Методы исправления ошибок в документах

1. Корректурный метод – ошибочная запись зачеркивается, но так, чтобы запись была видна, затем составляется исправительная запись «Исправленному на … верить», которая подтверждается подписью исполнителя коррекции.

2. Сторнировочные записи или «красное сторно» (уничтожительные). Разница (вычитаемая сумма) записывается красными чернилами или обводится квадратом.

3. Дополнительные записи – применяется при исправлении суммы в большую сторону.

В некоторых документах исправления недопустимы: в денежных документах.

Правильно оформленные реквизиты определяют доброкачественность документов.

Недоброкачественные документы

1. Перезаполненные документы – неполноценные документы, содержащие информацию сверх реквизитов документа, установленных его формой.

Наличие большого количества перезаполненных документов является дополнительным источником информации, косвенным подтверждением основных выводов и свидетельством:

- низкой квалификации персонала, работающего с документацией, либо в силу каких-либо причин не справляющегося со своими обязанностями;

- искажения информации.

2. Неоконченные документы – неполноценные документы, в которых отсутствует часть обязательных реквизитов, имеются незаполненные графы или строки.

Наличие пропусков в документах квалифицируется как недопустимое нарушение, поскольку создает благоприятные условия для внесения информации, искажающей первоначальный смысл операции – прецедент для хищений и других незаконных действий.

3. Неадаптированные первичные документы – неполноценные документы, утвержденная форма которых не соответствует отражаемым в них операциям.

Наличие таких документов является признаком:

- низкой квалификации персонала, работающего с документацией;

- искажения информации.

4. Нерегламентированные документы – неполноценные документы, имеющие несоответствующую форму для конкретного предприятия (т.е. предназначены для других отраслей, предприятий, операций).

Пример: использование бюджетной организацией журналов-ордеров для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками или подотчетными лицами в связи с их большей наглядностью и информативностью.

Наличие аномальных документов является признаком:

- сомнительности действенности управленческих процедур, обеспечивающих контроль;

- низкой ответственности должностных лиц.

5. Испорченные документы – неполноценные документы, содержащие исправления, подчистки, помарки, пятна, разрывы.

Любые исправления недопустимы при операциях с денежными средствами и их эквивалентами. В других случаях исправления должны быть оформлены соответствующим образом. Наличие неоговоренных исправлений может быть попыткой сокрытия или искажения информации.

6. Нелегитимные документы – неполноценные документы, в которых зафиксирована ненормативная, незаконная операция. Принятие к учету таких документов является пособничеством в незаконной операции.

Пример: выдача аванса подотчетному лицу, не отчитавшемуся за полученную ранее сумму.

7. Ложные документы – документы, в которых присутствуют арифметические ошибки (умышленные или неумышленные), искажения информации об отдельных сторонах действительно совершенной операции.

Наличие таких документов, независимо от суммы, отражаемых в них операций, квалифицируется как недопустимое нарушение, поскольку создает прецедент для хищений и других противоправных действий.

8. Фиктивные документы – документы, в которых отражены вымышленные хозяйственные операции.

Наличие таких документов свидетельствует о должностных преступлениях, раскрытие которых является компетенцией следственных органов.

9. Поддельные документы – документы-копии (полностью или частично), выдаваемые за оригиналы.