59. Облік розрахунків з підзвітними особами.

У процесі виробничо-фінансової діяльності підприємства доволі часто виникає необхідність використання готівкових коштів на певні цілі, а саме — придбання товарно-матеріальним цінностей за готівку, відрядження працівників підприємства. У таких ситуаціях видана готівка (як правило, із каси) рахується під звітом в особи, що отримала гроші. Таким чином, виникають розрахунки з підзвітними особами щодо одержання готівки та прийняття звіту про ЇЇ використання.

Підзвітними вважаються робітники і службовці підприємства, які одержали гроші під звіт для проведення деяких дрібних операційно-господарських витрат, а також на відрядження. Список таких працівників затверджує керівник підприємства. Підзвітній особі видають гроші на основі її письмової заяви, з дозволу керівника підприємства при наявності довідки з бухгалтерії про те, що за даною особою не має заборгованості по раніше виданих авансах. Аванси на відрядження видаються на основі наказу (розпорядження) де вказується новий пункт призначення, найменування, підприємства, куди відряджається працівник, строк і мета відрядження і посвідчення про відрядження, підписаного керівником підприємства, в якому вказують прізвище, ім’я, по батькові, займану посаду, назву підприємства, що видала посвідку, місце призначення, кількість днів, на які відправляється працівник, номер і дату видачі наказу про відрядження. Строк відрядження встановлюється керівником підприємства, але не більш одного місяця.

Для обліку таких розрахунків у Плані рахунків призначено рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами» субрахунок № 372 «Розрахунки з підзвітними особами», за дебетом якого відображають суми коштів, виданих під звіт, у кореспонденції з рахунками обліку коштів, а за кредитом — суми коштів, витрачених згідно із завданнями і підтверджених авансовими звітами, у кореспонденції з рахунками обліку витрат або з рахунками придбаних активів, залежно від характеру витрат.

Аналітичний облік за рахунком № 372 ведеться в розрізі підзвітних осіб окремо за кожною сумою, виданою їм під звіт.

Сума готівки під звіт видається на підставі видаткового касового ордера, який, у свою чергу, складається в результаті рішення, наказу про відрядження тощо. Після повернення з відрядження (у триденний термін) чи використання готівки на придбання цінностей підзвітна особа складає документ – авансовий звіт, у якому звітує про використану готівку. До авансового звіту додається посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку (з відмітками про вибуття і прибуття) залізничні та інші квитки, копії товарних чеків, приймальні акти або розписки осіб, що прийняли від підзвітної особи придбані цінності та інше.

В авансовому звіті проставляють кореспондуючі рахунки обліку витрат чи цінностей, виводять суму перевитрати чи лишку підзвітної суми. Авансовий звіт перевіряє бухгалтерія як з точки зору правильності його оформлення і арифметичних підрахунків, так і по суті, тобто правильності і законності витрати кожної суми, вказаної в звіті. Про перевірку робиться запис на бланку авансового звіту, після чого його затверджує керівник підприємства. Залишок невикористаних сум підзвітна особа повертає в касу підприємства.

Авансовий звіт є підставою для запису в реєстрі аналітичного і синтетичного обліку - Журналі-відомості на рахунку № 372. Суми здані в касу залишків невикористаних авансів записуються на основі прибуткових касових ордерів, відображених у відомості № 3.1