2. Експертиза цінності документів

Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів - визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Основними нормативними та методичними посібниками, що використовуються під час проведення експертизи цінності, є переліки документів та номенклатури справ.

Переліки документів є основним засобом відбору документів до складу НАФ. Вони дозволяють об'єктивно, науково обгрунтовано й усебічно давати оцінку як окремих документів, так і їх комплексів, у них у концентрованому вигляді враховано існуючі інформаційні зв'язки між документами. Переліки орієнтують у строках зберігання документів і полегшують їх відбір для постійного зберігання, запобігають однобічному суб'єктивному оцінюванню значення документів, упорядковують і регламентують процес експертизи цінності документів загалом.

Переліки документів поділяють на дві основні групи:

• переліки документів зі строками їх зберігання (типові й відомчі);

• переліки документів, що підлягають передаванню на постійне зберігання.

Перша група переліків дозволяє визначати цінність документів з моменту їх створення та раціонально вирішувати питання відбору документів на постійне зберігання ще на стадії діловодства.

Друга група - це переліки "для архівістів", у яких зазначені види документів виключно постійного строку зберігання. Переліки даної групи призначені для використання в процесі комплектування державних архівних установ (архівних відділів міських рад).

Серед двох зазначених груп є переліки спеціальних класів документації (науково-технічної, гідрометеорологічної, геодезичної і картографічної тощо).

Оцінювання документів на основі зазначених переліків здійснюється поетапно:

• у діловодстві - під час складання номенклатур справ, у процесі формування справ, під час підготовки справ до архівного зберігання;

• в архіві установи - у процесі підготовки справ для передавання на постійне зберігання до державного або іншого архіву.

Третій етап експертизи цінності - остаточний відбір документів на постійне зберігання, тобто до складу НАФ.

За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Робрта експертних комісій

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються.

Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта.

Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.

До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:

• розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;

• відбір документів на зберігання та знищення;

• розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу; .

• розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;

• підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій(ЕПК) пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

• участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;

• проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.

При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.

Термін зберігання починається з 1 січня року наступного за роком закінчення справи.

Визначивши терміни зберігання документів, приступають до оформлення справ.

Справи із постійними і довгостроковими термінами зберігання готують для здачі в архів.

На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрані для знищення, складають акт. Форма акта про визначення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, типізована і наведена в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Акт розглядається і узгоджується на засіданні центральної експертної комісії, затверджується ЕПК, потім керівником, після чого організація має право знищити справи, включені до акта.

За затвердженими актами справи із закінченими термінами зберігання здаються в контори утилізації сировини. Здача документів оформлюється приймально-здавальними накладними, в яких вказується кількість зданих справ і їх вага. В невеликих суб'єктах, які не здають свої документи в державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання та знищення справ за згодами вищих органів, складається акт про знищення документів, що не підлягають зберіганню, і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником відповідного суб'єкта.

Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.