), Clariant SE (Швейцария) и ЗАО «Руслайм» (Белгородская обл., РФ). Это увеличение поставок вызвано расторжением договоров с прежними поставщиками, где качество и цена заметно уступали нынешним.

Снижение объемов закупок у поставщика ОАО «Воронежсинтез-каучук» вызвано конкуренцией с Lohjan Mary Oy (Финляндия), где объемы поставок выросли на 1000 тонн, а с ОАО «Воронежсинтез-каучук» снизились на 380 тонн в 2013 году по отношению к 2012 году.

Как видно из таблицы 6.5 все основные химические материалы закупаются у иностранных поставщиков.

Условия работы с поставщиками основных химических материалов представлены в таблице 6.6.

Из таблицы 6.6 видно, что ни один поставщик не предоставляет скидки на химические материалы. По отсрочке платежа работаю лишь 50% представленных поставщиков: Lohjan Mary Oy (Финляндия), Clariant SE (Швейцария) и

ЗАО «Руслайм» (Белгородская обл., РФ), а остальные по предоплате.

При транспортировке химических материалов используется автомобильный транспорт, железнодорожный транспорт и перевозка сырья в автоцистерне.

Ни один из указанных в таблице 6.6 поставщиков не предоставляет скидки на приобретаемые химические материалы.

Используя более одного поставщика или распределение заказов между партнерами позволяет поддерживать конкуренцию между ними. В этом случае предприятие защищает себя от резких колебаний в объемах поставки.

Проанализировав все представленные данные, можно предложить пересмотреть условия договора с поставщиками, отказаться от поставщиков у которых высокая цена при низком качестве и поиск новых более выгодных источников закупок.