3.1.Создание отчетов в ms Access

(см. Приложение 1.2.)

Мастер отчетов в ms access

Для создания отчета необходимо выбрать в окне базы данных выберите вкладку "Отчеты" и нажать кнопку "Создать", (см.приложение 1.1), после чего откроется диалоговое окно "Новый отчет, Вариант Конструктор позволяет создавать отчеты "с нуля" в режиме конструктора.

Мастер отчетов представляет собой наиболее простой и гибкий способ разработки отчетов. При этом отчеты, созданные с помощью Мастера отчетов обладают более широким диапазоном возможностей при выборе полей и проектировании отчета, чем автоотчеты.

Варианты Автоотчет: в столбец и Автоотчет: ленточный предназначены для быстрого создания столбцовых и ленточных отчетов. В автоотчеты включаются все поля, принадлежащие таблице или запросу из источника данных отчета.

Мастер диаграмм предназначен для создания диаграмм средствами программы Microsoft Graph/

Вариант Почтовые наклейки предназначен для создания почтовых и других наклеек.

Часто требуется изменить внешний вид всего отчета или его части. Например, довольно часто MS Access не может разместить имя поля по ширине столбца и требуется изменить шрифт или его размер. Для изменения внешнего вида одного элемента управления, например надписи, необходимо его выделить и на панели инструментов Форматирование выберать другой шрифт, размер шрифта или другие параметры. Чтобы изменить весь отчет, требуется нажать кнопку Автоформат на панели инструментов и выбрать новый внешний вид отчета.

3.2.Создание запросов в ms Access

(см. Приложение 1.3.)

Запросы в ms Access

Основное назначение таблицы в MS Access - хранение внесенных данных. При этом она играет роль пассивного хранилища, т. е. сама не может инициировать ни процесс запроса новых записей, ни передачу информации конечному потребителю. Для этого в СУБД служат другие объекты – запросы.

Создание запросов

Для того чтобы создать запрос-выборку, нужно перейти на вкладку "Запросы" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать", в результате откроется диалоговое окно. При создании запроса с помощью Конструктора разработчику необходимо выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса. Бланк запроса расположен в нижней части окна конструктора и содержит описание запроса в табличной форме. Этот вариант следует выбирать для создания запроса "с нуля" в режиме конструктора. Каждая колонка в бланке запроса соответствует одному полю. Строки "Поле" и "Имя таблицы" содержат списки, которые позволяют определить нужное поле. Таблица бланка запросов расширяется вправо автоматически при добавлении в запрос новых полей. Контекстное меню, связанное с бланком запроса, позволяет скрывать или, наоборот, показывает строки "Имя таблицы" и "Групповая операция". Под "Групповой операцией" понимается обработка и обобщение значений данного поля при помощи определенной функции (Например функция "Count" позволяет подсчитать число записей).

3.3.Создание форм в ms Access

(см. Приложение 1.4.)

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных классического приложения Access, ее внешний вид играет важную роль. Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access

Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации щелкните таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.