Задание 4. Отчеты

В Microsoft Office Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном для пользователей этих отчетов виде. Команды на вкладке Создать позволяют создать простой отчет одним щелчком мыши.

Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление всех данных и элементов форматирования вручную.

Распределение данных по разделам отчета

Отчет имеет один или несколько разделов. Один из разделов — раздел сведений — присутствует во всех отчетах. Этот раздел повторяется для каждой записи в таблице или запросе, на которых основан отчет. Другие разделы являются дополнительными, повторяются реже и обычно используются для отображения общих сведений для группы записей, страницы отчета или всего отчета.

РАЗДЕЛ	РАСПОЛОЖЕНИЕ	ТИПОВЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ
Раздел заголовка отчета	Отображается один раз в верхней части первой страницы отчета.	Заголовок отчета Эмблема Текущая дата
Раздел примечания отчета	Отображается ниже последней строки данных над разделом примечания страницы на последней странице отчета.	Итоги отчета (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)
Раздел верхнего колонтитула страницы	Отображается в верхней части каждой страницы отчета.	Заголовок отчета Номер страницы
Раздел нижнего колонтитула страницы	Отображается в нижней части каждой страницы отчета.	Текущая дата Номер страницы
Раздел заголовка группы	Отображается непосредственно перед группой записей.	Поле, по которому выполняется группировка
Раздел примечания группы	Отображается непосредственно после группы записей.	Итоги группы (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)

Добавление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно изменить и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

2. Просмотрите, какие разделы включены в отчет. Разделы отделяются серыми горизонтальными прямоугольниками, называемыми областями выделения разделов. Метка на области выделения разделов указывает, какой раздел находится непосредственно под этой меткой.

Каждый отчет содержит раздел «Данные», а также может включать разделы «Заголовок отчета», «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» и «Примечание отчета». Кроме того, при наличии в отчете уровней группировки могут отображаться заголовки и примечания групп (такие как Заголовок — хранить как, показанный в предыдущем примере). По умолчанию заголовки и примечания групп получают название с использованием имени поля или выражения, на котором основана группа. В этом случае поле группировки имеет имя «Хранить как».

Чтобы добавить в отчет разделы верхнего или нижнего колонтитула либо заголовка или примечания отчета, щелкните правой кнопкой мыши любую из областей выделения разделов и выберите в контекстном меню команду Колонтитулы или Заголовок/примечание отчета.

  Если данный раздел уже включен в отчет, будет выведено предупреждение об удалении существующего раздела и содержащихся в нем элементов управления.

После этого можно переместить в новые разделы существующие элементы управления или добавить новые.